Checklist voor een hiphopfestival organiseren
Een hiphopfestival vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je regelt tegelijk vergunningen, techniek, veiligheid, vervoer, catering en publiekscommunicatie. Begin met datum en locatie, leg daarna artiesten, dj’s en leveranciers vast en werk toe naar één draaiboek. Controleer in de laatste week alle riders, materialen, weersverwachting en personeelsindeling. Zo voorkom je dat kabels, microfoons, dieetwensen of artiestenvervoer pas op de festivaldag aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Artiesten boeken
2 personen
Dj's vastleggen
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Beveiliging reserveren
EHBO-reservering vastleggen
Catering reserveren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische riders controleren
2 personen
Promotiemateriaal ontwerpen
2 personen
Evenementpagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediacampagne starten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Artiëntenvervoer regelen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Locatie vrijmaken
4 personen
Podium laten opbouwen
4 personen
Geluidssysteem installeren
4 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Backstage inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Ticketbalie inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Briefing beveiliging houden
4 personen
Briefing vrijwilligers houden
4 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Programma aankondigen
Muziek verzorgen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
3 personen
Artiestenwissels begeleiden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek laten afbouwen
4 personen
Podium laten afbreken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval laten afvoeren
Facturen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podium
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 2
- Afzethekkenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Dj-tafelsaantal 2
- Dj-controllersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelgotenaantal 20
- Aggregaat
- Kabelhaspelsaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Meldtafel
Verlichting
- Ledspotsaantal 8
- Lichtbalkenaantal 4
- Snoerverlichtingaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerschalenaantal 20
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 10
- Backdrop
- Polsbandjesaantal 250
- Pijlbordenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 15
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Zaklampenaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Start minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Vergunningstrajecten en beschikbaarheid van artiesten, beveiliging en EHBO kunnen anders je planning blokkeren.
- Plan techniek pas definitief nadat je alle technische riders hebt gecontroleerd. Noteer per optreden de benodigde microfoons, monitorluidsprekers, dj-tafel, aansluitingen en stroompunten.
- Maak uiterlijk 2 weken vooraf een publieks- en backstageplanning. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, artiestenvervoer en toegang tot het terrein in hetzelfde overzicht.
- Controleer stroom en kabelroutes niet alleen op papier. Test luidsprekers, subwoofers, mengtafel, dj-controllers en draadloze microfoons vooraf en bescherm kabels met kabelgoten of kabelhaspels.
- Doe de laatste terreinronde 1 dag vooraf. Zet afzethekken, garderoberekken, verlichting, partytenten, meldtafel en cateringmaterialen klaar en neem het draaiboek door met alle verantwoordelijken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hiphopfestival organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf. In die periode kun je locatie, vergunningen, artiesten, techniek, beveiliging en EHBO vastleggen en nog bijsturen als iets niet beschikbaar is.
- Wanneer moet ik de technische riders van artiesten controleren?
- Controleer riders direct nadat de artiesten zijn geboekt en plan een tweede controle uiterlijk 2 weken voor het festival. Zo kun je ontbrekende microfoons, monitoren, dj-apparatuur of stroomvoorziening nog reserveren.
- Wanneer moet ik de weersverwachting voor een hiphopfestival bekijken?
- Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor aanvang. Gebruik die controles om partytenten, verlichting, kabelbescherming, terreinindeling en eventuele aanpassingen in het programma te bevestigen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een hiphopfestival?
- Plan minimaal 4 uur voor een kleine festivalopbouw met podium, geluid, licht, afzethekken en catering. Reserveer extra tijd als een aggregaat, meerdere dj-opstellingen of uitgebreide techniek getest moeten worden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!