Organiser un aquathlon sans rien laisser au hasard

Un aquathlon se prépare dans un ordre précis : réserver le site, sécuriser les parcours, ouvrir les inscriptions, puis organiser les bénévoles et le matériel. Commence par définir les distances de natation et de course, ainsi que la zone de transition. La sécurité doit être validée avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à imprimer les dossards, vérifier la météo, refroidir les boissons et acheminer chaque équipement au bon endroit.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Définir le parcours de natation et de course
2 personnes
4
Faire contrôler la sécurité du parcours
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer la confirmation aux participants
11
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
12
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
13
Préparer le chronométrage
2 personnes
14
Créer les dossards
2 personnes
15
Faire les panneaux du parcours
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Imprimer la liste des participants
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Monter les tentes et les tables
4 personnes
22
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
23
Indiquer les vestiaires
2 personnes
24
Balisage du parcours de natation
4 personnes
25
Tracer le parcours de course
4 personnes
26
Tenir les postes de sécurité
4 personnes
27
Tester le chronométrage
2 personnes
28
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

29
Accueillir les participants
4 personnes
30
Distribuer les dossards
3 personnes
31
Animer le briefing natation
2 personnes
32
Lancer le départ du aquathlon
3 personnes
33
Surveiller le parcours de natation
5 personnes
34
Encadrer la zone de transition
3 personnes
35
Surveiller le parcours
6 personnes
36
Enregistrement des horaires
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Encadrer les participants
3 personnes
39
Vérifier les résultats
2 personnes
40
Remettre les prix
2 personnes
41
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Retirer le matériel du parcours
4 personnes
43
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
44
Rassembler les déchets
3 personnes
45
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
46
Remettre le lieu propre
4 personnes
47
Rapporter le matériel
3 personnes
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
49
Publier les résultats
50
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Paravents de vestiaireqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Bouées de natationqté 8
Cordes pour le parcours de natationqté 2
Numéros de départqté 100
Bonnets de bainqté 100
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 8
Bacs de zone de transitionqté 20
Gobelets pour le parcoursqté 200
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 6
Siffletsqté 10
Bouées de sauvetageqté 2
Cordes de sauvetageqté 2
Gilets de sauvetageqté 6
Vélos pour le contrôle du parcoursqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Pinces de serviceqté 6
Machines à caféqté 2

Décoration

Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de scèneqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours de natation et de course au moins 4 semaines avant l’épreuve. Fais contrôler les points dangereux et prévois un balisage visible avec bouées, cordes, cônes et ruban.
Ouvre les inscriptions dès que le lieu et les distances sont confirmés. Demande les besoins alimentaires dans le formulaire, puis envoie une confirmation avec l’horaire, le parcours et les consignes de sécurité.
Prévois les bénévoles par poste, pas seulement en nombre total : inscription, surveillance de l’eau, zone de transition, parcours de course et chronométrage. Distribue le planning au plus tard 7 jours avant l’aquathlon.
Prépare les dossards, bonnets de bain, panneaux et liste des participants avant la veille. Garde une imprimante, du papier et un ordinateur sur place pour corriger une erreur ou inscrire un participant de dernière minute.
Le jour J, arrive au moins 3 heures avant le départ pour monter les tentes et les tables, installer l’inscription, signaler les vestiaires et baliser les deux parcours. Teste les talkies-walkies, chronomètres, mégaphone et batteries avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un aquathlon ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, faire contrôler les parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un aquathlon ?: Ouvre-les environ 4 semaines avant l’épreuve, dès que les distances, le lieu et les règles de sécurité sont fixés. Envoie les confirmations au plus tard 7 jours avant le départ.
Combien de bénévoles faut-il pour un aquathlon ?: Compte au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour la zone de transition, 1 par point de surveillance de la natation et plusieurs personnes sur le parcours de course. Le nombre exact dépend de la distance et des accès, mais établis le planning au moins 1 semaine à l’avance.
À quelle heure installer le site le jour d’un aquathlon ?: Commence l’installation environ 3 heures avant le départ. Réserve la première heure aux tentes, tables et vestiaires, puis consacre les deux heures suivantes au balisage, au contrôle du matériel, au chronométrage et à l’accueil des participants.

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