Zo organiseer je een balletfestival zonder last-minute chaos

Begin met de festivaldatum, de deelnemende groepen en de zaalcapaciteit. Pas daarna leg je het programma, de artiestenindeling en de publieksstroom vast. Een balletfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium: denk ook aan balletbarres, spiegels, kledingrekken, muziekbestanden en een rustige plek voor deelnemers. Werk met vaste deadlines voor aanmeldingen, dieetwensen en techniek. Zo houd je op de festivaldag tijd over voor ontvangst, omkleden en onverwachte wijzigingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum bevestigen
2
Deelnemende groepen vastleggen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Locatie en zaalindeling reserveren
5
Artiesteninformatie verzamelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
11
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
12
Muziekbestanden testen
2 personen
13
Presentatieteksten schrijven
14
Programmaboekje opmaken
15
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Artiestenindeling maken
2 personen
18
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
22
Versiering controleren
23
Techniek nogmaals testen
2 personen
24
Kledingrekken labelen
2 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Balletbarres plaatsen
3 personen
31
Kleedkamers inrichten
3 personen
32
Techniek opstellen
3 personen
33
Muziek afspelen testen
2 personen
34
Lichtstanden testen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Registratielijsten klaarleggen
38
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

40
Artiesten ontvangen
3 personen
41
Artiesten registreren
2 personen
42
Publiek ontvangen
4 personen
43
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
44
Garderobe beheren
2 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Optredens aankondigen
47
Muziek per optreden starten
2 personen
48
Artiesten opstellen
2 personen
49
Kleedkamers begeleiden
2 personen
50
Pauze aankondigen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Buffet schoonhouden
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
Slotwoord verzorgen
58
Publiek uitgeleiden
3 personen
59
Artiesten uitzwaaien
2 personen
60
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

61
Servies verzamelen
3 personen
62
Buffet afbreken
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Balletbarres afbreken
3 personen
65
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Geleende materialen verzamelen
2 personen
71
Materialen controleren
2 personen
72
Materialen retourneren
2 personen
73
Verloren voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 10
Hoge statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Balletbarresaantal 4
Spiegelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 16
Serveerplateausaantal 12
Suikerkommenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4

Decoratie

Balletpostersaantal 12
Stoffen achtergrondenaantal 3
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
USB-sticksaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Etikettenaantal 200
Stiftenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma pas definitief nadat alle groepen hun artiesteninformatie, muziekbestanden en benodigde tijd voor omkleden hebben aangeleverd. Zet hiervoor één sluitingsdatum, bijvoorbeeld vier weken voor het festival.
Maak de zaalindeling op basis van drie aparte stromen: publiek, artiesten en catering. Label kledingrekken en wijs artiesten per groep een vaste plek toe; dat voorkomt zoeken vlak voor een optreden.
Test ieder muziekbestand uiterlijk één week vooraf op de afspeelapparatuur in de zaal. Controleer ook een reservekopie en leg vast wie tijdens het festival de muziek start.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Zet houdbare producten eerder klaar, maar vul koelboxen en zet verse catering pas op de dag zelf koud.
Laat vrijwilligers niet alleen voor de entree werken. Plan ook mensen voor artiestenbegeleiding, garderobe, zaalwissels en bewegwijzering; geef iedereen uiterlijk een week vooraf een tijdslot en taakomschrijving.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een balletfestival te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een festival met meerdere deelnemende groepen. Reserveer de zaal en bevestig de datum eerst; plan de definitieve programmaboekjes en presentatieteksten pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
Wanneer moet ik de deelnemende groepen vastleggen?: Leg de groepen bij voorkeur 8 weken voor het festival vast. Geef daarna ongeveer 4 weken voor het evenement een sluitingsdatum voor artiesteninformatie, muziekbestanden en dieetwensen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een balletfestival?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en garderobe, 1 voor artiestenbegeleiding en 1 voor techniek of zaalwissels. Bij meer dan 100 bezoekers is een extra publieksbegeleider verstandig, zodat de entree en zaal tegelijk bemand zijn.
Wanneer test je de muziek en techniek voor een balletfestival?: Test alle muziekbestanden en techniek uiterlijk 7 dagen vooraf in de zaal. Doe op de festivaldag nog één korte controle vóór de eerste groep arriveert en houd de bestanden ook offline beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.