Zo organiseer je een aangepast sporttoernooi

Begin met de sportlocatie, het wedstrijdformat en de sportonderdelen. Die keuzes bepalen hoeveel teams, scheidsrechters, vrijwilligers en materialen je nodig hebt. Verzamel bij de aanmelding ook dieetwensen en ondersteuningsbehoeften, zodat je niet pas op de wedstrijddag oplossingen hoeft te zoeken. Werk daarna via de teamindeling naar het wedstrijdschema en controleer ruim vooraf de route, toiletten, velden en sportmaterialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sportlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Sportonderdelen bepalen
2 personen
4
Deelnemersformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Ondersteuningsbehoeften verzamelen
2 personen
9
Teamindeling maken
2 personen
10
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
11
Scheidsrechters inplannen
12
Vrijwilligers inplannen
2 personen
13
Vervoer en parkeren afstemmen
14
Toegankelijke route controleren
2 personen
15
Toiletvoorzieningen controleren
16
Sportmateriaal reserveren
17
Prijzen en medailles bestellen
18
Draaiboek afdrukken
19
Teamindeling bevestigen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Sportmateriaal controleren
3 personen
22
Deelnemersmappen vullen
2 personen
23
Accu's en batterijen laden

Event

24
Velden uitzetten
4 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Toegankelijke doorgangen vrijmaken
2 personen
27
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
3 personen
28
Scoretafels inrichten
2 personen
29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Vrijwilligers instrueren
3 personen
34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Startinformatie uitdelen
2 personen
36
Warming-up begeleiden
2 personen
37
Openingsuitleg geven
2 personen
38
Wedstrijden begeleiden
8 personen
39
Scores registreren
4 personen
40
Deelnemers naar velden begeleiden
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Fruit en snacks serveren
3 personen
43
Tussenstanden ophangen
2 personen
44
Pauzeplek netjes houden
2 personen
45
Finales begeleiden
6 personen
46
Prijzen klaarzetten
2 personen
47
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
48
Avondmaaltijd serveren
4 personen
49
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

50
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
51
Scoreborden en markeringen verwijderen
3 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Catering opruimen
3 personen
55
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
56
Zaal en kleedruimtes schoonmaken
4 personen
57
Geleend materiaal retourneren
2 personen
58
Overgebleven eten opslaan
2 personen
59
Deelnemersbedankingen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Bankenaantal 6
Partytentenaantal 2
Pauzestoelenaantal 12

Sportmateriaal

Sportrolstoelenaantal 8
Bocciasetsaantal 4
Zachte sportballenaantal 20
Goalballenaantal 8
Volleybalnettenaantal 2
Sporthesjesaantal 80
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 60
Lage hindernissenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Startnummersaantal 80
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 10
Scorebordenaantal 6
Scoreblokkenaantal 12
Kleedmattenaantal 8
Sporthellingenaantal 2
Balpompenaantal 4
Reserveballenaantal 12
Medaillelintenaantal 80

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 12
Portofoonsaantal 8
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkannenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Bannersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Prijzentafelkleedaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Desinfectiedispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal bijvoorbeeld het aantal teams, de speelduur en pauzes; daarmee kun je inschrijvingen en de capaciteit van de locatie op elkaar afstemmen.
Vraag in het deelnemersformulier niet alleen naam en contactgegevens, maar ook dieetwensen en ondersteuningsbehoeften. Controleer deze gegevens zodra de aanmeldingen binnen zijn, zodat teamindeling, vervoer en begeleiding nog aangepast kunnen worden.
Plan scheidsrechters en vrijwilligers per onderdeel en per tijdsblok. Houd op de wedstrijddag daarnaast een kleine reservebezetting achter de hand voor uitval of een uitlopende wedstrijd.
Controleer toegankelijkheid minstens één keer vóór de wedstrijddag op locatie. Loop de route vanaf parkeren of vervoer naar de velden, toiletten en pauzeplek na en test of sportrolstoelen, sporthellingen en kleedmatten bruikbaar liggen.
Maak het draaiboek definitief nadat teamindeling en wedstrijdschema zijn bevestigd. Druk het af en leg deelnemersmappen, scoreblokken, startnummers, fluitjes en opgeladen accu’s en batterijen uiterlijk de dag ervoor klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aangepast sporttoernooi organiseren?: Reserveer de sportlocatie en leg het format bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je nog 3 tot 4 weken hebt voor aanmeldingen, teamindeling en het wedstrijdschema.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een aangepast sporttoernooi?: Begin met het aantal teams, de beschikbare velden en de speelduur per wedstrijd. Plan daarna pauzes en wisseltijd en houd minimaal 10 minuten speling per ronde voor uitleg, verplaatsing of een uitlopende wedstrijd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een aangepast sporttoernooi?: Reken minimaal één begeleider of vrijwilliger per speelveld en plan daarnaast mensen voor ontvangst, score, materiaal en vervoer. Bij vier velden kom je daardoor vaak uit op minstens 8 tot 10 vrijwilligers, afhankelijk van de ondersteuningsbehoeften.
Wanneer controleer je de toegankelijkheid van de sportlocatie?: Doe een eerste controle bij de reservering en een tweede ronde uiterlijk 1 week voor het toernooi. Controleer dan opnieuw de route, toiletten, ondergrond, doorgangen en de plaats van sporthellingen, kleedmatten en ander ondersteunend materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.