Zo organiseer je een 10-jarig jubileum

Begin ongeveer acht tot twaalf weken vooraf met de gastenlijst, locatie en gewenste opzet van het programma. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen te verwerken. Leg catering, sprekers, presentatie en muziek vroeg vast; vooral techniek en muziekrechten worden vaak te laat gecontroleerd. Werk in de laatste week met een draaiboek voor boodschappen, taart, dranken, opbouw en een controle van de ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Locatie reserveren
8
Cateringafspraken vastleggen
9
Muziek afspeellijst maken
10
Programma uitwerken
2 personen
11
Sprekers bevestigen
12
Presentatie voorbereiden
2 personen
13
Foto’s verzamelen
2 personen
14
Muziekrechten controleren
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Taart ophalen
20
Locatie controleren
2 personen
21
Ruimte schoonmaken
3 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Buffet inrichten
3 personen
25
Drankenbar inrichten
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Licht testen
2 personen
28
Geluidsinstallatie testen
2 personen
29
Presentatie testen
2 personen
30
Naamkaartjes klaarleggen
31
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
32
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

33
Gasten verwelkomen
3 personen
34
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
35
Aanmeldingen registreren
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Jubileumprogramma presenteren
2 personen
39
Buffet openen
3 personen
40
Buffet aanvullen
3 personen
41
Taart aansnijden
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Muziek verzorgen
44
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Buffet opruimen
3 personen
48
Meubilair afbreken
4 personen
49
Versiering verwijderen
3 personen
50
Ruimte schoonmaken
3 personen
51
Apparatuur inpakken
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Restanten opbergen
2 personen
54
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberek

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Jubileumbanner
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Fotolijstjesaantal 10
Plakgumaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartmes
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweil en trekkeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma vóór je de catering definitief maakt. Reserveer tijd voor ontvangst, een presentatie, sprekers en het fotomoment, en houd per onderdeel 5 tot 10 minuten speling aan.
Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het jubileum. Gebruik die einddatum om dieetwensen, aantallen en bevestigingen af te ronden.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon minimaal 3 dagen vooraf samen. Controleer ook of de presentatie goed opent en of de muziekrechten voor de gekozen afspeellijst geregeld zijn.
Maak de indeling van de ruimte op papier voordat je tafels en stoelen plaatst. Reserveer aparte plekken voor buffet, drankenbar, garderobe en presentatie, zodat gasten elkaar niet kruisen tijdens het programma.
Doe bederfelijke boodschappen en bereid hapjes zo laat mogelijk, maar regel taart en gekoelde dranken vooraf. Controleer op de dag zelf eerst de ruimte, daarna de opstelling, het buffet en de techniek voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 10-jarig jubileum organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en het programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de datum en rond aanmeldingen en dieetwensen 2 weken vooraf af.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een 10-jarig jubileum?: Verstuur ze bij voorkeur 6 weken vooraf. Geef gasten ongeveer 4 weken om te reageren en plan daarna nog 2 weken voor bevestigingen, catering en de definitieve indeling.
Wat regel je als eerste voor een jubileumfeest?: Start met de gastenlijst, de locatie en de gewenste opzet van het programma. Leg daarna catering en eventuele sprekers vast; techniek, muziek en decoratie kun je op basis daarvan concreet plannen.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een jubileumpresentatie?: Test alle apparatuur minimaal 3 dagen vooraf en doe op de dag zelf nog een korte controle. Neem de presentatie op minstens 2 plekken mee en wijs één persoon aan die tijdens het programma laptop, beamer en microfoon beheert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.