Zo organiseer je een 24-uursloop zonder gaten in het plan

Een 24-uursloop organiseren begint niet bij de startboog, maar bij een veilig parcours, een passende locatie en duidelijke afspraken voor de nacht. Leg eerst vergunningen, verzekering en route vast; open daarna de inschrijving en deel de organisatie op in vrijwilligersdiensten. Plan vervolgens de materialen, catering en verlichting per tijdsblok. Vooral de overdracht tussen ploegen, rondetelling en stroomvoorziening worden vaak te laat geregeld. Met een vaste opbouwvolgorde houd je overzicht van de eerste voorbereiding tot de laatste loper.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Parcours vastleggen
3 personen
3
Benodigde vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Reserveringen maken
6
Inschrijfformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Wedstrijdinformatie publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Startnummers bestellen
14
Routecontrole uitvoeren
3 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Startnummers sorteren
2 personen
18
Inschrijvingen voorbereiden
2 personen
19
Routebordjes maken
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
4 personen
21
Parcours uitzetten
5 personen
22
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
23
Partytenten opbouwen
5 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Verlichting ophangen
3 personen
26
Stroomvoorziening testen
2 personen
27
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
28
Catering opstellen
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
EHBO-tafel inrichten
2 personen
31
Startnummers klaarleggen
2 personen
32
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

33
Deelnemers aanmelden
4 personen
34
Startgebied controleren
3 personen
35
Deelnemers instrueren
2 personen
36
24-uursloop starten
4 personen
37
Rondes registreren
3 personen
38
Waterpost bemannen
2 personen
39
Eten serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Afvalbakken legen
2 personen
42
Nachtpost inrichten
3 personen
43
Nachtverlichting controleren
2 personen
44
Nachtploeg aflossen
2 personen
45
Rondes registreren in de nacht
3 personen
46
Nachtmaaltijd serveren
2 personen
47
Warme dranken serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen in de nacht
2 personen
49
Ochtendmaaltijd serveren
3 personen
50
Rondes registreren in de ochtend
3 personen
51
Waterpost blijven bemannen
2 personen
52
Finishgebied voorbereiden
3 personen
53
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
54
Loop officieel beëindigen
4 personen
55
Rondentotalen controleren
3 personen
56
Deelnemers bedanken
2 personen

Nazorg

57
Parcoursmaterialen verwijderen
5 personen
58
Tenten afbreken
5 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Materialen controleren
2 personen
64
Materialen terugbrengen
3 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Uitslagen publiceren
67
Deelnemersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Biertafelsetsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
LED-lichtslingersaantal 4
Hoofdlampenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 80
Startnummerbandenaantal 80
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 30
Kilometermarkeringenaantal 10
Klembordenaantal 6
Rondetelfichesaantal 500
Veiligheidshesjesaantal 20
Parcourskaartenaantal 30
Start- en finishboog
Reservevetersaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 6
Toiletpapierrollenaantal 24
Keukenpapierrollenaantal 12

Eerste hulp

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 4
Koude kompressenaantal 12
Sporttapeaantal 8
Blisterpleistersaantal 4
Reddingsdekensaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vast vóór je de inschrijving opent. Noteer de exacte afstand, controlepunten en plekken voor routepijlen, verkeerskegels en kilometermarkeringen; voer daarna minstens één volledige routecontrole uit.
Maak vrijwilligersdiensten van maximaal 4 uur en plan per dienst een verantwoordelijke. Zorg dat de volgende ploeg minstens 15 minuten vóór de overdracht aanwezig is, zodat rondetelfiches, portofoons en veiligheidsvesten worden overgenomen.
Plan de nacht als een apart evenement. Hang LED-bouwlampen en lichtslingers op vóór het donker wordt, leg hoofdlampen klaar en test verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks voordat de eerste ronde start.
Bereid startnummers en inschrijvingen uiterlijk de dag vóór de loop voor. Sorteer startnummers op deelnemers of team en leg klemborden, startnummerbanden en parcourskaarten per registratiepunt klaar.
Maak een weers- en bevoorradingsbesluit met een vast tijdstip, bijvoorbeeld 24 uur voor de start. Controleer dan de weersverwachting, koelboxen, herbruikbare bekers en extra droge opslag onder de partytenten; spullen die je pas tijdens de loop mist, zijn lastig aan te vullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 24-uursloop organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Regel in de eerste maand de locatie, het parcours, vergunningen en verzekering; open daarna pas de inschrijving en werf vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 24-uursloop?: Reken per gelijktijdige dienst op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor registratie of rondetelling en extra vrijwilligers voor routebewaking en verzorging. Bij diensten van 4 uur heb je voor een doorlopende bezetting minstens 6 wisselploegen nodig, exclusief opbouw en afbouw.
Wanneer zet je het parcours uit voor een 24-uursloop?: Zet het parcours op de dag zelf 2 tot 4 uur vóór de start uit. Controleer daarna alle routepijlen, afzettingen, verkeerskegels en kilometermarkeringen lopend, zodat je nog tijd hebt om fouten te herstellen.
Hoe regel je verlichting voor een 24-uursloop?: Test alle verlichting uiterlijk op de avond vóór het evenement en hang de vaste verlichting vóór zonsondergang op. Voorzie donkere stukken van LED-bouwlampen of lichtslingers en leg hoofdlampen en opgeladen powerbanks bij het centrale materiaalpunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.