Boodschappenlijst voor een haven open dag
Een haven open dag vraagt om meer dan koffie en een paar statafels. Bezoekers lopen tussen bedrijven, rondleidingen en demonstraties; je hebt daarom duidelijke looproutes, afzettingen en informatiepunten nodig. Voor ontvangst en catering komen tafels, bekers, servies, koffieapparaten en koel- of warmhoudmateriaal van pas. Denk ook vooraf aan stroomverdeling, geluid en mobiele opladers voor de organisatie. Op deze boodschappenlijst staan de spullen die je voor het plan nodig hebt, gegroepeerd per gebruik.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Zet veiligheidshekken, afzetpalen en afzetlint klaar vóór de opbouw begint. Zo kun je risicogebieden en delen van de route direct afzetten voordat bezoekers arriveren.
- Plan per informatiepunt minimaal één informatietafel en neem extra tafelkleden mee voor een nette, herkenbare ontvangst. Gebruik aparte buffettafels voor eten en drinken, zodat de bezoekersstroom niet vastloopt.
- Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels bij de apparatuur klaar en controleer ze vóór opening. Mobiele speakers en draadloze microfoons werken alleen goed als stroom en bereik vooraf zijn getest.
- Gebruik herbruikbare bekers en zet daarnaast koffiekopjes, borden, dessertbordjes en bestek klaar bij de catering. Houd serveertangen en soeplepels apart van het eetservies, zodat bezoekers niet met hetzelfde materiaal meerdere schalen bedienen.
- Zet koelboxen en warmhoudbakken pas op hun plek nadat de cateringindeling vaststaat. Reserveer ruimte voor dieetvriendelijke opties en plaats afvalinzameling dichtbij de eetpunten, maar niet in de looproute.
Veelgestelde vragen
- Wat heb ik nodig voor een haven open dag?
- Reken op meubilair voor informatiepunten, catering en zitplaatsen, aangevuld met herbruikbare bekers, servies, koffieapparaten, waterkokers en koelboxen. Voor de bezoekersroute heb je ook veiligheidshekken, afzetpalen, afzetlint, bewegwijzering en plattegronden nodig.
- Hoeveel statafels heb ik nodig voor een haven open dag?
- Gebruik als praktische richtlijn één statafel per 8 tot 10 staande bezoekers bij een ontvangst- of informatiepunt. Tel per afzonderlijke locatie minstens één extra tafel mee voor folders, aanmeldingen of demonstratiemateriaal.
- Welke stroommaterialen moet ik meenemen naar een haven open dag?
- Neem per apart stroompunt minimaal één verlengkabel en één stekkerdoos mee; voor langere afstanden zijn kabelhaspels nodig. Test alle koffiezetapparaten, waterkokers, speakers en microfoons uiterlijk één dag vóór de open dag.
- Wanneer moet ik spullen voor een haven open dag regelen?
- Reserveer tenten, meubilair, toiletten, afvalinzameling en audiovisuele apparatuur zodra datum en programma vaststaan. Controleer de complete spullenlijst uiterlijk één week vooraf en doe de laatste weer- en stroomcheck de dag ervoor.