Zo organiseer je een adoptiecafé

Begin minstens zes weken vooraf met de bezoekersruimte, de selectie van adoptiedieren en het controleren van hun dossiers. Daarna richt je de aanmelding in, plan je gesprekken en verzamel je dieetwensen voordat je catering bestelt. In de laatste week controleer je dierenverblijven, print je adoptieformulieren en zet je de route en bewegwijzering klaar. Op de dag zelf moeten dieren rustig kunnen wennen, terwijl bezoekers snel hun weg vinden naar de balie, informatiestands en gesprekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bezoekersruimte reserveren
2
Adoptiedieren selecteren
2 personen
3
Dierendossiers controleren
2 personen
4
Aanmeldformulier opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Evenement online publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bezoekerslijst maken
10
Adoptiegesprekken inplannen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Informatiemateriaal printen
2 personen
13
Adoptieformulieren printen
14
Dierenverblijven controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Route en bewegwijzering maken
2 personen
19
Aanmeldbalie klaarzetten
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Dierenverblijven opstellen
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Informatiestands inrichten
3 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Adoptiedieren laten wennen
3 personen
26
Dierenverzorging uitvoeren
3 personen
27
Briefing voor vrijwilligers geven
3 personen

Event

28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Aanmeldingen controleren
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Adoptiedieren presenteren
3 personen
32
Dierenwelzijn controleren
3 personen
33
Adoptievragen beantwoorden
4 personen
34
Adoptiegesprekken voeren
4 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Adoptieaanvragen registreren
2 personen
38
Dieren rustig laten uitstromen
3 personen
39
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Dieren terugbrengen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Dierenruimte schoonmaken
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Adoptieaanvragen nabellen
2 personen
48
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Informatiebordenaantal 10
Tafelnummersaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmicrofoon

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Dierenverzorging

Dierenverblijvenaantal 6
Transportboxenaantal 6
Waterbakkenaantal 8
Voerbakkenaantal 8
Kattenbakkenaantal 6
Dierenriemenaantal 4
Handdoekenaantal 12
Hekjesaantal 8
Dierenborstelsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan adoptiegesprekken pas nadat je bezoekerslijst is bijgewerkt. Houd per gesprek 20 tot 30 minuten vrij en laat tussen twee gesprekken minimaal 10 minuten ruimte voor uitloop.
Controleer de dierendossiers uiterlijk één week vooraf en leg alleen dieren klaar waarvan de informatie actueel is. Zo voorkom je dat bezoekers tijdens het gesprek nog gegevens moeten laten aanpassen.
Zet dierenverblijven niet direct naast de aanmeldbalie of het koffie- en theepunt. Houd looproutes vrij en laat adoptiedieren op de dag zelf minstens 30 minuten rustig wennen voordat de eerste gesprekken beginnen.
Bestel catering nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan extra tijd voor koffie, thee en water bij de ontvangst.
Test de praktische opstelling de dag ervoor: controleer verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten, bewegwijzering en de microfoon. Zet daarnaast transportboxen en dierenverblijven op een plek waar medewerkers ze snel kunnen bereiken zonder bezoekersstromen te kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een adoptiecafé organiseren?: Reserveer de bezoekersruimte ongeveer 6 weken vooraf en start dan ook met de selectie van adoptiedieren. Verstuur uitnodigingen en publiceer het evenement zodra het aanmeldformulier klaar is; sluit aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen voor het café.
Hoe plan je adoptiegesprekken tijdens een adoptiecafé?: Plan per gesprek 20 tot 30 minuten en laat minimaal 10 minuten tussen afspraken vrij. Werk met een bijgewerkte bezoekerslijst, zodat je dieetwensen, beschikbare dieren en eventuele wijzigingen uiterlijk de dag ervoor kunt controleren.
Wanneer moet je catering voor een adoptiecafé bestellen?: Bestel de catering ongeveer 7 dagen vooraf, nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zorg dat dranken op tijd gekoeld zijn.
Hoe richt je een adoptiecafé veilig en rustig in voor dieren?: Zet de dierenverblijven buiten de drukste looproute en niet naast koffie, hapjes of de aanmeldbalie. Laat adoptiedieren minimaal 30 minuten wennen voordat bezoekers binnenkomen en houd transportboxen beschikbaar voor medewerkers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.