LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Hardloopwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een hardloopwedstrijd organiseren vraagt meer dan een route en een startschot. Je moet vroeg beginnen met vergunningen, verzekering, verkeersveiligheid en EHBO, en daarna de inschrijving en communicatie opzetten. In de laatste week draait alles om deelnemerslijsten, startnummers, materiaal en een laatste route-inspectie. Deze checklist helpt je de wedstrijd stap voor stap klaar te zetten, van wedstrijdformat en startlocatie tot afzetting, tijdwaarneming en de ontvangst van deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wedstrijdformat vastleggen

    2 personen

  • Route uitzetten

    3 personen

  • Vergunning aanvragen

  • Verzekering controleren

  • Startlocatie reserveren

  • Verkeersplan uitwerken

    2 personen

  • Verkeersregelaars regelen

  • EHBO-bezetting regelen

  • Wedstrijdreglement opstellen

    2 personen

  • Inschrijfformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Sponsoren benaderen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Startnummers maken

    2 personen

  • Routebeschrijving maken

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Startnummers sorteren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Route inspecteren

    3 personen

  • Start- en finishgebied afzetten

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Routepijlen plaatsen

    4 personen

  • Kilometerborden plaatsen

    2 personen

  • Waterpost inrichten

    3 personen

  • EHBO-punt inrichten

    2 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Finishregistratie testen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Startnummers klaarleggen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

Event

  • Verkeersposten bezetten

    8 personen

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Tassen innemen

    2 personen

  • Warming-up begeleiden

    2 personen

  • Deelnemers naar start begeleiden

    3 personen

  • Startschot geven

    2 personen

  • Tussentijden registreren

    3 personen

  • Water uitdelen

    4 personen

  • EHBO verlenen

    2 personen

  • Finishers registreren

    3 personen

  • Medaille en fruit uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Uitslagen controleren

    2 personen

  • Prijzen uitreiken

    3 personen

  • Deelnemers informeren over uitslagen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Deelnemersspullen teruggeven

    2 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    4 personen

  • Verkeersafzettingen verwijderen

    4 personen

  • Tenten en meubilair afbreken

    4 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Afval opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Route nalopen op afval

    3 personen

  • Uitslagen publiceren

  • Foto's met deelnemers delen

  • Borg en materialen controleren

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Inschrijftafelsaantal 4
  • Klaptafelsaantal 6
  • Klapstoelenaantal 30
  • Biertafelsaantal 4

Sportmateriaal

  • Startnummersaantal 180
  • Veiligheidsspeldenaantal 400
  • Routepijlenaantal 40
  • Kilometerbordenaantal 10
  • Verkeerskegelsaantal 60
  • Dranghekkenaantal 20
  • Afzetlintaantal 12
  • Start- en finishboog
  • Stopwatchesaantal 4
  • Klembordenaantal 8
  • Pennenaantal 30
  • Medaillelintenaantal 180
  • Medaillesaantal 180
  • Prijsbekersaantal 12
  • Sporthorlogesaantal 4
  • Reflectievestenaantal 12
  • Paraplu'saantal 6

Apparatuur

  • Draagbare speakersaantal 2
  • Microfoon
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Powerbanksaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Handmegafoon

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 250
  • Herbruikbare koffiebekersaantal 100
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Waterkannenaantal 12

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Schenkkannenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

EHBO

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Nooddekensaantal 10
  • Wegwerphandschoenenaantal 100
  • Koelcompressenaantal 20
  • Sporttapeaantal 8
  • Pleistersaantal 100
  • Verbandrollenaantal 20

Schoonmaak

  • Bezemaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Afvalbakkenaantal 12

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

  • Routebordenaantal 12
  • Podiumbordjesaantal 3
  • Start- en finishvlaggenaantal 6

Tips

  • Leg het wedstrijdformat en de route vroeg vast. Vraag de vergunning aan zodra de route en startlocatie bekend zijn; verkeersplan, verkeersregelaars en afzetmateriaal hangen daarvan af.
  • Plan de veiligheidsbezetting niet als sluitpost. Regel EHBO en verkeersregelaars vóór je inschrijving opent, zodat je bij het verwachte deelnemersaantal voldoende mensen kunt inzetten.
  • Maak startnummers pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Sorteer ze vooraf op nummer en leg veiligheidsspelden, klemborden en pennen per inschrijftafel klaar.
  • Inspecteer de route opnieuw in de laatste dagen en controleer alle routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels, dranghekken en afzetlint. Markeringen die op papier kloppen, kunnen buiten alsnog onduidelijk zijn.
  • Test de techniek vóór de wedstrijddag. Controleer microfoon, speakers, handmegafoon, stopwatches, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks en neem een alternatief mee voor stroom of geluid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met het wedstrijdformat, de route, startlocatie, vergunning en verzekering. Open de inschrijving pas wanneer veiligheid, route en praktische informatie voldoende vaststaan.
Wanneer moet ik een vergunning voor een hardloopwedstrijd aanvragen?
Dien de aanvraag in zodra route, datum en startlocatie zijn vastgesteld, meestal minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijd. Controleer de lokale termijn, want verkeersmaatregelen en inzet van verkeersregelaars kunnen extra voorbereiding vragen.
Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?
Dat hangt af van het aantal kruisingen, oversteekpunten en de eisen uit je verkeersplan. Reken per te bewaken punt minimaal één persoon en maak de definitieve bezetting uiterlijk 2 tot 4 weken vooraf rond.
Wanneer maak en sorteer ik de startnummers?
Maak de startnummers nadat de inschrijving is gesloten of de deelnemerslijst definitief is, doorgaans 3 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Sorteer ze daarna per nummer of alfabetisch en controleer de lijst nog één keer op afmeldingen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!