Zo organiseer je een amateurkoers zonder losse eindjes

Een amateurkoers organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij de route en de veiligheid. Leg eerst het parcours vast, controleer verkeersrisico’s en regel vergunningen, verkeersregelaars en EHBO voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna volgen inschrijving, startlijsten, materiaal en deelnemersinformatie. Op de dag zelf draait alles om een tweede routecontrole, duidelijke communicatie en een vaste volgorde voor opbouw, registratie, koers en afbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
2
Koersroute definitief vastleggen
3 personen
3
Route op verkeersrisico's controleren
3 personen
4
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
5
EHBO-contact bevestigen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Startlijsten samenstellen
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Reserveringen voor materiaal maken
13
Prijzen en medailles bestellen
14
Startnummers en formulieren printen
2 personen
15
Routeborden voorbereiden
3 personen
16
Koersdraaiboek en plattegrond printen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Koelboxen en dranken vullen
3 personen
19
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
20
EHBO-materialen controleren
2 personen
21
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
22
Verkeersregelaars ontvangen
2 personen
23
Koersroute opnieuw inspecteren
3 personen
24
Routeborden en pijlen plaatsen
6 personen
25
Verkeersbarrières plaatsen
6 personen
26
Start- en finishvak afzetten
4 personen
27
Partytenten opbouwen
5 personen
28
Registratietafels opstellen
3 personen
29
Stoelen en publieksvakken plaatsen
4 personen
30
Finishboog en koersklok plaatsen
3 personen
31
Tijdwaarneming testen
3 personen
32
Radiocontact testen
4 personen
33
Waterpost inrichten
3 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
35
Startnummers klaarleggen
2 personen
36
Vrijwilligers en officials briefen
5 personen

Event

37
Deelnemers aanmelden
4 personen
38
Startnummers en transponders uitdelen
3 personen
39
Fietscontrole bij deelnemers
2 personen
40
Deelnemers naar het startvak leiden
3 personen
41
Koersreglement toelichten
42
Koers starten
3 personen
43
Verkeer op kruispunten regelen
12 personen
44
Koersverloop registreren
3 personen
45
Waterpost bemannen
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
48
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
49
Finishzone veilig houden
3 personen
50
EHBO bij finish beschikbaar houden
2 personen
51
Uitslagen controleren
2 personen
52
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
53
Catering blijven serveren
3 personen
54
Publieksafval tussentijds inzamelen
2 personen
55
Koersroute vrijgeven
4 personen

Nazorg

56
Verkeersmaatregelen afbouwen
6 personen
57
Routeborden en pijlen verwijderen
5 personen
58
Catering opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
61
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
62
Partytenten afbreken
5 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Materiaal terugbrengen
4 personen
65
Geleend materiaal controleren
2 personen
66
Hekken en tenten retourneren
3 personen
67
Gevonden voorwerpen registreren
68
Uitslagen online publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Registratietafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 40
Verkeersbarrièresaantal 20
Routepijlenaantal 35
Routebordenaantal 20
Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Koersvlaggenaantal 12
Afzetlintaantal 8
Krijtsprayaantal 6
Finishlint

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Laptop
Printer
Koersklok
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Megafonenaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Soeplepelsaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
IJsblokbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 2

Decoratie

Start-finishbanner
Podiumdoekenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal enkele weken vooraf definitief vast en loop of rijd het parcours daarna nogmaals na. Controleer kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen of verkeersbarrières nodig zijn.
Regel verkeersregelaars en EHBO voordat je de uitnodigingen verstuurt. Maak voor elke post een rooster met aankomsttijd, telefoonnummer en portofoon of ander communicatiemiddel.
Sluit de inschrijving niet pas op de koersdag. Verwerk aanmeldingen vooraf, verzamel dieetwensen en maak startlijsten, startnummers en deelnemersinformatie uiterlijk de dag ervoor klaar.
Maak een apart opbouwdraaiboek met tijden voor materiaaltransport, registratie, routeborden, pijlen, barrières en finish. Plan de laatste route-inspectie nadat alle markeringen zijn geplaatst.
Zet drank, koffie, broodjes en hapjes per moment klaar in koelboxen en op tafels. Reken bij de registratie op extra bekers, veiligheidsspelden en reserveformulieren, omdat die kleine spullen vaak als eerste ontbreken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een amateurkoers organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, vergunningen en veiligheidsafspraken. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, materiaal, startlijsten en het draaiboek.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig voor een amateurkoers?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en verkeersrisico’s, niet alleen van het aantal deelnemers. Plan minimaal één ingewerkte verkeersregelaar per te bewaken punt en houd daarnaast 1 of 2 reserves beschikbaar.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een amateurkoers?: Stuur de praktische informatie 5 tot 7 dagen vooraf en een korte herinnering 24 uur voor de start. Vermeld daarin starttijd, registratie, route, parkeren, materiaal en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wat controleer je op de dag van een amateurkoers?: Inspecteer de route opnieuw nadat routeborden, pijlen, kegels en barrières zijn geplaatst, bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor de start. Controleer ook EHBO-materialen, portofoons, startnummers, koersklok en de registratieplek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.