Hockeytoernooi organiseren: checklist en planning
Een hockeytoernooi organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, velden, scheidsrechters en format, daarna inschrijvingen en wedstrijdschema. In de laatste week controleer je teamindeling, deelnemersinformatie, prijzen en weersverwachting. Op de dag zelf moeten materiaal, catering, EHBO, tenten en transport klaarstaan voordat de eerste wedstrijd begint. Deze checklist helpt je voorkomen dat je pas op het veld ontdekt dat er een printer, reserveballen of extra bidons ontbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooidatum vastleggen
2 personen
Hockeyvelden reserveren
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
Toernooiformat bepalen
3 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
EHBO-contact bevestigen
Weersverwachting controleren
Wedstrijdschema afdrukken
2 personen
Teambladen afdrukken
2 personen
Naamstickers voorbereiden
2 personen
Prijzen controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Transport laden
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tent opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Doelen en netten plaatsen
4 personen
Scoretafels inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Scheidsrechtersbriefing geven
3 personen
Event
Teams registreren
4 personen
Teamcaptains instrueren
2 personen
Opening aankondigen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Wedstrijdmateriaal verplaatsen
3 personen
Waterpunten controleren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Cateringbuffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Fotomoment organiseren
2 personen
Finale begeleiden
6 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid aankondigen
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Hockeydoelen afbreken
4 personen
Velden opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugladen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Foto's delen
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Hockeydoelenaantal 4
- Doelnettenaantal 4
- Hockeyballenaantal 40
- Reservehockeysticksaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 30
- Fluitjesaantal 8
- Scorebordenaantal 4
- Stopwatchesaantal 6
- Teamhesjesaantal 40
- Waterbidonsaantal 40
- Bidonkrattenaantal 4
- Reserveballenbakkenaantal 4
- Pompaantal 2
- Pionnenzakkenaantal 4
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Kleedkamerbankenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Parasolsaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Printer
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Megafonenaantal 2
- Oplaadstationsaantal 3
- Telefoonsaantal 3
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koelwaterkannenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 80
- Dienbladenaantal 8
Decoratie
- Toernooibannersaantal 6
- Teamvlaggenaantal 12
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaarthoudersaantal 20
- Medaillesaantal 45
- Bekers voor winnaarsaantal 3
- Lintenaantal 12
- Naamstickersaantal 120
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Sponzenaantal 12
- Handvegersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de toernooidatum pas definitief vast nadat je hockeyvelden en scheidsrechters hebt gecontroleerd. Reserveer voldoende veldruimte voor het aantal wedstrijden en plan tijd tussen wedstrijden voor wissels en uitloop.
- Open het aanmeldformulier zodra het format vaststaat en sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Dan houd je tijd over om aanmeldingen, dieetwensen en de teamindeling te verwerken.
- Stuur deelnemersinformatie minimaal 3 dagen vooraf met aanvangstijd, route, teamindeling, wedstrijdschema en wat spelers zelf meenemen. Druk op de toernooidag ook wedstrijdschema’s en teambladen af; een laptop of tablet is geen vervanging voor papieren back-up.
- Controleer het sportmateriaal op de dag vóór het toernooi: doelen, doelnetten, ballen, reservehockeysticks, pionnen, fluitjes, scoreborden, stopwatches en teamhesjes. Neem een pomp en reserveballenbakken mee, zodat een lekke bal of ontbrekend materiaal geen wedstrijd stillegt.
- Plan de opbouw met een vaste volgorde: terrein inspecteren, tenten, tafels en afvalbakken plaatsen, registratie inrichten en daarna materiaal verdelen. Koel dranken vooraf, laad transport de avond ervoor en bevestig het EHBO-contact en de weersbeslissing uiterlijk de dag vóór het toernooi.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, veldreservering, scheidsrechters en het toernooiformat. Open daarna de inschrijving en houd de laatste 7 dagen vrij voor teamindeling, deelnemersinformatie en materiaalcontrole.
- Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een hockeytoernooi maken?
- Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent, maar stel het definitieve schema op nadat de inschrijving sluit. Verstuur het uiterlijk 3 dagen voor het toernooi en druk op de dag zelf extra exemplaren af.
- Hoeveel hockeyballen heb ik nodig voor een toernooi?
- Plan minimaal 1 bal per gelijktijdig gebruikt veld plus een reservevoorraad van ongeveer 25 procent. Bij vier velden neem je dus minstens 5 ballen mee, verdeeld over reserveballenbakken, en controleer je vooraf of de pomp werkt.
- Wanneer controleer ik het weer voor een hockeytoernooi?
- Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en neem uiterlijk de dag vóór het toernooi een besluit over tenten, drinkwater, kleding en eventuele aanpassingen. Controleer op de ochtend zelf opnieuw of het terrein veilig bespeelbaar is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!