Herfstkamp organiseren: checklist en planning

Een herfstkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en een programma. Je moet deelnemersgegevens, toestemmingen, dieetwensen en vervoer op tijd rond hebben, terwijl je materiaal bestand moet zijn tegen kou en regen. Gebruik de checklist om eerst de administratie en locatie vast te leggen, daarna het programma en de boodschappen te regelen. In de laatste dagen controleer je tenten, verlichting, kookmateriaal en de weersverwachting, zodat je op de kampdag vooral hoeft op te bouwen en te begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Kampterrein reserveren
Weersverwachting controleren
Programma en route uitwerken
2 personen
Speurtocht uitzetten
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en brood voorbereiden
3 personen
Kookmateriaal klaarzetten
2 personen
Tenten controleren
2 personen
Zaklampen en batterijen testen
2 personen
EHBO-set aanvullen
Contactgegevens printen
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en banken opstellen
3 personen
Kookplek inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Welkomtafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Groepen indelen
2 personen
Herfstspullen verzamelen
4 personen
Herfstknutselactiviteit begeleiden
4 personen
Speurtocht begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd koken
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Kampvuurplek voorbereiden
3 personen
Kampvuur begeleiden
3 personen
Marshmallows uitdelen
2 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kampvuur veilig doven
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kookplek schoonmaken
2 personen
Tafels en banken opruimen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapbankenaantal 8
Stoelenaantal 12
Welkomtafel

Kamperen

Partytentenaantal 2
Kampeertentenaantal 6
Grondzeilenaantal 6
Haringenaantal 48
Scheerlijnenaantal 12
Dekzeilenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Grote kookpannenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 3
Zaklampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwenaantal 8
Kompasaantal 8
Fluitjesaantal 8
Reflectievestenaantal 10

Decoratie

Herfstbladeren
Knutseltafelkledenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Emmers bluswateraantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Sponzenaantal 8
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingsformulieren uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Print daarna de definitieve deelnemerslijst en contactgegevens, zodat je op locatie niet afhankelijk bent van je telefoon.
Controleer de tenten minstens 5 dagen vooraf: kijk naar scheuren, ontbrekende haringen en scheerlijnen. Test ook elke zaklamp en leg per zaklamp minimaal één set reservebatterijen klaar.
Plan het programma met een binnenalternatief voor regen en kou. Zet de speurtocht pas uit nadat je het terrein hebt geïnspecteerd en houd tijd vrij om route en opdrachten op de dag zelf aan te passen.
Doe de boodschappen 1 à 2 dagen vooraf en bereid groenten en brood zo veel mogelijk voor. Reken voor drinken niet alleen op bekers: zet ook waterkannen en thermoskannen klaar en controleer koelboxen voordat je vertrekt.
Maak op de opbouwdag eerst de kookplek, verlichting en tenten gebruiksklaar. Test gasbranders, gasflessen, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren; zo ontdek je defect materiaal nog terwijl er tijd is om te vervangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herfstkamp organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met uitnodigingen en de reservering van het kampterrein. Plan de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en toestemmingsformulieren in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een herfstkamp controleren?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor een eerste aanpassing van het programma en opnieuw 24 uur voor vertrek. Neem bij de laatste controle een besluit over route, tenten en een binnenalternatief.
Hoeveel reservebatterijen heb ik nodig voor een herfstkamp?: Leg per zaklamp minstens één volledige set reservebatterijen klaar. Bij een groep van 20 deelnemers met 10 zaklampen betekent dat 10 extra sets, naast de batterijen die al in de lampen zitten.
Wanneer moet ik de tenten en het kookmateriaal klaarzetten?: Controleer tenten en kookmateriaal 5 dagen vooraf en pak alles uiterlijk de avond voor vertrek per categorie in. Zet op locatie eerst de tenten en kookplek op, vóór tafels, banken en decoratieve verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.