Zo organiseer je een animatiefilmfestival

Begin met het programma: leg films, speelduur, pauzes en het aantal zalen vast voordat je techniek of catering regelt. Daarna volgen filmrechten, locatie, vertoningen en de publicatie van het programma. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, zodat je bezoekersaantallen en catering tijdig kunt berekenen. In de laatste weken draait alles om testen, etiketteren en het controleren van de definitieve bezoekerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en filmlengtes vastleggen
2 personen
2
Filmrechten en vertoningen regelen
2 personen
3
Locatie en filmzalen reserveren
4
Projectoren en schermen reserveren
5
Website met programma publiceren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers inplannen
2 personen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Dranklevering bestellen
13
Technische apparatuur testen
2 personen
14
Filmformaten controleren
2 personen
15
Ondertiteling controleren
2 personen
16
Route en zaalindeling maken
2 personen
17
Programmaboekje opmaken
18
Programmaboekjes laten drukken
19
Tickets en polsbandjes bestellen
20
Leveringen en toegang bevestigen
21
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
22
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Apparatuur en materialen ophalen
2 personen
25
Programmaboekjes sorteren
2 personen
26
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
27
Routebordjes printen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Houdbare snacks klaarzetten
2 personen
30
Zalen en entree schoonmaken
3 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Entreebalie inrichten
2 personen
33
Cateringtafels inrichten
3 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Routebordjes plaatsen
2 personen
36
Projectoren en schermen opstellen
3 personen
37
Speakers en microfoons aansluiten
2 personen
38
Filmprogramma per zaal laden
2 personen
39
Beeld en geluid per zaal testen
3 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Entree openen
3 personen
44
Bezoekers registreren
4 personen
45
Programmafolders uitdelen
2 personen
46
Bezoekers naar zalen verwijzen
3 personen
47
Openingsfilm starten
2 personen
48
Films vertonen
3 personen
49
Zaalwissels begeleiden
4 personen
50
Filmmakers ontvangen
2 personen
51
Filmmakers introduceren
52
Vraaggesprek begeleiden
2 personen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten tussentijds controleren
59
Techniek tussen films controleren
2 personen
60
Laatste film aankondigen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
62
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

63
Entree en catering afbouwen
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
3 personen
65
Projectoren en schermen inpakken
3 personen
66
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Etensresten veilig opbergen
2 personen
69
Zalen stofzuigen
3 personen
70
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
71
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Decoratie verwijderen
2 personen
74
Geleende materialen sorteren
2 personen
75
Apparatuur retourneren
2 personen
76
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
77
Locatie opleveren
2 personen
78
Bezoekersbedankje versturen
2 personen
79
Foto's en programma archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 220
Tafelkledenaantal 12
Loungefauteuilsaantal 8
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Speakersaantal 4
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Gaffer tapeaantal 6
USB-sticksaantal 6
Koptelefoonsaantal 10
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 240
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Gebaksbordjesaantal 240
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 24
Serveerschalenaantal 18
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 8

Decoratie

Filmdoekdecoratieaantal 3
Filmsterpostersaantal 12
Animatiepostersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 40
Programmafoldersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Kleefhakenaantal 40
Touwaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de festivaldag. Controleer per film het formaat, de ondertiteling en de aansluiting op projector, scherm, laptop en speakers; test alles minimaal één keer vooraf in de zaal.
Open de aanmeldingen zodra het programma online staat en sluit ze op een vast moment, bijvoorbeeld één week voor het festival. Zo kun je tickets, polsbandjes, programmaboekjes en catering op basis van één definitieve lijst regelen.
Maak per zaal een apart draaiboek met starttijd, filmduur, pauzes en benodigde apparatuur. Noteer ook waar HDMI-kabels, adapters, USB-sticks en verlengkabels liggen; juist die kleine onderdelen worden vaak te laat ontdekt.
Bereken catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Label dieetmaaltijden vóór de ontvangst en houd bij de koffievoorziening rekening met piekmomenten tussen twee filmblokken.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst route, zaalindeling en afzetpalen, daarna stoelen en tafels, vervolgens projectoren en bekabeling. Reserveer vóór opening tijd voor een volledige technische test en sorteer de programmaboekjes per zaal of uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een animatiefilmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met programma, filmrechten en locatie. Open de aanmeldingen zodra het programma gepubliceerd is en leg de definitieve bezoekersaantallen ongeveer 1 week voor het festival vast.
Wanneer regel je filmrechten voor een animatiefilmfestival?: Regel filmrechten voordat je het programma openbaar maakt. Houd minimaal 6 tot 8 weken aan voor aanvragen, bevestigingen en eventuele voorwaarden rond vertoningsformaat of ondertiteling.
Hoe test je de techniek voor een animatiefilmfestival?: Test elke film minimaal 1 keer in de beoogde zaal met de echte projector, het scherm, de laptop, speakers en kabels. Doe daarnaast op de festivaldag een korte controle van beeld, geluid, ondertiteling en aansluitingen voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer bestel je catering voor een animatiefilmfestival?: Maak een eerste berekening zodra de aanmeldingen binnenkomen en plaats de definitieve bestelling ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf. Verwerk dieetwensen uiterlijk bij het sluiten van de aanmeldingen, zodat maaltijden en labels tegelijk kunnen worden voorbereid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.