Zo organiseer je een 5 kilometerloop

Begin niet met promotie, maar met de route en de beschikbare start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, verkeersbegeleiding en tijdregistratie, want die bepalen hoeveel deelnemers je veilig kunt ontvangen. Zodra de basis vaststaat, publiceer je het aanmeldformulier en plan je vrijwilligers voor kruispunten, registratie en finish. In de laatste week controleer je deelnemersgegevens, startnummers, routepijlen, communicatie en weersmaatregelen. Zo voorkom je dat een ontbrekende afzetting of onduidelijke route op de wedstrijddag alles vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route definitief uitzetten
2 personen
2
Vergunningen en meldingen indienen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verkeersbegeleiding reserveren
5
Tijdregistratie reserveren
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale promotie plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers inplannen
2 personen
12
Verkeersplan uitwerken
2 personen
13
Startnummers ontwerpen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Startnummers printen
2 personen
16
Routebeschrijving versturen
17
Vrijwilligersbriefing versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Startnummers sorteren
3 personen
22
Routepijlen voorbereiden
2 personen
23
Catering koelen
2 personen
24
Telefoons en portofoons opladen
25
Weersmaatregelen bepalen
2 personen

Event

26
Locatie openen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
30
Routepijlen plaatsen
6 personen
31
Verkeersborden plaatsen
4 personen
32
Waterpost inrichten
3 personen
33
Inschrijftafel inrichten
3 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Tijdregistratie testen
2 personen
36
Vrijwilligers briefen
2 personen
37
Deelnemers aanmelden
4 personen
38
Startnummers uitdelen
3 personen
39
Kleedruimte aanwijzen
40
Warming-up begeleiden
2 personen
41
Deelnemers naar startvak sturen
4 personen
42
Startschot geven
2 personen
43
Routepost bemannen
8 personen
44
Water uitdelen
4 personen
45
Finishers verwelkomen
4 personen
46
Tijdregistratie verwerken
2 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
52
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
53
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
54
Route controleren
2 personen

Nazorg

55
Routepijlen verwijderen
4 personen
56
Verkeersborden verwijderen
3 personen
57
Partytenten afbreken
6 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Geluidsinstallatie inpakken
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Afval afvoeren
2 personen
63
Materialen terugbrengen
3 personen
64
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen
65
Uitslagen publiceren
66
Bedankbericht versturen
67
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Kleedkamerschermenaantal 4

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Routepijlenaantal 45
Startnummersaantal 180
Startnummerbandjesaantal 180
Waterbekersaantal 500
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 6
Klapbordenaantal 12
Medaillelintenaantal 180
Medaillesaantal 180
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
Markeerstiftenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 6

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Deelnemerslijstenaantal 6
Routekaartenaantal 12
Pennenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Hesjes verkeersbegeleidersaantal 12
Handschoenenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de route eerst definitief uit en controleer de volledige 5 kilometer lopend of fietsend. Noteer kruispunten, smalle passages en plekken waar routepijlen, verkeerskegels of afzetlint nodig zijn.
Dien vergunningen en meldingen ruim vóór de wedstrijddag in en reserveer verkeersbegeleiders zodra de route vaststaat. Plan per kruispunt een verantwoordelijke en geef iedere begeleider een hesje en duidelijke instructies.
Reserveer tijdregistratie en test de werkwijze met de deelnemerslijst voordat je startnummers print. Sorteer de nummers op volgorde of alfabetisch en houd een aparte oplossing klaar voor late inschrijvingen.
Plan vrijwilligers met reservecapaciteit: bij een 5 kilometerloop heb je naast routeposten ook mensen nodig voor startnummeruitgifte, water, finish en EHBO. Verstuur de briefing uiterlijk 2 dagen vooraf en laad telefoons en portofoons de avond ervoor op.
Maak twee draaiboeken voor het weer. Controleer de verwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start, zodat je op tijd beslist over extra water, schaduw, tenten, kleding of een aangepaste inrichting van start en finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 5 kilometerloop organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met route, locatie, vergunningen en verkeersbegeleiding. Reserveer tijdregistratie en materiaal uiterlijk 8 weken vooraf; de laatste week gebruik je voor controle en voorbereiding.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 5 kilometerloop?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per bemand kruispunt, plus 2 tot 4 mensen voor registratie, water, finish en materiaal. Plan daarnaast 2 reservevrijwilligers, omdat uitval op de wedstrijddag anders direct een routepost raakt.
Hoeveel water heb je nodig voor een 5 kilometerloop?: Plan minimaal 1 waterbekertje per deelnemer bij de finish en extra voorraad voor warm weer. Bij 100 deelnemers betekent dat ten minste 100 bekers; leg daarnaast een reserve van ongeveer 20 procent klaar.
Wanneer verstuur je de routebeschrijving en deelnemersinformatie?: Stuur de routebeschrijving, starttijd, locatie en praktische instructies uiterlijk 5 dagen voor de loop. Verstuur 1 dag vooraf alleen nog een korte update over weer, parkeren, wijzigingen en het ophalen van startnummers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.