Adoptiecafé organiseren: checklist en planning
Een adoptiecafé vraagt om meer voorbereiding dan een gewone informatiemiddag: je organiseert bezoekers, adoptiegesprekken én dieren in één ruimte. Begin met de bezoekersruimte, de selectie van adoptiedieren en gecontroleerde dierendossiers. Daarna volgen aanmeldingen, gesprekken, catering en informatiemateriaal. Plan de inrichting op de dag zelf zo dat dierenverblijven, aanmeldbalie en informatiestands elkaar niet in de weg staan. Met deze checklist zie je welke onderdelen je vooraf regelt en wat pas vlak voor opening gebeurt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Bezoekersruimte reserveren
Adoptiedieren selecteren
2 personen
Dierendossiers controleren
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst maken
Adoptiegesprekken inplannen
2 personen
Catering bestellen
Informatiemateriaal printen
2 personen
Adoptieformulieren printen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Route en bewegwijzering maken
2 personen
Aanmeldbalie klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dierenverblijven opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Informatiestands inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Adoptiedieren laten wennen
3 personen
Dierenverzorging uitvoeren
3 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Adoptiedieren presenteren
3 personen
Dierenwelzijn controleren
3 personen
Adoptievragen beantwoorden
4 personen
Adoptiegesprekken voeren
4 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Adoptieaanvragen registreren
2 personen
Dieren rustig laten uitstromen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Dieren terugbrengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Dierenruimte schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Adoptieaanvragen nabellen
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Barkrukkenaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Koffiekannenaantal 3
- Waterkannenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Informatiebordenaantal 10
- Tafelnummersaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Handmicrofoon
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Dierenverzorging
- Dierenverblijvenaantal 6
- Transportboxenaantal 6
- Waterbakkenaantal 8
- Voerbakkenaantal 8
- Kattenbakkenaantal 6
- Dierenriemenaantal 4
- Handdoekenaantal 12
- Hekjesaantal 8
- Dierenborstelsaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan adoptiegesprekken vóór je de bezoekerslijst definitief maakt. Zo kun je tijdsloten verdelen en voorkom je dat meerdere geïnteresseerden tegelijk op één dier wachten.
- Laat adoptiedieren niet pas bij opening aankomen. Geef ze vooraf tijd om aan de ruimte en hun verblijf te wennen en controleer transportboxen en verblijven nogmaals.
- Bestel catering op basis van het aantal bevestigde bezoekers en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Houd voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon aan.
- Zet de aanmeldbalie bij de ingang en plaats route- en informatieborden op ooghoogte. Controleer vooraf of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn voor koffiezetapparaten en waterkokers.
- Print adoptieformulieren en dierendossiers vóór de opbouw, met een kleine reserve. Leg informatiemateriaal per informatiestand klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens het bezoek hoeven te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een adoptiecafé organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met het reserveren van de bezoekersruimte en het selecteren van adoptiedieren. Gebruik de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, adoptiegesprekken en het bestellen van catering.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een adoptiecafé?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Koel dranken uiterlijk de dag ervoor en gebruik extra waterkannen wanneer bezoekers langere tijd blijven.
- Wanneer plan ik de adoptiegesprekken in?
- Plan gesprekken zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en controleer de planning uiterlijk 3 dagen voor het evenement. Houd per gesprek een vast tijdslot aan en laat ruimte tussen afspraken voor uitloop.
- Wanneer zet ik de dierenverblijven klaar?
- Zet de verblijven vóór de rest van de bezoekersinrichting klaar, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor opening. Laat de dieren daarna rustig wennen en controleer vlak voor opening opnieuw de verblijven en transportboxen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!