Zo organiseer je een havenfestival

Een havenfestival vraagt om meer dan een programma en een paar tenten. Je werkt tegelijk aan vergunningen, watersport, verkeer, bewoners, veiligheid en catering. Begin met datum en locatie, leg daarna het programma en materiaal vast en werk toe naar een duidelijke indeling van het terrein. De laatste week draait vooral om aanmeldingen, dieetwensen, weersverwachting en vrijwilligers. Op de opbouwdag moeten afzettingen, informatieborden, stroom, geluid en koeling vóór de ontvangst van bezoekers gecontroleerd zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Reserveringen voor materiaal maken
4
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
5
Watersportactiviteiten vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Havenbewoners informeren
11
Verkeersroute controleren
2 personen
12
Weersverwachting volgen
13
Plattegrond maken
2 personen
14
Programma op informatieborden zetten
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Versproducten ophalen
2 personen
17
Materiaal controleren
3 personen
18
Noodcontacten afdrukken
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Terrein inspecteren
3 personen
21
Afzettingen plaatsen
3 personen
22
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
23
Tenten opbouwen
4 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen neerzetten
3 personen
26
Podiumzone markeren
2 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Informatiebalie inrichten
2 personen
31
Eet- en drinkpunten inrichten
3 personen
32
Watersportmateriaal klaarleggen
4 personen
33
Reddingsvesten controleren
2 personen
34
EHBO-koffer plaatsen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
3 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Programma toelichten
44
Deelnemers registreren
2 personen
45
Watersportinstructies geven
3 personen
46
Watersportmateriaal uitgeven
3 personen
47
Wateractiviteiten begeleiden
5 personen
48
Muziek afspelen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten tussendoor schoonmaken
2 personen
55
Waterkant controleren
2 personen
56
Watersportmateriaal innemen
3 personen
57
Avondprogramma aankondigen
58
Lichtniveau controleren
2 personen
59
Laatste ronde serveren
3 personen
60
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen
61
Muziek uitschakelen

Nazorg

62
Tenten afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
65
Verlichting verwijderen
3 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
70
Watersportmateriaal reinigen
3 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleend materiaal retourneren
2 personen
73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
74
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
75
Locatie schoon opleveren
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Terrasbankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 120
Soepkommenaantal 40
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksbreekmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Havenvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Ballonnenaantal 100
Plantenbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Reddingsvestenaantal 30
Peddelsaantal 12
Supboardsaantal 8
Waterdichte tonnenaantal 6
Pionnenaantal 20
Afzetlijnenaantal 4
Werplijnenaantal 6
Waterdichte portofoonsaantal 6
Zwemboeienaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12

Informatie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vroeg vast, vooral muziek en watersportactiviteiten. Zo weet je hoeveel ruimte, stroom, microfoons en mobiele speakers nodig zijn en voorkom je dat activiteiten elkaar op het water of aan de kade hinderen.
Controleer vergunningen, verkeersroute en communicatie met havenbewoners minimaal enkele weken vooraf. Een gewijzigde route of extra veiligheidsvoorwaarde kan invloed hebben op afzettingen, borden en de plattegrond.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef de definitieve aantallen uiterlijk een paar dagen voor het festival door aan de inkopers. Haal verse producten pas kort voor het evenement op en houd gekoelde voorraad in koelboxen met ijs.
Maak een vrijwilligersindeling met duidelijke posten en overdrachtsmomenten. Plan naast ontvangst en activiteiten ook mensen voor terreininspectie, het aanvullen van bekers en servies, verkeersbegeleiding en het aanspreekpunt voor noodgevallen.
Volg het weer dagelijks in de laatste week en neem op de opbouwdag een extra controle mee. Zet tenten, afzettingen en veiligheidsborden stevig neer, test verlengkabels en stekkerdozen en controleer of informatieborden vanaf de belangrijkste looproutes zichtbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een havenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Leg muziek, watersportactiviteiten en materiaal daarna vast, zodat je de uitnodigingen en vrijwilligersplanning op tijd kunt maken.
Wanneer moet je de vergunningen voor een havenfestival controleren?: Controleer de benodigde vergunningen direct nadat datum en locatie zijn bevestigd, dus minimaal enkele maanden voor het festival. Plan uiterlijk 2 weken vooraf een laatste controle van voorwaarden voor verkeer, veiligheid, geluid en activiteiten op het water.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een havenfestival?: Dat hangt af van het aantal bezoekers en activiteiten, maar maak voor elke vaste post minimaal één verantwoordelijke en plan daarnaast een kleine wisselploeg. Zorg dat vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf hun taak, tijdstip en noodcontacten hebben ontvangen.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een havenfestival volgen?: Volg de verwachting vanaf ongeveer 7 dagen vooraf dagelijks en beslis 48 uur voor aanvang over aanpassingen. Controleer op de ochtend zelf opnieuw tenten, afzettingen, kabels, gladde plekken en de veiligheid van watersportactiviteiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.