Organiser un tournoi de beach-volley sans improviser

Un tournoi de beach-volley se prépare dans cet ordre : sécuriser la plage, fixer le format, ouvrir les inscriptions, puis construire le planning des matchs. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les toilettes, l’alimentation électrique et la répartition des arbitres. Prévoyez aussi un plan météo et des documents imprimés, car le réseau ou la batterie peuvent manquer le jour J. Le matériel doit être vérifié et testé avant l’arrivée des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de la plage
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver les toilettes
4
Prévoir l'alimentation électrique
5
Définir le format de la compétition
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les frais d'inscription
10
Envoyer les confirmations d'équipe
11
Répartir les arbitres
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Établir le planning des matchs
2 personnes
14
Créer la répartition des poules
2 personnes
15
Établir les règles et le règlement intérieur
16
Rassembler les numéros d’urgence
17
Imprimer la liste des participants
18
Imprimer les cartes de score
19
Imprimer le tableau des règles
20
Préparer les étiquettes d’équipe
2 personnes
21
Commander les prix
22
Vérifier les prévisions météo
23
Informer les participants sur la météo
24
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
25
Tester le matériel sonore
2 personnes
26
Recharger les batteries
27
Faire les courses
3 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Charger le matériel
3 personnes
31
Inspecter le lieu
2 personnes
32
Délimiter le terrain
4 personnes
33
Monter les filets
4 personnes
34
Balisage des terrains de compétition
3 personnes
35
Monter les tentes de réception
4 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Installer la table du concours
2 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
39
Aménager le point de restauration
3 personnes
40
Installer le système son
2 personnes
41
Installer l'éclairage
3 personnes
42
Installer les panneaux et les bannières
2 personnes
43
Préparer le matériel de premiers secours
44
Distribuer les cartes de score
2 personnes
45
Briefer les arbitres
2 personnes

Événement

46
Enregistrer les participants
3 personnes
47
Distribuer les badges d’équipe
2 personnes
48
Ouvrir le tournoi
49
Expliquer les règles du jeu
50
Encadrer les éliminatoires
8 personnes
51
Saisir les scores
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
54
Publier les classements intermédiaires
55
Encadrer les quarts de finale
8 personnes
56
Réapprovisionner le buffet de sandwiches
3 personnes
57
Encadrer les demi-finales
8 personnes
58
Fournir la musique
59
Informer le public
60
Encadrer la finale
4 personnes
61
Préparer les prix
2 personnes
62
Assurer la remise des prix
2 personnes
63
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Ranger le point traiteur
3 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter le matériel audio
2 personnes
70
Retirer l'éclairage
3 personnes
71
Démonter les filets et les lignes
4 personnes
72
Nettoyer le site
5 personnes
73
Recharger le matériel
4 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
76
Réfrigérer les restes
2 personnes
77
Vider les glacières
2 personnes
78
Compter le stock

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 40
Tabouret de barqté 6
Table de buffetqté 3
Poubelleqté 8
Portant à vêtements
Nappeqté 8

Matériel de sport

Filet de beach-volleyqté 4
Poteau du filetqté 8
Set de lignesqté 4
Beach-volleyqté 12
Pompe à ballonqté 2
Aiguille de pompeqté 6
Tableau des scoresqté 4
Chiffres du tableau d’affichageqté 16
Siffletqté 8
Chaise de jugeqté 4
Porte-bloc de compétitionqté 8
Tasse à mesurer le sableqté 4
Côneqté 24
Chasuble d’équipeqté 32
Glacièreqté 6
Servietteqté 12

Équipement

Haut-parleurqté 2
Micro sans fil
Table de mixage
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Batterie externeqté 4
Câble de chargementqté 6
Mégaphone

Catering

Thermosqté 4
Distributeur de boissonsqté 4
Réfrigérateur
Plat de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Courses

Vaisselle

Verre à boisson réutilisableqté 150
Assiette réutilisableqté 150
Couverts réutilisablesqté 150

Décoration

Bannière du tournoiqté 4
Panneau de fléchageqté 8
Panneau de numéros de départqté 4
Guirlande de fanionsqté 8
Panneau de table des prix

Éclairage

Lampe LEDqté 8
Guirlande lumineuseqté 6
Lanterne à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièreqté 2
Seauqté 4
Chariot de nettoyage

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Gilet de sécuritéqté 8
Lampe de pocheqté 6

Conseils

Réservez la plage et vérifiez les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant le tournoi. Confirmez aussi la réservation des toilettes et l’accès à une alimentation électrique : ces points sont souvent traités trop tard.
Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : nombre de joueurs par équipe, poules, durée des matchs et règles de qualification. Gardez une marge d’au moins 30 minutes dans le planning pour les retards et les changements de terrain.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de confirmer les équipes, recueillir les besoins alimentaires et calculer les frais d’inscription. Envoyez ensuite les confirmations avec l’heure d’arrivée, le règlement et les consignes météo.
Préparez la répartition des arbitres et des bénévoles au moins 3 jours avant. Imprimez la liste des participants, les cartes de score, les règles et les étiquettes d’équipe : compter uniquement sur un téléphone ralentit rapidement l’accueil.
Contrôlez le filet, les poteaux, les lignes, les ballons, la pompe et le tableau des scores la veille. Testez aussi le haut-parleur, le micro, la table de mixage, les rallonges et les batteries externes, puis consultez les prévisions météo 48 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de beach-volley ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la plage, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions et finaliser les poules, les arbitres et le planning.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au tournoi ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les équipes, traiter les besoins alimentaires et établir la répartition des matchs.
Combien d’arbitres et de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un arbitre par match joué simultanément et une personne bénévole pour l’accueil et le tableau des scores. Ajoutez une personne de réserve pour les pauses, les retards ou les absences.
Quand vérifier la météo pour un tournoi de beach-volley ?: Faites une première vérification 3 à 5 jours avant, puis une dernière 48 heures avant le début. Informez les participants dès qu’une modification d’horaire, de lieu ou de règlement devient nécessaire.

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