Zo organiseer je een ademhalingsworkshop

Begin met de ruimte, datum en maximale groepsgrootte; pas daarna verstuur je uitnodigingen. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en relevante deelnemersinformatie, zodat je programma en catering kloppen. Plan voldoende tijd voor ventilatie, matten, kussens, techniek en een rustige ontvangst. De meeste problemen ontstaan doordat toegang, geluidsapparatuur of koffie en thee pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte en datum bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Programma en tijden vastleggen
2 personen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Reservering en toegang controleren
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Ruimte en ventilatie inspecteren
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Apparatuur opladen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Programma's afdrukken
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Matten en kussens neerleggen
3 personen
19
Geluidsapparatuur testen
2 personen
20
Registratietafel klaarzetten
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Opening en veiligheidsinstructies geven
2 personen
24
Eerste ademhalingssessie begeleiden
2 personen
25
Pauzedranken en snacks serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
27
Tweede ademhalingssessie begeleiden
2 personen
28
Lichte maaltijd serveren
3 personen
29
Servies verzamelen en afwassen
2 personen
30
Verdiepende sessie begeleiden
2 personen
31
Afronding en vragen beantwoorden
2 personen
32
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

33
Matten en dekens verzamelen
3 personen
34
Meubilair terugplaatsen
3 personen
35
Servies afwassen en opbergen
2 personen
36
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
37
Ruimte schoonmaken
3 personen
38
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
39
Gevonden voorwerpen veiligstellen
40
Materialen inventariseren
2 personen
41
Geleende materialen retourneren
2 personen
42
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Yogamattenaantal 30
Meditatiekussensaantal 30
Dekensaantal 30
Stoelenaantal 8
Tafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Tablet
Digitale timersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Verlichting

Batterijlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 35
Koffiemokkenaantal 30
Waterkaraffenaantal 4
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Ruimtebordjesaantal 4

Materialen

Naamkaartjesaantal 35
Klembordenaantal 30
Balpennenaantal 35
Geprinte programma'saantal 35
Notitieblokkenaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Handvegersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ruimte minstens 2 weken vooraf en controleer kort voor de workshop opnieuw de reservering, toegang en ventilatie. Een ademhalingssessie vraagt frisse lucht zonder tocht.
Leg het programma vast met duidelijke begin- en pauzetijden en stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook wat deelnemers moeten weten over de opening en veiligheidsinstructies.
Richt de zaal minimaal 60 minuten voor aanvang in. Leg matten, meditatiekussens en dekens klaar, zet stoelen en tafels op hun plaats en houd looppaden naar de uitgang vrij.
Test de draagbare speaker, digitale timers en eventuele verlengsnoeren 30 minuten vóór ontvangst. Laad apparatuur vooraf op en leg een tablet of andere bediening binnen handbereik van de begeleider.
Zet registratie, naamkaartjes, geprinte programma’s en pennen klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Bereid koffie en thee op tijd voor en zet waterkaraffen en pauzesnacks direct na de eerste sessie gereed.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ademhalingsworkshop organiseren?: Leg ruimte, datum en programma bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna en sluit de deelnemerslijst ongeveer 3 dagen voor de workshop, zodat je materialen en catering kunt controleren.
Hoe richt je een ruimte in voor een ademhalingsworkshop?: Reserveer per deelnemer een mat met voldoende ruimte voor armen en benen en houd een duidelijk looppad naar de uitgang vrij. Zet matten en kussens minstens 60 minuten vooraf neer en controleer de ventilatie opnieuw voordat de groep arriveert.
Wat moet je vooraf aan deelnemers van een ademhalingsworkshop sturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf: aanvangstijd, toegang, programma en wat deelnemers kunnen verwachten. Vraag bij de aanmelding ook dieetwensen uit, zodat je de pauzedranken en snacks kunt afstemmen.
Wanneer test je de apparatuur voor een ademhalingsworkshop?: Test speaker, timers en aansluitingen 30 minuten vóór de ontvangst en laad alle apparatuur vooraf volledig op. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je tijdens de sessie niet hoeft te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.