Een balletvoorstelling organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en speelduur; daarna leg je het programma vast en plan je dansers, medewerkers en techniek. Open de kaartverkoop pas wanneer tijden, publieksinformatie en reserveringen kloppen. In de laatste week verschuift de aandacht naar kostuums, muziekbestanden, rekwisieten en decor. Op de dag zelf werk je van locatie openen en podiumvloer controleren naar licht, geluid, kleedkamers en catering. Met vaste controlemomenten voorkom je dat een ontbrekend kostuum of niet-getest muziekbestand vlak voor aanvang het programma vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Voorstellingsprogramma vastleggen
2 personen
3
Dansers en medewerkers inplannen
2 personen
4
Muziek en choreografie controleren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Kaartverkoop openen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reserveringen voor gasten maken
10
Programma en tijdschema drukken
2 personen
11
Artiesteninformatie verspreiden
12
Technische wensen controleren
2 personen
13
Muziekbestanden testen
2 personen
14
Kostuums controleren
3 personen
15
Kostuums herstellen
2 personen
16
Rekwisieten verzamelen
2 personen
17
Decorstukken controleren
2 personen
18
Publieksinformatie publiceren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Catering voorbereiden
3 personen
22
Kostuums klaarleggen
3 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Podiumvloer controleren
2 personen
25
Licht en geluid opbouwen
3 personen
26
Decor opbouwen
4 personen
27
Publieksstoelen opstellen
4 personen
28
Entree en garderobe inrichten
2 personen
29
Programma's klaarleggen
2 personen
30
Cateringbuffet opstellen
3 personen
31
Kleedkamers inrichten
2 personen

Event

32
Dansers ontvangen
2 personen
33
Technische repetitie uitvoeren
4 personen
34
Dansers laten opwarmen
2 personen
35
Publiek ontvangen
4 personen
36
Kaarten en reserveringen controleren
2 personen
37
Garderobe bemannen
2 personen
38
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
39
Pauzedranken serveren
4 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
42
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
43
Avondpubliek ontvangen
4 personen
44
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
45
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
46
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

47
Decor en rekwisieten afbouwen
4 personen
48
Licht en geluid afbouwen
3 personen
49
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
53
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
54
Kostuums inpakken
3 personen
55
Materialen inventariseren
2 personen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Verloren voorwerpen afhandelen
58
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledinghangersaantal 140

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop voor muziek
HDMI-kabelsaantal 3

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Decoratieve plantenaantal 8
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Gebaksbordenaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 10
Keukenhanddoekenaantal 12

Kleding

Kledinghoezenaantal 40
Naaisetjesaantal 3
Veiligheidsspeldenaantal 100
Balletlintaantal 10
Balletspiegelsaantal 2

Rekwisieten

Rekwisietenbakkenaantal 6
Opberghoezenaantal 8

Ticketing

Ticketlijstenaantal 4
Pennenaantal 12
Polsbandjesaantal 150
Programmafoldersaantal 130

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk twee weken voor de voorstelling een technische controle met licht, geluid, mengpaneel, draadloze microfoons en de laptop voor muziek. Test elk muziekbestand op de installatie waarop het tijdens de voorstelling wordt afgespeeld.
Maak zeven dagen vooraf een aparte controle voor kostuums, rekwisieten en decorstukken. Leg ontbrekende of te herstellen kostuums direct apart en noteer wie ze uiterlijk 48 uur voor de voorstelling terugbrengt.
Verstuur uitnodigingen en open de kaartverkoop pas nadat programma en tijdschema definitief zijn. Verwerk aanmeldingen dagelijks en sluit de reserveringen voor gasten uiterlijk 48 uur voor aanvang.
Plan de publieksopstelling vóór de opbouw: tel de benodigde publieksstoelen en bepaal waar garderoberekken, richtingsborden en het welkomstbord komen. Zo voorkom je dat decor of kabels later looproutes blokkeren.
Begin de catering minstens twee uur voor publieksontvangst. Koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar en gebruik thermoskannen zodat koffie en water tijdens de ontvangst beschikbaar blijven zonder de backstage-opbouw te hinderen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een balletvoorstelling organiseren?: Begin minimaal acht weken vooraf met datum, locatie, programma en de planning van dansers en medewerkers. Reserveer de laatste twee weken voor kaartverkoop, technische tests, kostuums, decor en publieksinformatie.
Wanneer moet je de kaartverkoop voor een balletvoorstelling openen?: Open de kaartverkoop zodra programma, speeltijd, locatie en publieksinformatie definitief zijn, bij voorkeur zes weken voor de voorstelling. Verwerk aanmeldingen dagelijks en leg gastreserveringen uiterlijk 48 uur vooraf vast.
Wanneer test je de muziek en techniek voor een balletvoorstelling?: Test muziekbestanden, laptop, mengpaneel, microfoons, licht en kabels uiterlijk zeven dagen vooraf. Doe op de voorstellingsdag opnieuw een korte controle nadat licht en geluid zijn opgebouwd, minimaal twee uur voor aanvang.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een balletvoorstelling?: Plan minimaal drie uur voor het openen van de locatie, controleren van de podiumvloer, opbouwen van licht en geluid en klaarzetten van kleedkamers, kostuums en decor. Houd daarna minstens 30 minuten vrij voor een laatste doorloop en onverwachte technische problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.