Zo organiseer je een beachvolleybaltoernooi

Begin niet met ballen en netten, maar met het toernooiformat, de datum en de beschikbare velden. Leg daarna de inschrijving vast, zodat je weet hoeveel teams je moet indelen en hoeveel wedstrijden nodig zijn. Regel scheidsrechters en vrijwilligers voordat je het schema verstuurt. Controleer uiterlijk een week vooraf vergunningen, materiaal en weersverwachting; op de wedstrijddag draait alles om een snelle registratie en duidelijke veldindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformat vastleggen
2 personen
2
Speeldatum bevestigen
3
Beachvolleybalveld reserveren
4
Benodigde vergunning controleren
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Teams samenstellen
2 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Scheidsrechters vastleggen
12
Prijzen bestellen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Weersverwachting controleren
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Scorebladen printen
17
Teamnummers voorbereiden
18
Wedstrijdregels printen
19
Prijzen en medailles controleren
20
Sportmateriaal controleren
2 personen
21
Apparatuur opladen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen transporteren
4 personen
24
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
25
Netten opbouwen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Cateringtafel inrichten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Signalisatie ophangen
2 personen
32
Geluid en microfoon testen
2 personen
33
EHBO-set klaarleggen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
Locatie veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
36
Scheidsrechters instrueren
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Registratie openen
3 personen
39
Teamnummers uitdelen
2 personen
40
Wedstrijdregels toelichten
41
Toernooi openen
42
Voorrondewedstrijden begeleiden
8 personen
43
Scores verwerken
2 personen
44
Wedstrijdballen beheren
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Snacks serveren
3 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Stand tussenstanden bijwerken
49
Pauzehap serveren
3 personen
50
Halve finales begeleiden
4 personen
51
Warme maaltijd serveren
5 personen
52
Finalisten bekendmaken
53
Finale begeleiden
3 personen
54
Publiek en teams informeren
55
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
56
Muziek verzorgen
57
Gevonden voorwerpen verzamelen
58
Laatste drankronde serveren
2 personen
59
Toernooi afsluiten

Nazorg

60
Sportmateriaal afbouwen
4 personen
61
Tenten en meubilair afbouwen
5 personen
62
Etensresten opruimen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
5 personen
65
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
66
Materialen inladen
4 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Herbruikbaar materiaal opbergen
2 personen
69
Uitslagen naar deelnemers sturen
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Beachvolleybalnettenaantal 4
Netpalenaantal 8
Beachvolleyballenaantal 12
Balpompenaantal 2
Reservebalnaaldenaantal 10
Lijnmarkeringenaantal 16
Pionnenaantal 24
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechterstoelenaantal 4
Teamhesjesaantal 32
Medaillesaantal 12
Beker
Prijzenaantal 3

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Registratietafel
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4

Keuken

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Tangenaantal 6
Messenaantal 6
Koekenpannenaantal 2
Aluminium grillbakkenaantal 6

Decoratie

Startnummersaantal 32
Wedstrijdschema-bordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Markeerstiftenaantal 12
Ducttapeaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zonnebranddispensersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Handvegersaantal 4
Blikvangersaantal 4
Afwasteilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het beachvolleybalveld zodra de datum vaststaat en controleer direct of een vergunning nodig is. Plan de opbouw zo dat velden, netten en lijnmarkeringen minstens 60 minuten voor de eerste wedstrijd klaarstaan.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor het toernooi. Gebruik het definitieve aantal teams om poules, wedstrijdduur en het wedstrijdschema te maken; pas daarna verstuur je de deelnemersinformatie.
Wijs per speelveld minimaal één scheidsrechter en één vrijwilliger aan. Leg scorebladen, fluitjes, scoreborden en reservebalnaalden bij de registratie- of wedstrijdleiding, niet verspreid over het terrein.
Maak vooraf een weerbesluit met een concrete deadline, bijvoorbeeld 24 uur voor de start. Informeer deelnemers dan meteen over doorgaan, uitstel of afgelasting en zorg dat partytenten, koelboxen en extra drinkvoorzieningen op tijd geregeld zijn.
Doe de materiaalcontrole uiterlijk de dag ervoor: tel netten, netpalen, ballen, pompen, teamhesjes en medailles. Laad speaker en microfoon op, test verlengkabels en stekkerdozen en houd powerbanks achter de hand voor registratie en communicatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beachvolleybaltoernooi organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, veldreservering en vergunningcontrole. Open de inschrijving ongeveer 4 weken vooraf en sluit die 7 tot 10 dagen voor het toernooi, zodat je teams en wedstrijden definitief kunt indelen.
Hoeveel teams heb je nodig voor een beachvolleybaltoernooi?: Met 8 teams kun je een overzichtelijk toernooi opzetten; 12 tot 16 teams geven meer wedstrijden en vragen om een strakker schema. Bepaal eerst hoeveel velden en speeluren beschikbaar zijn en kies daarna het aantal teams dat binnen die capaciteit past.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een beachvolleybaltoernooi?: Maak het definitieve schema zodra de inschrijving is gesloten, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer het nog één keer 2 tot 3 dagen voor de start op afmeldingen en verstuur daarna de starttijd, teamnummers, regels en veldindeling.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een beachvolleybaltoernooi?: Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 24 uur voor de start. Stel uiterlijk 24 uur vooraf vast wie de beslissing neemt en communiceer die meteen; bij onweer moet je wedstrijden direct stilleggen en deelnemers naar een veilige plek sturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.