Hockeyclub open dag organiseren: checklist

Een hockeyclub open dag vraagt om meer dan een programma op het veld. Je regelt tegelijk clinics, wedstrijdschema’s, ontvangst, catering, vrijwilligers en materiaal voor verschillende leeftijden. Begin met datum, programma en aanmeldformulier, zodat je op tijd weet hoeveel deelnemers en begeleiders je nodig hebt. In de laatste week controleer je sportmateriaal, techniek, eerste hulp, routeborden en de weersverwachting. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je losse zaken op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Clubbestuur informeren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Hockeyclinics plannen
2 personen
Trainers en begeleiders benaderen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reservering springkussen maken
Reservering geluidsinstallatie maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Hesjes en shirts sorteren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Eerstehulpmiddelen controleren
Vergunningen en meldingen controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Registratielijsten afdrukken
Route- en informatieborden maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie- en theepunt installeren
2 personen
Hockeyvelden uitzetten
3 personen
Sportstations klaarzetten
4 personen
Springkussen plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Eerstehulppost inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Openingswoord verzorgen
Hockeyuitleg geven
3 personen
Hockeyclinics begeleiden
6 personen
Jeugdwedstrijden begeleiden
4 personen
Sportstations begeleiden
5 personen
Springkussen toezicht houden
2 personen
Clubinformatie verstrekken
2 personen
Foto's maken
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Muziek verzorgen
Laatste consumptieronde verzorgen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Springkussen afbouwen
3 personen
Buffet en keuken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 10
Klapstoelaantal 80
Biertafelsetaantal 6
Buffettafelaantal 4
Registratiebalie
Kapstokrekaantal 2

Servies

Herbruikbaar bordaantal 180
Herbruikbare komaantal 80
Herbruikbaar glasaantal 220
Koffiekopaantal 80
Theeglasaantal 60
Besteksetaantal 180
Serveerschaalaantal 20
Serveertangaantal 12

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudkanaantal 4
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxaantal 6
IJsblokjesbakaantal 8
Thermoskanaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6
Oplaadbare portofoonaantal 6

Sportmateriaal

Hockeystick jeugdaantal 30
Hockeystick senioraantal 20
Hockeybalaantal 50
Pionaantal 40
Markeringshoedjeaantal 60
Minihockeydoelaantal 8
Hockeydoelaantal 4
Oefenladderaantal 4
Trainingshesjeaantal 40
Keeperuitrustingaantal 4
Scorebordaantal 2
Fluitjeaantal 8
Ballennetaantal 6
Springkussen
Korfbalmandaantal 2
Stootkussenaantal 6

Decoratie

Clubvlagaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Tafelloperaantal 12
Menubordaantal 6
Pijlbordaantal 10
Naamstickeraantal 200
Polsbandjeaantal 200

Verlichting

Ledlichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakaantal 10
Handveger en blikaantal 3
Dweilsetaantal 2
Toiletborstelaantal 4
Handzeepdispenseraantal 6
Handdoekdispenseraantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan hockeyclinics per leeftijd of niveau en zet per onderdeel een trainer of begeleider vast. Reserveer daarnaast tijd tussen clinics en wedstrijden voor wisselen, uitleg en registratie.
Verwerk aanmeldingen niet alleen voor het aantal deelnemers, maar noteer ook dieetwensen en begeleiders. Gebruik de gegevens om catering, hesjes, shirts en het wedstrijdschema uiterlijk in de laatste week bij te werken.
Maak de registratiebalie herkenbaar met een tafel, informatiebord en afgedrukte lijsten. Leg route- en informatieborden op meerdere punten neer, zodat bezoekers niet voor de eerste aanwijzing bij de ingang hoeven te zoeken.
Test geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabel en stekkerdoos vóór de open dag op de plek waar je ze gebruikt. Laad portofoons volledig op en wijs één persoon aan voor omroepen en contact tussen vrijwilligers.
Controleer enkele dagen vooraf de weersverwachting en bepaal waar de partytent, buffettafel en registratie komen bij regen. Zet drank gekoeld, bereid hapjes tijdig voor en controleer eerstehulpmiddelen en sportmateriaal voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hockeyclub open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf vast. Open het aanmeldformulier daarna direct, zodat je trainers, catering, vrijwilligers en materiaal op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hockeyclub open dag?: Plan minimaal één begeleider per clinic of activiteit en daarnaast aparte mensen voor registratie, catering, techniek en eerste hulp. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en wijs per taak een vervanger aan.
Wanneer moet je de catering voor een hockeyclub open dag regelen?: Bereken de hoeveelheden zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en maak een definitieve bestelling of boodschappenlijst ongeveer één week vooraf. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, niet pas op de dag zelf.
Wat moet je een dag voor een hockeyclub open dag controleren?: Controleer sportmateriaal, eerstehulpmiddelen, geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels, registratiegegevens en bewegwijzering. Zet dranken gekoeld en leg afgedrukte registratielijsten, hesjes en shirts klaar voordat de vrijwilligers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.