Zo organiseer je een aquatlon zonder gaten in de planning

Begin met de zwem- en loopafstand, de locatie en de beschikbare veiligheidsmiddelen. Leg daarna het parcours vast en laat vooral het zwemgedeelte controleren voordat je inschrijvingen opent. Werk met een duidelijke planning voor vrijwilligers, tijdwaarneming, registratie en bevoorrading. De meeste problemen ontstaan op de wedstrijddag zelf: onduidelijke wisselzones, te weinig toezicht bij het water, ontbrekende startnummers of materiaal dat nog in dozen zit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Zwem- en loopparcours bepalen
2 personen
4
Parcoursveiligheid laten controleren
2 personen
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersbevestiging versturen
11
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
12
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
13
Tijdwaarneming voorbereiden
2 personen
14
Startnummers maken
2 personen
15
Parcoursborden maken
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Tenten en tafels opbouwen
4 personen
22
Registratiebalie inrichten
2 personen
23
Kleedruimtes aanduiden
2 personen
24
Zwemparcours uitzetten
4 personen
25
Loopparcours uitzetten
4 personen
26
Veiligheidsposten bemannen
4 personen
27
Tijdwaarneming testen
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
4 personen
30
Startnummers uitdelen
3 personen
31
Zwembriefing geven
2 personen
32
Aquatlon laten starten
3 personen
33
Zwemparcours bewaken
5 personen
34
Wisselzone begeleiden
3 personen
35
Loopparcours bewaken
6 personen
36
Tijden registreren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Deelnemers verzorgen
3 personen
39
Uitslagen controleren
2 personen
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Parcoursmaterialen verwijderen
4 personen
43
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
46
Locatie schoon opleveren
4 personen
47
Materialen terugbrengen
3 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Uitslagen publiceren
50
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Kleedkamerschermenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Zwemboeienaantal 8
Koorden voor zwemparcoursaantal 2
Startnummersaantal 100
Zwemcapsaantal 100
Markeerkegelsaantal 40
Afzetlintaantal 8
Wisselzonekrattenaantal 20
Drinkbekers voor parcoursaantal 200
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 6
Fluitjesaantal 10
Reddingsboeienaantal 2
Reddingslijnenaantal 2
Zwemvestenaantal 6
Fietsen voor parcourscontroleaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Routebordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Podiumbordjesaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de veiligheidscontrole vóór je het inschrijfformulier publiceert. Controleer per zwemgedeelte de reddingsboeien, reddingslijnen, zwemvesten en zwemboeien, en wijs vooraf aan wie toezicht houdt.
Maak de wisselzone zichtbaar op papier én op locatie. Zet de kratten, markeerkegels en afzetting minstens 60 minuten voor de start klaar, zodat deelnemers niet tussen registratie en parcours lopen.
Werk met één vrijwilligersrooster per taak en tijdstip. Voorzie aparte mensen voor registratie, parcourscontrole, waterveiligheid, tijdwaarneming en het uitdelen van drinken; één persoon kan niet tegelijk al deze posten bewaken.
Test tijdwaarneming en communicatie vóór de eerste deelnemer arriveert. Controleer stopwatches, laptop, printer, portofoons, megafoon, powerbanks en verlengkabels en leg een handmatige notatie op klemborden klaar als reserve.
Controleer weer, bereikbaarheid en bevoorrading uiterlijk de dag ervoor. Koel de dranken vooraf, druk de deelnemerslijst en startnummers af en zet tenten, tafels, kleedkamerschermen en afvalbakken zo neer dat registratie en omkleden elkaar niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een aquatlon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie, controleer vergunningen en leg het zwem- en loopparcours vast; daarna heb je nog tijd nodig voor inschrijvingen, vrijwilligers en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een aquatlon?: Reken voor een kleinschalige aquatlon op minimaal 1 vrijwilliger per vaste post, plus 2 tot 4 mensen voor opbouw, registratie en ondersteuning. Plan extra toezicht bij het zwemparcours en laat parcourscontrole vóór de start uitvoeren.
Wanneer moet je het zwemparcours uitzetten?: Zet het zwemparcours op de wedstrijddag minimaal 60 minuten vóór de start uit. Controleer daarna de koorden, zwemboeien en reddingsmiddelen nog een keer en geef vrijwilligers hun veiligheidsinstructies voordat deelnemers het water in gaan.
Wat moet je de dag voor een aquatlon controleren?: Controleer de weersverwachting, deelnemerslijst, startnummers, vrijwilligersrooster en alle veiligheidsmiddelen. Zet dranken koud, laad portofoons en powerbanks op en leg materiaal per post klaar, zodat je op de wedstrijddag niet meer hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.