Organiser une course amateur, étape par étape

Une course amateur se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par valider le parcours, les autorisations et les risques de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structure les participants, les bénévoles, le matériel et le ravitaillement autour d’un horaire précis. La plupart des problèmes apparaissent quand les dossards, les signaleurs ou les premiers secours sont prévus trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
2
Définir définitivement l’itinéraire de course
3 personnes
3
Vérifier les risques de circulation sur le parcours
3 personnes
4
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
5
Confirmer le contact des premiers secours
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir les listes de départ
2 personnes
11
Envoyer les informations aux participants
12
Faire les réservations pour le matériel
13
Commander les prix et médailles
14
Imprimer les dossards et les formulaires
2 personnes
15
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
16
Imprimer le roadbook et le plan du parcours
17
Faire les courses
3 personnes
18
Remplir les glacières et les boissons
3 personnes
19
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
20
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
22
Accueillir les signaleurs
2 personnes
23
Réinspecter le parcours
3 personnes
24
Installer les panneaux de parcours et les flèches
6 personnes
25
Installer des barrières de circulation
6 personnes
26
Délimiter la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
5 personnes
28
Installer les tables d'inscription
3 personnes
29
Installer les chaises et les zones pour le public
4 personnes
30
Installer l’arche d’arrivée et l’horloge de course
3 personnes
31
Tester le chronométrage
3 personnes
32
Tester la liaison radio
4 personnes
33
Aménager le point d’eau
3 personnes
34
Monter le buffet traiteur
4 personnes
35
Préparer les dossards
2 personnes
36
Briefer les bénévoles et les officiels
5 personnes

Événement

37
Inscrire les participants
4 personnes
38
Distribuer les dossards et les transpondeurs
3 personnes
39
Contrôle des vélos des participants
2 personnes
40
Guider les participants vers la zone de départ
3 personnes
41
Expliquer le règlement de la course
42
Lancer la course
3 personnes
43
Réguler la circulation aux intersections
12 personnes
44
Enregistrer l’évolution de la course
3 personnes
45
Tenir le point d'eau
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
48
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
4 personnes
49
Sécuriser la zone d'arrivée
3 personnes
50
Maintenir les premiers secours à l’arrivée
2 personnes
51
Vérifier les résultats
2 personnes
52
Assurer la remise des prix
3 personnes
53
Continuer à servir le traiteur
3 personnes
54
Collecter les déchets du public en cours d'événement
2 personnes
55
Publier le parcours de course
4 personnes

Suivi

56
Déployer les mesures de circulation
6 personnes
57
Retirer les panneaux de parcours et les flèches
5 personnes
58
Ranger le service traiteur
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
5 personnes
63
Nettoyer le lieu
5 personnes
64
Rapporter le matériel
4 personnes
65
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
66
Retourner les barrières et les tentes
3 personnes
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Publier les résultats en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Tables d’inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de circulationqté 20
Flèches de directionqté 35
Panneaux de directionqté 20
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Drapeaux de courseqté 12
Ruban de balisageqté 8
Spray à la craieqté 6
Ruban d'arrivée

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Chronomètresqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Horloge de course
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphonesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louches à soupeqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Thermosqté 6
Bacs de rangementqté 12
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 2

Décoration

Bannière départ-arrivée
Tentures de scèneqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Catering

Courses

Conseils

Finalise le parcours avant de publier le formulaire d’inscription. Vérifie chaque portion avec les risques de circulation et prévois les agents nécessaires, plutôt que d’adapter la sécurité après les inscriptions.
Envoie les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant la course. Indique l’horaire, le lieu, le retrait des dossards, le parcours, les besoins alimentaires signalés et les consignes de sécurité.
Prépare les dossards, les formulaires, le plan du parcours et le roadbook au moins 3 jours à l’avance. Garde une marge pour réimprimer les documents comportant une erreur ou une inscription tardive.
Organise le matériel en deux lots : ce qui sert à l’installation du parcours et ce qui reste à l’arrivée. Les flèches, panneaux, cônes, barrières, ruban de balisage et talkies-walkies doivent être contrôlés avant leur acheminement sur le site.
Réinspecte le parcours le matin même, puis installe la signalisation avant l’arrivée des coureurs. Vérifie aussi les trousses de premiers secours, les glacières, les boissons, les en-cas et le ruban d’arrivée avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course amateur ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour une course avec inscriptions, parcours sécurisé et bénévoles. Ce délai permet de vérifier les autorisations, confirmer les premiers secours, réserver le matériel et commander les médailles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course amateur ?: Ouvre les inscriptions environ 4 semaines avant la course, une fois l’itinéraire et les principales consignes validés. Clôture-les quelques jours avant l’épreuve pour établir les listes de départ et préparer les dossards.
Combien de signaleurs faut-il prévoir sur un parcours de course ?: Prévois au moins un signaleur pour chaque carrefour ou zone présentant un risque de circulation. Fais le décompte après une reconnaissance complète du parcours, puis ajoute 1 ou 2 remplaçants pour les absences de dernière minute.
Quand installer les panneaux et les barrières le jour de la course ?: Installe la signalisation et les barrières avant l’arrivée des participants, idéalement 2 à 3 heures avant le départ. Fais une dernière vérification du parcours juste après l’installation pour repérer un panneau déplacé ou une zone devenue dangereuse.

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