Organiser une balade à vélo suivie d’un barbecue

Pour organiser une balade à vélo barbecue, commencez par l’itinéraire et le lieu d’arrivée, puis construisez le planning autour des pauses et de l’heure du repas. Comptez le temps de roulage, les arrêts et une marge avant l’installation du barbecue. Les inscriptions servent aussi à recueillir les allergies, les régimes alimentaires et les besoins particuliers. Le jour J, prévoyez un acheminement séparé pour le matériel lourd et vérifiez la météo avant de confirmer le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Tracer l’itinéraire à vélo
2 personnes
3
Vérifier les points de repos
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer l’itinéraire et les horaires
2 personnes
8
Vérifier les prévisions météo
9
Informer les participants
10
Imprimer les cartes d'itinéraire
11
Vérifier le matériel cycliste
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Laver et couper les légumes
3 personnes
15
Portionner la viande et les substituts de viande
2 personnes
16
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
17
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Installer les tentes de fête
4 personnes
20
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
21
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
22
Installer le buffet et la table des boissons
2 personnes
23
Installer les panneaux de parcours le long du circuit
2 personnes
24
Installer les râteliers à vélos
2 personnes
25
Préparer les inscriptions et les badges nominatifs
2 personnes

Événement

26
Allumer le barbecue
2 personnes
27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
29
Faire partir les groupes
3 personnes
30
Prévoir des boissons au point de repos
2 personnes
31
Accueillir les participants à leur retour
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Griller les plats de barbecue
3 personnes
34
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
35
Servir à manger et à boire
3 personnes
36
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

37
Éteindre le barbecue
2 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Récupérer les panneaux de signalisation et les râteliers à vélos
2 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Retourner les matériels
2 personnes
44
Conserver les restes de nourriture

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 36
Nappesqté 6
Râteliers à vélosqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6

Équipement

Barbecuesqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Presse-papiersqté 3
Marqueursqté 6

Matériel de sport

Pompes à véloqté 3
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 8
Gilets réfléchissantsqté 6
Panneaux de directionqté 12
Cônes de signalisationqté 12
Cartes d'itinéraireqté 40
Antivols de véloqté 20

Décoration

Étiquettes nominativesqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Balais à mainqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Bacs à glaçonsqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Étagère à épices
Courses

Conseils

Tracez l’itinéraire au moins une semaine à l’avance et identifiez un point de repos tous les 45 à 60 minutes. Imprimez une carte par participant, même si le parcours est partagé en ligne.
Fixez une heure limite d’inscription, idéalement 5 à 7 jours avant la sortie. Vous aurez ainsi le temps d’adapter les quantités de viande, de substituts et de légumes aux besoins alimentaires déclarés.
Ne transportez pas les barbecues, le gaz, les tables et les boissons à vélo. Faites-les acheminer sur le site avant l’arrivée du groupe et prévoyez au moins 60 minutes pour installer les tables, les tentes et le buffet.
Contrôlez le matériel cycliste avant le départ : prévoyez au minimum une pompe, un kit de réparation et des chambres à air de rechange pour le groupe. Placez les panneaux de direction avant le passage des premiers participants.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les légumes ainsi que les portions de viande le jour précédent. Installez la zone barbecue à distance des tentes et des passages, puis gardez les bouteilles de gaz hors de la zone de cuisson.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une balade à vélo barbecue ?: Prévoyez la durée réelle du parcours, 15 à 20 minutes de pause par heure de vélo et au moins 60 minutes avant le repas pour l’installation. Ajoutez une marge de 30 minutes en cas de crevaison ou de retard.
Quand faut-il confirmer l’itinéraire d’une balade à vélo ?: Confirmez l’itinéraire et les horaires 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir vérifié la météo et l’état des routes. Informez ensuite les participants des changements au plus tard la veille.
Combien de nourriture prévoir pour un barbecue après une sortie à vélo ?: Basez les quantités sur les inscriptions définitives et prévoyez environ 250 à 300 g de nourriture par adulte, hors pain et accompagnements. Gardez une marge de 10 % pour les portions supplémentaires et les imprévus.
Que faut-il préparer la veille d’une balade à vélo barbecue ?: La veille, refroidissez les boissons, lavez et coupez les légumes, portionnez la viande et les substituts, imprimez les cartes et préparez les badges. Vérifiez aussi les prévisions météo et chargez le matériel à acheminer sur le site.

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