Organiser une course de 5 kilomètres, étape par étape

Pour organiser une course de 5 kilomètres, commencez par verrouiller le parcours et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite les espaces de départ et d’arrivée, le chronométrage et la régulation de la circulation. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, préparer les dossards et transmettre les consignes d’accès. Le jour J, le balisage, les communications radio et le dispositif de sécurité doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir définitivement l’itinéraire
2 personnes
2
Déposer les autorisations et déclarations
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Réserver la régulation de la circulation
5
Réserver le chronométrage
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Planifier les bénévoles
2 personnes
12
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
13
Concevoir les dossards
14
Vérifier la liste des participants
2 personnes
15
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
16
Envoyer les indications d'accès
17
Envoyer le briefing des bénévoles
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer le matériel
3 personnes
21
Trier les dossards
3 personnes
22
Préparer les flèches de direction
2 personnes
23
Refroidir le catering
2 personnes
24
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
25
Définir les mesures météorologiques
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
30
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
31
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
32
Aménager le point d’eau
3 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
35
Tester le chronométrage
2 personnes
36
Briefing des bénévoles
2 personnes
37
Inscrire les participants
4 personnes
38
Distribuer les dossards
3 personnes
39
Désigner l’espace de change
40
Animer l'échauffement
2 personnes
41
Diriger les participants vers le sas de départ
4 personnes
42
Donner le coup d’envoi
2 personnes
43
Tenir le poste de route
8 personnes
44
Distribuer de l'eau
4 personnes
45
Accueillir les finishers
4 personnes
46
Traiter le pointage du temps
2 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Animer la remise des prix
3 personnes
52
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
53
Répondre aux questions des participants
2 personnes
54
Vérifier l'itinéraire
2 personnes

Suivi

55
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
56
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
57
Démonter les tentes de fête
6 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Emballer l’installation sonore
2 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Évacuer les déchets
2 personnes
63
Rapporter le matériel
3 personnes
64
Retourner le matériel de circulation
2 personnes
65
Publier les résultats
66
Envoyer un message de remerciement
67
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Paravents de vestiaireqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 45
Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Gobelets d'eauqté 500
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Chevaletsqté 12
Rubans de médailleqté 180
Médaillesqté 180
Chronomètresqté 4
Mètre ruban
Marqueursqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Téléphones portablesqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Listes de participantsqté 6
Cartes d'itinéraireqté 12
Stylosqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets des agents de circulationqté 12
Gantsqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Définissez définitivement le parcours avant de publier le formulaire d’inscription. Vérifiez les croisements, les points de circulation et le temps nécessaire pour installer les flèches, les cônes et le ruban de balisage.
Déposez les autorisations et déclarations dès que l’itinéraire est arrêté. Prévoyez plusieurs semaines de marge afin de pouvoir modifier le plan de circulation ou la régulation si une demande est refusée.
Réservez le chronométrage, le lieu de départ et d’arrivée ainsi que les agents de circulation avant la promotion de la course. Sans ces confirmations, vous risquez d’inscrire des coureurs alors que l’organisation opérationnelle n’est pas complète.
Attribuez chaque poste bénévole et envoyez un briefing écrit avant la course. Ajoutez les cartes d’itinéraire, les numéros de téléphone utiles et l’emplacement des trousses de premiers secours; un simple message le matin même arrive souvent trop tard.
La veille, triez les dossards, préparez les flèches et rechargez les téléphones et talkies-walkies. Consultez les prévisions météo et définissez à l’avance les mesures à prendre en cas de pluie, de chaleur ou de vent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 5 kilomètres ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course avec circulation à réguler et autorisations à obtenir. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, le chronométrage, les bénévoles et les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de 5 kilomètres ?: Ouvrez-les une fois le parcours, le départ, l’arrivée et le chronométrage confirmés, idéalement 4 à 8 semaines avant l’épreuve. Vous pourrez alors communiquer des indications d’accès fiables et traiter les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour 5 kilomètres ?: Le nombre dépend des croisements et des points de ravitaillement, mais prévoyez au minimum une personne par point à sécuriser, plus une équipe pour l’accueil, les dossards et l’arrivée. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant la course.
Que préparer la veille d’une course de 5 kilomètres ?: Triez les dossards, vérifiez la liste des participants, préparez le balisage, refroidissez le catering et rechargez les moyens de communication. Consultez aussi la météo et confirmez les consignes aux bénévoles avant la fin de la journée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.