Organiser une course de 1 heure, étape par étape

Une course de 1 heure se prépare d’abord sur le parcours, pas au départ. Fixez le lieu, vérifiez les autorisations et la sécurité, puis limitez le nombre de participants avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, répartissez les rôles entre bénévoles, préparez le balisage et envoyez les consignes utiles. Le jour J, prévoyez du temps pour installer les tables, contrôler les numéros et vérifier chaque zone avant l’arrivée des coureurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Faire les réservations
3
Définir et élaborer l’itinéraire
3 personnes
4
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
6
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
7
Définir la limite de participants
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les tâches entre les bénévoles
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier la liste des participants
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
17
Envoyer les consignes aux bénévoles
18
Imprimer les numéros de départ et les cartes d’itinéraire
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Préparer l’itinéraire et le déroulé
2 personnes

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
25
Installer les tables et les tentes
4 personnes
26
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
27
Installer les flèches d’itinéraire et les panneaux d’avertissement
4 personnes
28
Installer les panneaux de kilométrage et de demi-tour
3 personnes
29
Aménager le point d’eau
3 personnes
30
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
31
Tester le chronométrage
2 personnes
32
Briefer les bénévoles
4 personnes
33
Accueillir les participants
4 personnes
34
Distribuer les dossards
3 personnes
35
Aménager la zone de départ
2 personnes
36
Animer l'échauffement
2 personnes
37
Donner le signal de départ
2 personnes
38
Tenir le poste de route
6 personnes
39
Enregistrer les temps et les tours
3 personnes
40
Servir de l’eau et des boissons isotoniques
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Accueillir les participants à l'arrivée
4 personnes
43
Vérifier les résultats
2 personnes
44
Servir la boisson de récupération et les fruits
3 personnes
45
Distribuer les prix et les souvenirs
2 personnes
46
Informer les participants du résultat

Suivi

47
Collecter les déchets
4 personnes
48
Retirer les panneaux d'itinéraire et les rubans
4 personnes
49
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
50
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Compter et emballer le matériel
3 personnes
53
Rassembler les objets trouvés
54
Évacuer les déchets
2 personnes
55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
56
Envoyer les résultats et un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 3
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 20
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Épingles de sûretéqté 240
Flèches de directionqté 30
Bornes kilométriquesqté 10
Panneau de demi-tour
Arche de départ et d’arrivée
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 30
Fiches de comptageqté 300
Rubans de médailleqté 120

Équipement

Chronomètresqté 4
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à café réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 4

Cuisine

Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Pains de glaceqté 12

Décoration

Tissus de départ et d’arrivéeqté 2
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Gantsqté 12
Pince à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par mesurer et valider l’itinéraire, puis repérez les points qui demandent une flèche, un cône ou un panneau de demi-tour. Faites ce contrôle assez tôt pour modifier le parcours avant l’envoi des invitations.
Fixez une limite de participants avant de publier le formulaire d’inscription. Elle doit tenir compte de la largeur du parcours, du nombre de bénévoles disponibles et de la capacité de l’accueil à l’arrivée.
Donnez à chaque bénévole une mission précise et une heure de présence. Prévoyez notamment des personnes au départ, au demi-tour, aux points sensibles et à l’arrivée, au lieu de compter sur une aide improvisée.
Envoyez aux participants les informations pratiques plusieurs jours avant la course : heure d’arrivée, emplacement du départ, numéro attribué, parcours et consignes de sécurité. Demandez aussi les besoins alimentaires avant de faire les courses.
La veille, vérifiez la météo, les batteries des chronomètres et du mégaphone, les rallonges, le balisage et les fiches de comptage. Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tentes, les tables et l’arche sans retarder les inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 1 heure ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, confirmer le parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de 1 heure ?: Ouvrez-les environ 2 à 3 semaines avant l’événement, une fois le parcours, la limite de participants et les conditions d’accueil définis. Fermez-les quelques jours avant pour vérifier la liste et préparer les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 1 heure ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 personne pour le départ et l’arrivée, puis ajoutez des postes sur les points sensibles du parcours. Pour un petit groupe, comptez généralement 4 à 6 bénévoles au total.
Quand installer le balisage du parcours ?: Installez-le le jour même, avant l’arrivée des participants, et faites un contrôle complet 30 à 60 minutes avant le départ. Vérifiez aussi le demi-tour, les bornes kilométriques et les zones où une flèche pourrait être masquée.

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