Cómo organizar una carrera amateur sin perder el control

Organizar una carrera amateur empieza mucho antes de colocar la cinta de meta. Primero se cierra la ruta y se revisan permisos, tráfico y primeros auxilios; después se abren las inscripciones y se prepara la logística. Las listas de salida, los dorsales, las señales y el avituallamiento deben estar listos antes de la jornada. El día de la carrera, la prioridad es que cada persona sepa dónde estar, qué hacer y cómo comunicarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
2
Fijar definitivamente la ruta de la carrera
3 personas
3
Comprobar la ruta por riesgos de tráfico
3 personas
4
Planificar a los reguladores de tráfico
2 personas
5
Confirmar el contacto de primeros auxilios
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Elaborar las listas de salida
2 personas
11
Enviar información a los participantes
12
Hacer reservas de material
13
Encargar premios y medallas
14
Imprimir dorsales y formularios
2 personas
15
Preparar señales de ruta
3 personas
16
Imprimir el plan de carrera y el plano
17
Hacer la compra
3 personas
18
Llenar neveras portátiles y bebidas
3 personas
19
Preparar aperitivos y bocadillos
4 personas
20
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
21
Llevar el material al lugar
4 personas
22
Recibir a los agentes de tráfico
2 personas
23
Reinspeccionar de nuevo la ruta del recorrido
3 personas
24
Colocar señales y flechas de ruta
6 personas
25
Colocar barreras de tráfico
6 personas
26
Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
27
Montar las carpas
5 personas
28
Montar las mesas de registro
3 personas
29
Colocar sillas y zonas para el público
4 personas
30
Colocar el arco de meta y el reloj de carrera
3 personas
31
Probar el cronometraje
3 personas
32
Probar la comunicación por radio
4 personas
33
Montar el punto de agua
3 personas
34
Montar el bufé de catering
4 personas
35
Preparar los dorsales
2 personas
36
Informar a voluntarios y oficiales
5 personas

Evento

37
Inscribir participantes
4 personas
38
Repartir dorsales y transpondedores
3 personas
39
Control de bicicletas de los participantes
2 personas
40
Guiar a los participantes al área de salida
3 personas
41
Explicar el reglamento de la carrera
42
Iniciar carrera
3 personas
43
Regular el tráfico en los cruces
12 personas
44
Registrar el desarrollo de la carrera
3 personas
45
Cubrir el puesto de agua
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Servir aperitivos y bocadillos
4 personas
48
Realizar el registro de llegada
4 personas
49
Mantener segura la zona de meta
3 personas
50
Mantener disponible la asistencia de primeros auxilios en la meta
2 personas
51
Comprobar los resultados
2 personas
52
Gestionar la entrega de premios
3 personas
53
Seguir sirviendo el catering
3 personas
54
Recoger temporalmente los residuos del público
2 personas
55
Hacer pública la ruta de la carrera
4 personas

Seguimiento

56
Retirar las medidas de tráfico
6 personas
57
Retirar carteles de ruta y flechas
5 personas
58
Recoger el catering
4 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Clasificar y retirar residuos
4 personas
61
Desmontar mesas y sillas
4 personas
62
Desmontar las carpas
5 personas
63
Limpiar el lugar
5 personas
64
Devolver el material
4 personas
65
Comprobar el material prestado
2 personas
66
Devolver vallas y carpas
3 personas
67
Registrar objetos perdidos
68
Publicar los resultados en línea

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 30
Mesas de registrocant. 2
Percheroscant. 2

Material deportivo

Conos de tráficocant. 40
Barreras de tráficocant. 20
Flechas de rutacant. 35
Señales de rutacant. 20
Dorsalescant. 150
Imperdiblescant. 300
Banderas de recorridocant. 12
Cinta de balizamientocant. 8
Spray de tizacant. 6
Cinta de meta

Equipo

Walkie-talkiescant. 8
Cronómetroscant. 4
Portátil
Impresora
Reloj de carrera
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Megáfonoscant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharones para sopacant. 4
Bandejas de servircant. 8
Jarras para servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Termoscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Cubiterascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 2

Decoración

Pancarta de salida y meta
Telones de escenariocant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta antes de publicar la inscripción. Revísala al menos dos veces: una para detectar riesgos de tráfico y otra el mismo día, antes de colocar conos, flechas y barreras.
Define un responsable para cada punto crítico y entrégale un walkie-talkie. La salida, la meta, los cruces y el puesto de primeros auxilios no deberían depender de una sola persona.
Envía a los participantes toda la información varios días antes: horario de llegada, recogida de dorsales, recorrido, salida y recomendaciones sobre aparcamiento o transporte.
Prepara los dorsales, imperdibles, formularios, listas de salida y el plano en paquetes separados. Lleva copias impresas, porque una impresora o un portátil pueden fallar durante el registro.
Calcula el avituallamiento según las inscripciones confirmadas y separa las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Llena las neveras portátiles y deja los bocadillos y aperitivos preparados para servirlos sin retrasar la llegada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera amateur?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas permisos, control de tráfico y reservas de material. Deja la última semana para cerrar inscripciones, imprimir dorsales y enviar las instrucciones finales.
¿Cuándo se debe cerrar la ruta de una carrera?: La ruta debe estar definida antes de abrir el formulario de inscripción, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Haz una nueva inspección entre 24 y 48 horas antes de la salida para comprobar obras, obstáculos y cambios de tráfico.
¿Qué hay que preparar el día antes de una carrera amateur?: Deja listos los dorsales, las listas de salida, las señales, el plano, los walkie-talkies y el material de primeros auxilios. También conviene llenar las neveras y agrupar el material por zonas para cargarlo y colocarlo rápidamente.
¿Cuánto tiempo antes deben llegar los participantes?: Indica que lleguen entre 45 y 60 minutos antes de la salida si tienen que recoger el dorsal o registrarse. Así disponen de tiempo para aparcar, resolver incidencias y situarse en la zona de salida sin retrasar la carrera.

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