Zo organiseer je een beachvolleybaltoernooi

Begin met de beachlocatie, de datum en het wedstrijdformat; die bepalen hoeveel teams, velden en uren je nodig hebt. Regel daarna vergunningen, toiletten, stroom en de praktische indeling voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en inschrijfgeld en maak je de poules en het wedstrijdschema. Controleer vlak voor de dag het sportmateriaal, de geluidsapparatuur en de weersverwachting. Zo voorkom je dat teams wachten omdat een net, scheidsrechter of scorekaart ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beachlocatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Toiletten reserveren
4
Stroomvoorziening regelen
5
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Inschrijfgeld controleren
10
Teambevestigingen versturen
11
Scheidsrechters indelen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Wedstrijdschema maken
2 personen
14
Poule-indeling maken
2 personen
15
Regels en huisregels opstellen
16
Noodnummers verzamelen
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Scorekaarten afdrukken
19
Regelbord afdrukken
20
Teamlabels voorbereiden
2 personen
21
Prijzen bestellen
22
Weersverwachting controleren
23
Deelnemers over weer informeren
24
Sportmateriaal controleren
2 personen
25
Geluidsapparatuur testen
2 personen
26
Accu's opladen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Materiaal inladen
3 personen
31
Locatie inspecteren
2 personen
32
Terrein markeren
4 personen
33
Netten opbouwen
4 personen
34
Wedstrijdvelden afzetten
3 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
37
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
38
Inschrijftafel inrichten
2 personen
39
Cateringpunt inrichten
3 personen
40
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
41
Verlichting ophangen
3 personen
42
Borden en banners plaatsen
2 personen
43
EHBO-materiaal klaarleggen
44
Scorekaarten verdelen
2 personen
45
Scheidsrechters instrueren
2 personen

Event

46
Deelnemers registreren
3 personen
47
Teamlabels uitdelen
2 personen
48
Toernooi openen
49
Spelregels toelichten
50
Voorronde begeleiden
8 personen
51
Scores verwerken
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Fruit en snacks serveren
2 personen
54
Tussenstanden publiceren
55
Kwartfinales begeleiden
8 personen
56
Broodjesbuffet aanvullen
3 personen
57
Halve finales begeleiden
8 personen
58
Muziek verzorgen
59
Publiek informeren
60
Finale begeleiden
4 personen
61
Prijzen klaarzetten
2 personen
62
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
63
Laatste drankronde serveren
2 personen
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

65
Afval verzamelen
4 personen
66
Cateringpunt opruimen
3 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
70
Verlichting verwijderen
3 personen
71
Netten en lijnen afbreken
4 personen
72
Terrein schoonmaken
5 personen
73
Materiaal terug inladen
4 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
76
Overgebleven eten koelen
2 personen
77
Koelboxen leegmaken
2 personen
78
Voorraad tellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 40
Barkrukaantal 6
Buffettafelaantal 3
Afvalbakaantal 8
Kledingrek
Tafelkleedaantal 8

Sportmateriaal

Beachvolleybalnetaantal 4
Netpaalaantal 8
Lijnensetaantal 4
Beachvolleybalaantal 12
Balpompaantal 2
Pompnaaldaantal 6
Scorebordaantal 4
Scorebordcijfersaantal 16
Fluitjeaantal 8
Scheidsrechterstoelaantal 4
Wedstrijdclipboardaantal 8
Maatbeker zandaantal 4
Pionaantal 24
Teamhesjeaantal 32
Koelboxaantal 6
Handdoekaantal 12

Apparatuur

Luidsprekeraantal 2
Draadloze microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Powerbankaantal 4
Oplaadkabelaantal 6
Megafoon

Catering

Thermoskanaantal 4
Drankdispenseraantal 4
Koelkast
Serveerschaalaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Boodschappen

Servies

Herbruikbaar drinkglasaantal 150
Herbruikbaar bordaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150

Decoratie

Toernooibanneraantal 4
Pijlbordaantal 8
Startnummerbordaantal 4
Vlaggenlijnaantal 8
Prijzentafelbord

Verlichting

Ledlampaantal 8
Lichtsnoeraantal 6
Batterijlantaarnaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilaantal 2
Emmeraantal 4
Schoonmaakkar

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
Veiligheidsvestaantal 8
Zaklampaantal 6

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer het aantal spelers per team, de speelduur, poule-indeling en eventuele finalerondes; daarmee kun je het aantal velden en de totale toernooiduur berekenen.
Reserveer niet alleen de beachlocatie, maar controleer meteen vergunningen, toiletten en stroomvoorziening. Regel dit bij voorkeur enkele weken vooraf, want een extra toilet of stroompunt is op de toernooidag lastig te improviseren.
Sluit de inschrijving af met een vaste datum en controleer daarna het inschrijfgeld, de teambevestigingen en dieetwensen. Stuur het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen definitief zijn, zodat je niet meerdere keren poules hoeft te wijzigen.
Maak voor elk veld een set met scorekaarten, een clipboard, fluitje en schrijfmateriaal. Leg daarnaast teamlabels en hesjes klaar; zonder duidelijke herkenning verliezen teams tijd bij het verzamelen voor hun wedstrijd.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en informeer deelnemers over de doorgang en benodigde kleding. Test op dezelfde dag de luidspreker, draadloze microfoon, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen; neem powerbanks mee als reserve.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een beachvolleybaltoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een toernooi met meerdere teams. In die periode regel je de locatie, vergunningen, toiletten en stroom, open je de inschrijving en deel je scheidsrechters en vrijwilligers in. Houd de laatste week vrij voor het schema, materiaalcontrole en weerscommunicatie.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor beachvolleybal?: Begin met het aantal teams, velden en de beschikbare speeltijd. Plan per wedstrijd de speeltijd plus ongeveer 5 minuten wisseltijd en reserveer minstens 30 minuten voor uitloop. Maak eerst de poules en controleer daarna of geen team twee wedstrijden direct achter elkaar speelt.
Wat moet je regelen voor een beachvolleybaltoernooi op het strand?: Regel minstens de locatie, vergunningen, toiletten, stroom, netten, netpalen, lijnen en ballen. Controleer ook of je een scheidsrechterstoel, scorebord en geluidsapparatuur nodig hebt. Leg noodnummers en huisregels uiterlijk een week vooraf vast.
Wanneer moet je deelnemers informeren over slecht weer?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 24 uur voor de start. Informeer deelnemers uiterlijk de avond ervoor over doorgaan, uitstel of benodigde kleding. Spreek vooraf af wie de beslissing neemt, zodat teams niet verschillende berichten ontvangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.