Organiser un café d’adoption sans rien laisser au hasard

Un café d’adoption doit permettre aux visiteurs de rencontrer les animaux, de poser leurs questions et de remplir leur dossier dans de bonnes conditions. Commencez par réserver l’espace et sélectionner les animaux, puis vérifiez leurs dossiers avant d’ouvrir les inscriptions. Le jour venu, séparez clairement l’accueil, les enclos, les stands d’information et les entretiens. Prévoyez aussi le café, les en-cas et la signalisation : ce sont souvent les détails qui ralentissent les premières arrivées.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l'espace visiteurs
2
Sélectionner les animaux à adopter
2 personnes
3
Vérifier les dossiers des animaux
2 personnes
4
Établir le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Créer la liste des visiteurs
10
Planifier les entretiens d’adoption
2 personnes
11
Commander le catering
12
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
13
Imprimer les formulaires d'adoption
14
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Créer l’itinéraire et la signalisation
2 personnes
19
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les enclos pour animaux
3 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Installer les stands d’information
3 personnes
24
Installer le point café et thé
2 personnes
25
Habituer les animaux adoptés
3 personnes
26
Effectuer les soins aux animaux
3 personnes
27
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

28
Accueillir les visiteurs
3 personnes
29
Vérifier les inscriptions
2 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Présenter les animaux à adopter
3 personnes
32
Vérifier le bien-être animal
3 personnes
33
Répondre aux questions sur l’adoption
4 personnes
34
Conduire les entretiens d’adoption
4 personnes
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Enregistrer les demandes d'adoption
2 personnes
38
Laisser les animaux sortir calmement
3 personnes
39
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

40
Ramener les animaux
3 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Nettoyer l'espace animaux
3 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Retourner les matériels
2 personnes
47
Relancer les demandes d’adoption
2 personnes
48
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneaux d'informationqté 10
Numéros de tableqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone à main

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12

Soins aux animaux

Enclos pour animauxqté 6
Caisses de transportqté 6
Bacs à eauqté 8
Gamellesqté 8
Bacs à litièreqté 6
Laisses pour chiensqté 4
Serviettesqté 12
Barrièresqté 8
Brosses pour animauxqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’espace visiteurs au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Gardez une zone distincte pour les entretiens d’adoption afin que les échanges restent calmes et confidentiels.
Ne publiez pas les animaux avant d’avoir vérifié leurs dossiers. Préparez pour chacun les informations utiles et imprimez les formulaires d’adoption au moins 2 jours avant l’événement.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le café pour établir une liste fiable des visiteurs et planifier les entretiens. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas à l’arrivée.
Installez le comptoir d’inscription, les enclos et les stands d’information avant de préparer le café et les en-cas. Prévoyez au moins 30 minutes de marge pour les rallonges, multiprises et panneaux de signalisation.
Habituez les animaux adoptés à leur caisse ou à leur enclos avant l’ouverture. Évitez de les déplacer au dernier moment : gardez 15 à 20 minutes avant l’arrivée du public pour vérifier leur installation et leur calme.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un café d’adoption ?: Commencez 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver l’espace, vérifier les dossiers, publier les invitations et traiter les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour les entretiens d’adoption ?: Prévoyez environ 30 minutes par entretien, puis ajoutez 10 minutes de marge entre deux visiteurs. Pour 8 entretiens, bloquez donc au moins 5 heures dans le planning.
Quand faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi créer la liste des visiteurs, recueillir les besoins alimentaires et répartir les créneaux d’entretien.
Que préparer le matin d’un café d’adoption ?: Terminez l’installation au moins 45 minutes avant l’ouverture. Les enclos, le comptoir d’inscription, les panneaux, le café, les boissons et les formulaires doivent être prêts avant l’arrivée du premier visiteur.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.