Organiser un tournoi sportif adapté, étape par étape

Commencez par réserver un lieu réellement accessible, puis fixez le format de la compétition et les épreuves avant d’ouvrir les inscriptions. Le formulaire doit recueillir les besoins de soutien, les informations alimentaires et les contraintes de transport. Après les inscriptions, composez les équipes, établissez un programme précis et attribuez chaque rôle aux arbitres et bénévoles. Gardez enfin du temps pour tester le matériel, baliser les espaces et vérifier les installations avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu sportif
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Définir les épreuves sportives
2 personnes
4
Créer le formulaire des participants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recueillir les besoins de soutien
2 personnes
9
Établir la répartition des équipes
2 personnes
10
Établir le programme de la compétition
2 personnes
11
Planifier les arbitres
12
Planifier les bénévoles
2 personnes
13
Coordonner le transport et le stationnement
14
Vérifier le parcours accessible
2 personnes
15
Vérifier les installations sanitaires
16
Réserver le matériel sportif
17
Commander les prix et médailles
18
Imprimer le déroulé
19
Confirmer la répartition des équipes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
22
Remplir les dossiers des participants
2 personnes
23
Charger les batteries et piles

Événement

24
Délimiter les espaces
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Dégager les passages accessibles
2 personnes
27
Installer le matériel de compétition
3 personnes
28
Installer les tables de score
2 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Monter le buffet traiteur
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Briefer les bénévoles
3 personnes
34
Accueillir les participants
4 personnes
35
Distribuer les infos de départ
2 personnes
36
Animer l'échauffement
2 personnes
37
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
38
Encadrer les matchs
8 personnes
39
Enregistrer les scores
4 personnes
40
Accompagner les participants vers les terrains
4 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
43
Afficher les classements intermédiaires
2 personnes
44
Garder l’espace de pause en ordre
2 personnes
45
Encadrer les finales
6 personnes
46
Préparer les prix
2 personnes
47
Assurer la remise des prix
3 personnes
48
Servir le dîner
4 personnes
49
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

50
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
51
Retirer les tableaux de score et les marquages
3 personnes
52
Faire la vaisselle
3 personnes
53
Rassembler les déchets
3 personnes
54
Ranger le service traiteur
3 personnes
55
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
56
Nettoyer la salle et les vestiaires
4 personnes
57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
58
Stocker les restes
2 personnes
59
Envoyer les remerciements aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Bancsqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Chaises de pauseqté 12

Matériel de sport

Fauteuils roulants de sportqté 8
Sets de bocciaqté 4
Ballons de sport souplesqté 20
Ballons de goalballqté 8
Filets de volley-ballqté 2
Chasubles sportivesqté 80
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 60
Obstacles basqté 12
Ruban de balisageqté 4
Numéros de départqté 80
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 10
Panneaux de scoreqté 6
Feuilles de scoreqté 12
Tapis de changeqté 8
Ramps sportivesqté 2
Pompes à ballonsqté 4
Ballons de rechangeqté 12
Rubans de médailleqté 80

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 12
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Carafes d’eauqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Bannièresqté 6
Ballonsqté 100
Nappe pour table des prixqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Distributeurs de désinfectantqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance et vérifiez sur place le parcours accessible, les sanitaires, les zones de repos et l’espace nécessaire aux fauteuils roulants de sport.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant le tournoi afin d’établir les équipes, les feuilles de score, les numéros de départ et les besoins d’accompagnement sans travailler dans l’urgence.
Prévoyez un bénévole référent par zone et un arbitre par épreuve. Confirmez leurs horaires au moins 7 jours avant, avec une personne de remplacement pour les absences de dernière minute.
Testez chaque set de boccia, ballon, rampe, chronomètre, sifflet et panneau de score la veille. Chargez aussi les batteries et piles, et gardez des ballons de rechange à portée de main.
Construisez le programme avec des pauses annoncées et un temps tampon d’au moins 15 minutes toutes les deux ou trois épreuves. Imprimez le déroulé et la répartition des équipes pour éviter que les informations reposent uniquement sur le microphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi sportif adapté ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer l’accessibilité, recueillir les inscriptions et commander les médailles sans précipitation.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au tournoi ?: Clôturez-les 10 à 14 jours avant la date du tournoi. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipes, traiter les besoins de soutien et finaliser le programme.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un tournoi adapté ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole référent par zone et 1 personne pour l’accueil et l’orientation. Ajoutez 1 remplaçant pour 4 à 6 bénévoles afin de couvrir les pauses ou les absences.
Quand vérifier le matériel sportif et les installations ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis un test complet la veille. Contrôlez notamment les rampes, fauteuils, ballons, filets, chronomètres, systèmes audio, rallonges et multiprises.

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