Organiser un tournoi de hockey sans rien oublier

Un tournoi de hockey demande de coordonner les terrains, les équipes, les arbitres et le matériel bien avant le premier coup de sifflet. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au chargement du transport. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, médailles, secours, météo, feuilles de match et boissons fraîches. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’accueil des joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver les terrains de hockey
Finaliser les arbitres
2 personnes
Définir le format du tournoi
3 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Commander les prix et médailles
Confirmer le contact des premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le planning du match
2 personnes
Imprimer les fiches d'équipe
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
Vérifier les prix
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Charger le transport
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter la tente
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Installer les buts et les filets
4 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Donner le briefing des arbitres
3 personnes

Événement

Enregistrer les équipes
4 personnes
Donner les consignes aux capitaines d’équipe
2 personnes
Annoncer l'ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Déplacer le matériel de compétition
3 personnes
Vérifier les points d’eau
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet traiteur
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Organiser le moment photo
2 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Annoncer le départ
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter les buts de hockey
4 personnes
Ranger les espaces
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le catering
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Recharger le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Partager les photos
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Filets de butqté 4
Balles de hockeyqté 40
Bâtons de hockey de rechangeqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 6
Chasubles d’équipeqté 40
Bidons d’eauqté 40
Caisses de bidonsqté 4
Balles de réserve pour piscine à ballesqté 4
Pompeqté 2
Sacs pour cônesqté 4

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Glacièresqté 6
Parasolsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 2
Stations de rechargeqté 3
Téléphonesqté 3

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets d’eau fraîcheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateauxqté 8

Décoration

Bannières du tournoiqté 6
Drapeaux d’équipeqté 12
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Porte-nomsqté 20
Médaillesqté 45
Trophées pour les gagnantsqté 3
Rubansqté 12
Étiquettes nominativesqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Épongesqté 12
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les terrains avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour recueillir les équipes et leurs besoins alimentaires.
Définissez le format et le programme avant d’envoyer les invitations. Les participants doivent connaître les horaires, la composition des équipes et les règles au plus tard 7 jours avant le tournoi.
Confirmez les arbitres et le contact des premiers secours au moins 10 jours à l’avance. Le jour J, gardez leurs coordonnées accessibles au poste d’accueil.
Imprimez le planning des matchs et les fiches d’équipe en deux exemplaires par terrain, puis préparez les étiquettes nominatives avant le chargement du matériel.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas le matin même. Vérifiez aussi la météo 48 heures avant afin d’adapter la tente, les tables et les zones d’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver les terrains, définir le format, trouver les arbitres et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les équipes, imprimer les documents et vérifier le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un tournoi de hockey ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date du tournoi. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement pour pouvoir répartir les équipes et établir le programme.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de hockey ?: Rassemblez et chargez le matériel, vérifiez les buts, filets, balles, sifflets, chronomètres et chasubles, puis refroidissez les boissons. Imprimez également le planning et les fiches d’équipe si ce n’est pas déjà fait.
Combien de boissons prévoir par joueur pour un tournoi de hockey ?: Prévoyez au minimum 1 à 1,5 litre d’eau par joueur pour une demi-journée, davantage par temps chaud. Ajoutez des bidons d’eau sur les terrains et gardez des caisses de réserve au frais.

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