Zo organiseer je een 50 kilometerloop

Begin niet met startnummers of boodschappen, maar met het parcours en de start- en finishlocatie. Een 50 kilometerloop vraagt om een route die je kunt beveiligen, meerdere verzorgingsposten en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en inschrijvingen, zodat je weet hoeveel deelnemers en materialen nodig zijn. In de laatste week controleer je de route opnieuw, maak je startpakketten en leg je per post klaar wat daar nodig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parcours definitief uitzetten
2 personen
2
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Verkeersmaatregelen uitwerken
2 personen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
11
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Startnummers bestellen
14
Medaillelinten bestellen
15
Parcours en kruisingen controleren
3 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Startpakketten samenstellen
4 personen
19
Routeborden sorteren
2 personen

Event

20
Koelboxen vullen
3 personen
21
Startboog opbouwen
3 personen
22
Inschrijftafels opstellen
3 personen
23
Tafels voor verzorgingsposten plaatsen
4 personen
24
Finishvak afzetten
3 personen
25
Routepijlen plaatsen
6 personen
26
Kilometerbordjes plaatsen
3 personen
27
Verzorgingsposten inrichten
8 personen
28
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
29
Startnummers klaarleggen
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
3 personen
31
Deelnemers aanmelden
4 personen
32
Startpakketten uitdelen
4 personen
33
Bagage innemen
2 personen
34
Briefing voor deelnemers geven
2 personen
35
Startschot geven
2 personen
36
Verzorgingsposten bemannen
16 personen
37
Dranken bijvullen
6 personen
38
Voeding uitdelen
8 personen
39
Kruisingen beveiligen
10 personen
40
Tussentijden registreren
3 personen
41
Finishers registreren
3 personen
42
Medailles uitdelen
3 personen
43
Finishers eten en drinken geven
5 personen
44
Bagage teruggeven
3 personen
45
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
46
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

47
Routeborden verzamelen
6 personen
48
Start- en finishgebied afbreken
6 personen
49
Afval opruimen
6 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Materialen schoonmaken
4 personen
52
Voorraad tellen
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Uitslagen publiceren
2 personen
55
Deelnemersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 130
Veiligheidsspeldenaantal 300
Medaillelintenaantal 120
Routepijlenaantal 100
Kilometerbordjesaantal 50
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 30
Pionnenaantal 40
Startboog
Finishklok
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 12
Fluitjesaantal 15
Hesjesaantal 25
Bagagelabelsaantal 130
Bagagenettenaantal 2
Drinkrugzakkenaantal 4

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele ledlampenaantal 8
Kassa
Printer
Laptopsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Kommetjesaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 20
Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6
Isolerende handschoenenaantal 6

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekrolhoudersaantal 8
Emmersaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Zet het parcours eerst definitief uit en controleer alle kruisingen opnieuw voordat je routepijlen, kilometerbordjes en verkeerskegels plaatst. Een kleine routewijziging op het laatste moment zorgt snel voor verkeerd gesorteerde borden en onduidelijke instructies.
Maak per verzorgingspost een eigen indeling met tafel, koelbox, afvalbak en aangewezen vrijwilligers. Noteer ook wie de post opent, wie bijvult en wie opruimt; zonder die verdeling blijft er op de wedstrijddag vaak niemand verantwoordelijk.
Plan vrijwilligers niet alleen bij de start en finish. Verdeel ze ook over kruisingen, verzorgingsposten, bagage en routecontrole en geef hen vooraf een hesje, portofoon of telefoonnummer en een aankomsttijd.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de loop. Vermeld daarin het startuur, de bereikbaarheid, waar startnummers en bagage worden afgegeven, de verzorgingsposten en wat er gebeurt bij slecht weer.
Bouw de startboog, inschrijftafels en het finishvak op volgens een vaste looproute voor deelnemers. Test de finishklok, stopwatches, megafoon en verlichting vóór de eerste deelnemer arriveert en laad powerbanks en portofoons volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 50 kilometerloop organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met het parcours, de start- en finishlocatie en vergunningen. Open de inschrijving pas zodra route, datum en veiligheidsmaatregelen voldoende vaststaan.
Hoeveel verzorgingsposten heb je nodig bij 50 kilometer?: Plan meestal 5 tot 7 verzorgingsposten, afhankelijk van het terrein, het weer en de mogelijkheden langs de route. Zorg dat deelnemers ongeveer elke 7 tot 10 kilometer iets kunnen drinken of eten.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een 50 kilometerloop?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per kruising, 2 tot 4 per verzorgingspost en extra mensen voor start, finish, inschrijving en bagage. Voor een route met meerdere verkeerspunten kom je al snel op 25 tot 40 vrijwilligers.
Wanneer moet ik routeborden en verkeersmaatregelen plaatsen?: Plaats routepijlen en kilometerbordjes op de wedstrijddag of maximaal 1 dag eerder als ze veilig kunnen blijven staan. Controleer de volledige route nog één keer 1 tot 2 uur voor de start, vooral bij kruisingen en tijdelijke afzettingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.