Aquathlon organisieren: So planst du den Wettkampftag
Bei einem Aquathlon entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen reibungslosen Wettkampftag: zuerst Strecke und Genehmigungen, danach Anmeldung, Helfer und Sicherheitskonzept. Plane Schwimm- und Laufbereich nicht getrennt, denn Wechselzone, Zeitmessung und Streckenposten greifen ineinander. Besonders oft fehlen am Ende klare Zuständigkeiten, trockene Ersatzmaterialien oder ein Plan für schlechtes Wetter. Mit diesem Ablauf legst du die wichtigen Entscheidungen früh fest und hältst den Aufbau am Veranstaltungstag überschaubar.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Schwimm- und Laufstrecke festlegen
2 Personen
- 4
Streckensicherheit prüfen lassen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmerbestätigung versenden
- 11
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 12
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
- 13
Zeitmessung vorbereiten
2 Personen
- 14
Startnummern herstellen
2 Personen
- 15
Streckenschilder erstellen
2 Personen
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Teilnehmerliste ausdrucken
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 21
Zelte und Tische aufbauen
4 Personen
- 22
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 23
Umkleiden kennzeichnen
2 Personen
- 24
Schwimmstrecke abstecken
4 Personen
- 25
Laufparcours abstecken
4 Personen
- 26
Sicherheitsstationen besetzen
4 Personen
- 27
Zeitnahme testen
2 Personen
- 28
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 29
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 30
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 31
Schwimm-Briefing geben
2 Personen
- 32
Aquathlon starten lassen
3 Personen
- 33
Schwimmstrecke überwachen
5 Personen
- 34
Wechselzone betreuen
3 Personen
- 35
Laufstrecke absichern
6 Personen
- 36
Zeiten erfassen
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Teilnehmende betreuen
3 Personen
- 39
Ergebnisse prüfen
2 Personen
- 40
Preise überreichen
2 Personen
- 41
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Parcoursmaterialien entfernen
4 Personen
- 43
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
- 44
Abfall sammeln
3 Personen
- 45
Geschirr und Material reinigen
3 Personen
- 46
Ort sauber übergeben
4 Personen
- 47
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 49
Ergebnisse veröffentlichen
- 50
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- SchwimmbojenAnz. 8
- Seile für den SchwimmparcoursAnz. 2
- StartnummernAnz. 100
- SchwimmkappenAnz. 100
- MarkierungskegelAnz. 40
- AbsperrbandAnz. 8
- Wechselzonen-KistenAnz. 20
- Trinkbecher für die StreckeAnz. 200
- StoppuhrenAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 6
- PfeifenAnz. 10
- RettungsringeAnz. 2
- RettungsleinenAnz. 2
- SchwimmwestenAnz. 6
- Fahrräder für die StreckenkontrolleAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Megafon
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
Dekoration
- WegweiserAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- BühnenschilderAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location und prüfe Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Aquathlon. Lass die Schwimm- und Laufstrecke anschließend auf Sicherheit prüfen, bevor du die Anmeldung veröffentlichst.
- Lege die Teilnehmerzahl fest, bevor du Helfer einteilst. Rechne für Registrierung, Schwimmaufsicht, Wechselzone, Laufstrecke und Ziel mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein; bei unübersichtlichen Strecken brauchst du zusätzliche Streckenposten.
- Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Start und verschicke die Teilnehmerbestätigung innerhalb von 48 Stunden. Erfasse dabei Ernährungswünsche und drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus, nicht erst während des Aufbaus.
- Bereite Zeitmessung, Startnummern, Schwimmkappen und Streckenschilder mindestens 2 Tage vorher vor. Prüfe Stoppuhren, Funkgeräte, Megafon, Laptop und Drucker gemeinsam, damit am Wettkampftag kein einzelnes Kabel oder Akku den Ablauf stoppt.
- Plane den Aufbau rückwärts vom ersten Start: Zelte, Tische, Registrierung, Umkleiden, Wechselzone und Streckenmarkierungen sollten mindestens 2 Stunden vorher einsatzbereit sein. Kühl Getränke rechtzeitig und stelle Rettungsringe, Rettungsleinen und Schwimmwesten vor dem Einlass an den vorgesehenen Punkten bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Aquathlon organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und Streckenprüfung. Die Anmeldung sollte erst online gehen, wenn Strecke, Sicherheitskonzept und Helferbedarf grundsätzlich geklärt sind.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Aquathlon?
- Plane mindestens fünf verantwortliche Bereiche ein: Registrierung, Schwimmaufsicht, Wechselzone, Laufstrecke und Ziel beziehungsweise Zeitmessung. Bei 50 Teilnehmenden sind meist 8 bis 12 Helfer sinnvoll, abhängig von Streckenlänge und Übersichtlichkeit.
- Wann muss die Strecke für einen Aquathlon feststehen?
- Die endgültige Schwimm- und Laufstrecke sollte spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen. So bleiben mindestens 4 Wochen für Sicherheitsprüfung, Genehmigungen, Streckenschilder und die Einteilung der Streckenposten.
- Was muss am Aquathlon-Tag zuerst aufgebaut werden?
- Beginne mit Sicherheits- und Orientierungsbereichen: Streckenabsperrungen, Schwimmbojen, Rettungsmaterial und Markierungen. Danach folgen Zelte, Registrierung, Umkleiden und Wechselzone; alles sollte mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start bereit sein.
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