Organiser une journée portes ouvertes de hockey sans rien oublier

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : confirmer le programme, attirer les visiteurs, puis verrouiller la logistique du terrain et de l’accueil. Prévoyez les clinics, les matchs, les inscriptions et les bénévoles avant de commander le catering ou de louer les équipements. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 61 articles nécessaires, du premier échange avec le comité jusqu’au rangement après l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Informer le comité du club
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Planifier les clinics de hockey
2 personnes
Contacter les entraîneurs et les accompagnateurs
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire une réservation de château gonflable
Réserver la sonorisation
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Trier les gilets et les t-shirts
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les autorisations et les déclarations
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Créer des panneaux de route et d’information
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Tracer les terrains de hockey
3 personnes
Préparer les stations de sport
4 personnes
Installer le château gonflable
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Expliquer le hockey
3 personnes
Encadrer les stages de hockey
6 personnes
Encadrer les compétitions de jeunes
4 personnes
Encadrer les stations sportives
5 personnes
Assurer la surveillance du château gonflable
2 personnes
Fournir les informations sur le club
2 personnes
Prendre des photos
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Fournir la musique
Assurer le dernier tour de boissons
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Démonter le château gonflable
3 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 10
Chaise plianteqté 80
Ensemble de table de bièreqté 6
Table de buffetqté 4
Comptoir d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 180
Bol réutilisableqté 80
Verre réutilisableqté 220
Tasse à caféqté 80
Verre à théqté 60
Set de couvertsqté 180
Plat de serviceqté 20
Pince de serviceqté 12

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermos de maintien au chaudqté 4
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièreqté 6
Bac à glaçonsqté 8
Thermosqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Talkie-walkie rechargeableqté 6

Matériel de sport

Jeunesse hockeyqté 30
Crosse de hockey seniorqté 20
Balle de hockeyqté 50
Côneqté 40
Petit cône de marquageqté 60
Mini-but de hockeyqté 8
But de hockeyqté 4
Échelle d'entraînementqté 4
Chasuble d’entraînementqté 40
Équipement de gardien de butqté 4
Tableau des scoresqté 2
Siffletqté 8
Filet à ballonsqté 6
Château gonflable
Panier de korfbalqté 2
Coussin de protectionqté 6

Décoration

Drapeau du clubqté 12
Ballonsqté 150
Arche de ballonsqté 2
Chemin de tableqté 12
Panneau du menuqté 6
Panneau de fléchageqté 10
Étiquette nominativeqté 200
Braceletqté 200

Éclairage

Guirlande lumineuse LEDqté 6
Lampe LEDqté 8

Nettoyage

Poubelleqté 10
Balayette et pelleqté 3
Kit de lavageqté 2
Brosse de toilettesqté 4
Distributeur de savon pour les mainsqté 6
Distributeur de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance, puis faites valider les horaires par le comité du club, les entraîneurs et les accompagnateurs. Gardez un créneau distinct pour les clinics et un autre pour les matchs.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que la communication commence. Demandez le nombre de participants, leur âge et leurs besoins alimentaires afin d’ajuster les groupes, les maillots et les quantités de catering.
Répartissez les bénévoles par postes et par horaires, avec au moins une personne à l’inscription, une au buffet et une responsable du matériel sportif. Préparez aussi des talkies-walkies chargés pour les échanges pendant les matchs et les clinics.
Contrôlez le matériel sportif et les premiers secours quelques jours avant, puis imprimez les listes d’inscription la veille. Vérifiez notamment les crosses adaptées aux jeunes et aux seniors, les chasubles et les t-shirts triés par taille.
Ne repoussez pas les autorisations, la sonorisation et le château gonflable à la dernière semaine. La veille, mettez les boissons au frais, préparez les en-cas et consultez les prévisions météo pour décider de l’installation de la tente et du mobilier.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes de hockey ?: Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Réservez dès le début la sonorisation, le château gonflable et les intervenants, puis lancez les inscriptions et la promotion au moins 3 à 4 semaines avant.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes de hockey ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le programme et les horaires principaux sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions 2 à 3 jours avant pour traiter les listes et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes de hockey ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 au buffet, 1 pour le matériel et 1 référent pour les clinics ou les matchs, soit 4 personnes présentes en permanence. Ajoutez des relèves toutes les 2 heures pour éviter les postes abandonnés.
Quand préparer le catering et les boissons ?: Calculez les quantités après la clôture des inscriptions, environ 2 à 3 jours avant. Faites les courses la veille, préparez les en-cas à l’avance et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.