Zo organiseer je een barbecuefietstocht

Een barbecuefietstocht bestaat uit twee delen die tegelijk moeten kloppen: een haalbare fietsroute en een barbecue die op tijd klaarstaat. Begin daarom met de route, rustpunten en eindlocatie voordat je deelnemers uitnodigt. Verzamel daarna dieetwensen, bevestig vertrektijd en route en controleer het weer. Op de dag zelf werk je van voorbereiding naar ontvangst: eten snijden en portioneren, materiaal opbouwen, routeborden plaatsen en de inschrijving klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Fietsroute uitstippelen
2 personen
3
Rustpunten controleren
2 personen
4
Locatie reserveren
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route en tijden bevestigen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Deelnemers informeren
10
Routekaarten afdrukken
11
Fietsmateriaal controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Groenten wassen en snijden
3 personen
15
Vlees en vleesvervangers portioneren
2 personen
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Materialen naar locatie brengen
3 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Partytenten opzetten
4 personen
20
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
21
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
22
Buffet en dranktafel inrichten
2 personen
23
Routeborden langs parcours plaatsen
2 personen
24
Fietsenrekken klaarzetten
2 personen
25
Inschrijving en naamlabels klaarzetten
2 personen

Event

26
Barbecue aansteken
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
29
Groepen laten vertrekken
3 personen
30
Rustpunt voorzien van drinken
2 personen
31
Deelnemers bij terugkomst ontvangen
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Barbecuegerechten grillen
3 personen
34
Buffet aanvullen
2 personen
35
Eten en drinken serveren
3 personen
36
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

37
Barbecue doven
2 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Routeborden en fietsrekken ophalen
2 personen
42
Afval wegbrengen
2 personen
43
Materialen retourneren
2 personen
44
Overgebleven eten bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Tafelkleedjesaantal 6
Fietsenrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Klembordenaantal 3
Markeerstiftenaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 6
Routebordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Routekaartenaantal 40
Fietsslotenaantal 20

Decoratie

Naamlabelsaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

IJsblokbakkenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Kruidenrek
Boodschappen

Tips

Plan rustpunten voordat je de route bevestigt. Controleer per tussenstop of deelnemers er veilig kunnen pauzeren en reken extra tijd voor groepen die onderweg een lekke band krijgen.
Maak de route definitief voordat je routekaarten afdrukt en routeborden plaatst. Controleer de route nog één keer op de fiets en zorg dat borden en verkeerskegels niet pas bij vertrek worden gezocht.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en portioneer vlees en vleesvervangers apart. Zo voorkom je dat vegetarische of allergievriendelijke opties tijdens het grillen door elkaar raken.
Zet barbecue, gasflessen en verlengkabels op tijd op hun plek en houd de barbecue vrij van tafels, partytenten en drukke looproutes. Test apparatuur voordat deelnemers arriveren, niet tijdens het eerste eetmoment.
Maak een aparte ontvangstzone met fietsenrekken, naamlabels en routekaarten. Leg fietspompen, fietsreparatiesets en reserve binnenbanden daar klaar, zodat een klein technisch probleem niet de hele start vertraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een barbecuefietstocht organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de uitnodigingen, route en reservering van de eindlocatie. Verzamel dieetwensen en sluit de deelnemerslijst ongeveer 1 week voor vertrek, zodat je inkopen en porties kunt bepalen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een barbecuefietstocht?: Plan naast de fietstijd minstens 30 minuten voor ontvangst en inschrijving, plus 1 tot 1,5 uur voor de barbecue. Voeg per rustpunt ongeveer 15 minuten toe en houd extra tijd achter de hand voor reparaties of een vertraagde groep.
Wanneer controleer ik het weer voor een barbecuefietstocht?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Neem bij kans op regen uiterlijk de dag ervoor een besluit over partytenten, aangepaste route of uitstel en informeer alle deelnemers direct.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een barbecuefietstocht?: Reken na een fietstocht op ongeveer 300 tot 400 gram barbecue-eten per volwassene, inclusief vlees, vleesvervangers en groenten. Voor drinken kun je voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon voorzien en daarna opnieuw aanvullen op basis van de ritduur en het weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.