Organiser un atelier de respiration, étape par étape

Un atelier de respiration demande surtout une préparation précise du lieu, du rythme et de l’accueil. Commencez par confirmer la date, la salle et le nombre de participants, puis recueillez leurs besoins avant de finaliser le programme. Le jour même, prévoyez assez de temps pour aérer la pièce, installer les tapis et tester le son. L’accueil, les consignes de sécurité et la première séance doivent s’enchaîner sans précipitation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Mettre à jour la liste des participants
6
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
7
Envoyer les informations aux participants
8
Vérifier la réservation et l’accès
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses
2 personnes
11
Inspecter l'espace et la ventilation
2 personnes
12
Rassembler le matériel
2 personnes
13
Recharger les appareils
14
Préparer les badges nominatifs
15
Imprimer les programmes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Installer les tapis et les coussins
3 personnes
19
Tester le matériel sonore
2 personnes
20
Préparer la table d'inscription
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

22
Accueillir les participants
3 personnes
23
Faire l’ouverture et donner les consignes de sécurité
2 personnes
24
Animer la première séance de respiration
2 personnes
25
Servir les boissons et en-cas de la pause
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
27
Animer la deuxième séance de respiration
2 personnes
28
Servir un repas léger
3 personnes
29
Rassembler et laver la vaisselle
2 personnes
30
Animer la session approfondie
2 personnes
31
Clôture et réponses aux questions
2 personnes
32
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

33
Rassembler les tapis et les couvertures
3 personnes
34
Remettre le mobilier en place
3 personnes
35
Laver et ranger la vaisselle
2 personnes
36
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
37
Nettoyer l’espace
3 personnes
38
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
39
Sécuriser les objets trouvés
40
Inventorier le matériel
2 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tapis de yogaqté 30
Coussins de méditationqté 30
Couverturesqté 30
Chaisesqté 8
Tablesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Enceinte portable
Tablette
Minuteurs numériquesqté 2
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2

Éclairage

Lampes à batterieqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 35
Tasses à caféqté 30
Carafes d'eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couverts de serviceqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de salleqté 4

Matériel

Badges nominatifsqté 35
Presse-papiersqté 30
Stylos à billeqté 35
Programmes imprimésqté 35
Blocs-notesqté 30

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balais à mainqté 2
Chiffons microfibresqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de participants avant les achats : comptez un tapis et un coussin par personne, puis gardez quelques chaises disponibles pour les personnes qui ne peuvent pas s’allonger au sol.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et mettez à jour la liste jusqu’à la veille. Cela évite de préparer une pause café incompatible avec certaines allergies ou habitudes alimentaires.
Bloquez au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe pour inspecter la ventilation, installer les tapis et coussins, placer les chaises et vérifier l’accès à la salle.
Envoyez le programme et les horaires quelques jours avant l’atelier, avec l’adresse, les indications d’accès et ce que les participants doivent prévoir. Imprimez aussi quelques exemplaires pour l’accueil.
Testez l’enceinte, les minuteurs et les rallonges avant l’ouverture. Gardez les appareils chargés et préparez la table d’inscription avec badges, presse-papiers et stylos pour réduire l’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier de respiration ?: Prévoyez environ 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce créneau couvre la ventilation de la salle, l’installation des tapis et des chaises, le test du son et la préparation de l’accueil.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le programme, les horaires et les informations d’accès 3 à 5 jours avant l’atelier. Renvoyez un rappel la veille si la salle est difficile à trouver ou si les participants doivent apporter un équipement particulier.
Combien de tapis faut-il pour un atelier de respiration ?: Prévoyez un tapis par participant inscrit, plus 2 ou 3 tapis de réserve pour remplacer un tapis oublié ou humide. Ajoutez un coussin et une couverture par personne si la séance comporte une phase allongée.
Que prévoir pour la pause d’un atelier de respiration ?: Pour une pause de 15 à 20 minutes, prévoyez une boisson chaude ou de l’eau pour chaque participant, ainsi qu’une petite portion d’en-cas par personne. Préparez le café et le thé avant l’accueil afin de ne pas interrompre la séance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.