Zo organiseer je een 1-uursloop zonder last-minute chaos

Begin ongeveer acht weken vooraf met datum, locatie en route. Controleer daarna veiligheid, vergunningen, verzekering en het maximumaantal deelnemers voordat je inschrijvingen opent. Plan vrijwilligers niet alleen voor de start en finish, maar ook voor routeposten en het keerpunt. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, startnummers, weersverwachting en een complete materiaalcontrole. Zo blijft op de dag zelf genoeg tijd over om de start- en finishzone rustig op te bouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Route bepalen en uitwerken
3 personen
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Vergunningen en meldingen controleren
6
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
7
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Taken onder vrijwilligers verdelen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Startnummers toewijzen
2 personen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Vrijwilligersinstructies versturen
18
Startnummers en routekaarten printen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Route en draaiboek klaarleggen
2 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Start- en finishzone afzetten
4 personen
25
Tafels en tenten opstellen
4 personen
26
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
27
Routepijlen en waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
28
Kilometer- en keerpuntborden plaatsen
3 personen
29
Waterpost inrichten
3 personen
30
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
31
Tijdregistratie testen
2 personen
32
Vrijwilligers instrueren
4 personen
33
Deelnemers ontvangen
4 personen
34
Startnummers uitdelen
3 personen
35
Startvak indelen
2 personen
36
Warming-up begeleiden
2 personen
37
Startsein geven
2 personen
38
Routepost bemannen
6 personen
39
Tijd en rondes registreren
3 personen
40
Water en sportdrank serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Deelnemers opvangen bij finish
4 personen
43
Uitslagen controleren
2 personen
44
Hersteldrank en fruit serveren
3 personen
45
Prijzen en herinneringen uitdelen
2 personen
46
Deelnemers informeren over uitslag

Nazorg

47
Afval inzamelen
4 personen
48
Routeborden en linten verwijderen
4 personen
49
Tafels en tenten afbreken
4 personen
50
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Materialen tellen en inpakken
3 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen
54
Afval afvoeren
2 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Uitslag en bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Veiligheidsspeldenaantal 240
Routepijlenaantal 30
Kilometerbordenaantal 10
Keerpuntbord
Start- en finishboog
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 30
Telfichesaantal 300
Medaillelintenaantal 120

Apparatuur

Stopwatchesaantal 4
Megafon
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4

Keuken

Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Start- en finishdoekenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 12
Afvalgrijperaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal twee keer: eerst op afstand en obstakels, daarna op de praktische uitvoering met routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels en afzetlint. Leg ook vast wie elk routepunt bewaakt en hoe die persoon de organisatie bereikt.
Open de inschrijving pas nadat de deelnemerslimiet, bereikbaarheid en eventuele vergunningen of meldingen zijn gecontroleerd. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf, inclusief starttijd, route, parkeren, startnummer en wat ze zelf moeten meenemen.
Maak voor vrijwilligers een korte indeling met tijden en locaties. Laat de eerste ploeg minstens 60 minuten voor de start aanwezig zijn voor het afzetten van de zone, het plaatsen van de start- en finishboog en het klaarzetten van tafels en tenten.
Tel startnummers, veiligheidsspelden, routepijlen, kilometerborden en medaillelinten afzonderlijk. Neem minstens 10 procent reserve mee boven het verwachte aantal deelnemers; ontbrekende startnummers of spelden los je op de dag zelf lastig op.
Plan de laatste weerscheck 24 uur vooraf en wijs één persoon aan die beslist over extra drinkpunten, tenten of een aangepaste opstelling. Test stopwatches, megafon, powerbanks en eventuele verlengsnoeren voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 1-uursloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 weken vooraf. Dan heb je tijd voor routecontrole, vergunningen of meldingen, inschrijvingen en het werven van vrijwilligers. Plan de definitieve materiaalcontrole in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 1-uursloop?: Reken op minimaal 1 coördinator, 2 mensen bij start en finish en 1 vrijwilliger per belangrijk routepunt of keerpunt. Voor een route met 4 posten heb je dus al ongeveer 8 mensen nodig, exclusief vervanging en opbouw.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een 1-uursloop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 dagen voor de loop. Verstuur een korte update opnieuw 24 uur vooraf met de weersverwachting, starttijd, locatie en eventuele wijzigingen in de route of bereikbaarheid.
Hoeveel reserve materiaal moet je meenemen naar een 1-uursloop?: Neem voor verbruiks- en deelnemersmateriaal ongeveer 10 procent reserve mee boven het verwachte deelnemersaantal. Controleer daarnaast de avond ervoor alle apparatuur, stroomvoorziening, koelboxen, thermoskannen en herbruikbare bekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.