Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de hockey

Una jornada de puertas abiertas de un club de hockey combina actividades deportivas, visitas de familias y bastante coordinación. Este plan reúne 74 tareas y 61 materiales para preparar el día en el orden adecuado, desde fijar el programa hasta recoger el material. Las clínicas, el concurso, el castillo hinchable y la zona de catering necesitan responsables y horarios concretos. También tendrás que controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas, los permisos y la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Informar a la junta del club
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Planificar clínicas de hockey
2 personas
Contactar a entrenadores y monitores
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la reserva del castillo hinchable
Hacer la reserva del sistema de sonido
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Clasificar chalecos y camisetas
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Comprobar el botiquín de primeros auxilios
Comprobar permisos y notificaciones
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Imprimir listas de registro
Crear carteles de ruta e información
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Instalar el punto de café y té
2 personas
Marcar los campos de hockey
3 personas
Preparar estaciones deportivas
4 personas
Instalar castillo hinchable
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Dar el discurso de apertura
Dar una explicación de hockey
3 personas
Guiar las clínicas de hockey
6 personas
Supervisar competiciones juveniles
4 personas
Coordinar las estaciones deportivas
5 personas
Supervisar el castillo hinchable
2 personas
Proporcionar información del club
2 personas
Tomar fotos
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Proporcionar la música
Servir la última ronda de bebidas
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar el castillo hinchable
3 personas
Ordenar el bufé y la cocina
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Mesa plegablecant. 10
Silla plegablecant. 80
Set de mesas de cervezacant. 6
Mesa del bufécant. 4
Mostrador de registro
Percherocant. 2

Vajilla

Plato reutilizablecant. 180
Cuenco reutilizablecant. 80
Vaso reutilizablecant. 220
Taza de cafécant. 80
Vaso de técant. 60
Juego de cubiertoscant. 180
Fuente para servircant. 20
Pinza para servircant. 12

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Jarra térmicacant. 4
Tabla de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Nevera portátilcant. 6
Balde para cubitos de hielocant. 8
Termocant. 4

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cable alargadorcant. 6
Regletacant. 6
Walkie-talkie recargablecant. 6

Material deportivo

Palo de hockey juvenilcant. 30
Palo de hockey seniorcant. 20
Pelota de hockeycant. 50
Conocant. 40
Cono marcadorcant. 60
Portería mini de hockeycant. 8
Portería de hockeycant. 4
Escalera de prácticacant. 4
Chaleco de entrenamientocant. 40
Equipamiento de porterocant. 4
Marcadorcant. 2
Silbatocant. 8
Red para balonescant. 6
Castillo hinchable
Canasta de korfbalcant. 2
Colchoneta de proteccióncant. 6

Decoración

Bandera del clubcant. 12
Globoscant. 150
Arco de globoscant. 2
Camino de mesacant. 12
Cartel del menúcant. 6
Cartel de direccióncant. 10
Pegatina con nombrecant. 200
Pulseracant. 200

Iluminación

Guirnalda de luces LEDcant. 6
Lámpara LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Escoba y recogedorcant. 3
Juego de fregonacant. 2
Escobilla de bañocant. 4
Dispensador de jabón de manoscant. 6
Dispensador de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Así podrás confirmar a entrenadores y monitores, reservar el castillo hinchable y el equipo de sonido, y publicar horarios fiables.
Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Imprime la lista final de registro el día anterior, no durante la llegada de las familias.
Asigna voluntarios por zonas y turnos de 2 horas: registro, clínicas, concurso, catering y orientación. Entrega walkie-talkies a quienes coordinen áreas separadas para no depender de mensajes durante las actividades.
Calcula la comida y la bebida a partir de las inscripciones confirmadas, dejando un margen del 10 % para acompañantes y altas de última hora. Enfría las bebidas el día anterior y prepara por separado la vajilla reutilizable, las fuentes y las pinzas de servicio.
Comprueba 24 horas antes los palos juveniles y sénior, el botiquín, los alargadores, las regletas y el sistema de sonido. Si la previsión cambia, decide con antelación qué actividades pasan bajo la carpa y coloca los carteles de ruta antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de hockey?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva durante la primera semana los recursos externos y abre las inscripciones aproximadamente 3 semanas antes del evento.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para la jornada de puertas abiertas?: Abre el formulario al menos 3 semanas antes y ciérralo entre 2 y 3 días antes. Ese margen permite calcular el catering, organizar los grupos y preparar las listas de registro.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas de hockey?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada zona activa y añade 2 personas para registro y coordinación. Para cinco zonas simultáneas, una base práctica son 7 voluntarios por turno de 2 horas.
¿Cuándo hay que preparar el material y comprobar el tiempo?: Haz una revisión completa del material deportivo, el botiquín y el equipo técnico 24 horas antes. Consulta de nuevo el pronóstico la misma mañana y ten lista la alternativa para la carpa o las actividades afectadas.

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