Hip-Hop-Festival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung direkt nach der Festlegung von Datum und Ort. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, da fehlende Unterlagen den gesamten Aufbau verzögern können.
• Buche Künstler, DJs, Technik, Sicherheit und Erste Hilfe nicht getrennt voneinander. Sammle technische Rider und Künstlerinfos spätestens vor der finalen Programmplanung, damit Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Monitore und DJ-Equipment zusammenpassen.
• Plane den Einlass mit Anmeldetisch, Absperrgittern und Funkgeräten. Erfasse Ernährungswünsche vor dem Catering-Termin und teile Freiwillige so ein, dass Einlass, Künstlertransport und Aufräumen jeweils eine verantwortliche Person haben.
• Prüfe die Stromplanung vor dem Aufbau: Stromaggregat, Kabeltrommeln, Verlängerungskabel und Kabelkanäle müssen für Bühne, Licht und Ton ausreichen. Sichere Kabel vor dem Einlass und teste Funkmikrofone sowie Monitorspeaker noch am selben Tag.
• Drucke das Ablaufskript spätestens am Vortag aus und prüfe Wettervorhersage, Einkäufe und Materialien. Nach dem Festival sollten Bühne, Partyzelte, Biertische, Klapptische und Stühle erst geräumt werden, wenn Technik und geliehene Ausstattung kontrolliert sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Hip-Hop-Festival organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen, Versicherung und Künstlerbuchungen. Technik, Sicherheit, Catering und Erste Hilfe sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.

Was braucht man für ein Hip-Hop-Festival an Technik?

Plane mindestens Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, Monitorspeaker sowie DJ-Tische und DJ-Controller ein. Prüfe die technischen Rider vor der Buchung und teste die komplette Tonanlage am Veranstaltungstag vor dem Einlass.

Wie viele Helfer braucht ein Hip-Hop-Festival?

Lege für jede Schicht mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Künstlerbetreuung, Technik, Catering und Aufräumen fest. Bei wechselnden Aufgaben solltest du die Helfer in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden einteilen.

Was muss man am Tag vor dem Hip-Hop-Festival erledigen?

Kontrolliere Wetter, Einkäufe, Materialien, Transport und das ausgedruckte Ablaufskript. Bereite außerdem Anmeldetisch, wiederverwendbare Becher, Teller, Besteck und Kaffeetassen vor, damit der Einlass nicht durch Nachsortieren stockt.