Zo organiseer je een hardloopfestival

Begin met de route, de start- en finishlocatie en de vergunningdocumenten. Daarna richt je de inschrijving in, leg je vast hoeveel deelnemers je verwacht en regel je vrijwilligers per verkeerspunt, verzorgingsmoment en finish. In de laatste weken verschuift de aandacht naar startnummers, routebordjes, medailles en deelnemersinformatie. Plan op de wedstrijddag extra tijd voor opbouw, een routecontrole en het testen van luidsprekers en microfoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementpagina publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Inschrijfformulier openen
4
Vergunningdocumenten controleren
2 personen
5
Hardlooproutes vastleggen
3 personen
6
Reserveringen voor locatie maken
7
Start- en finishlocatie inspecteren
3 personen
8
Verkeerspunten op de route bepalen
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Routekaart afdrukken
14
Routebordjes ontwerpen
2 personen
15
Medaillegravering bestellen
16
Catering reserveren
17
Startlijst afdrukken
18
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
21
Voorraad en materialen controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Routebordjes voorsorteren
2 personen
26
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
27
Partytenten opzetten
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Startboog opbouwen
3 personen
30
Finishboog opbouwen
3 personen
31
Routepijlen plaatsen
5 personen
32
Verkeershekken plaatsen
4 personen
33
Kilometerpunten plaatsen
3 personen
34
Waterposten inrichten
4 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Medaillebalie inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet inrichten
4 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Geluidsapparatuur testen
2 personen
41
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

43
Routeposten bemannen
8 personen
44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Startnummers uitgeven
4 personen
46
Startpakketten uitdelen
3 personen
47
Bagage innemen
3 personen
48
Warming-up begeleiden
2 personen
49
Startbriefing geven
2 personen
50
Hardloopwedstrijd starten
4 personen
51
Doorkomsttijden registreren
3 personen
52
Water uitdelen
6 personen
53
Fruit uitdelen
4 personen
54
Finishers opvangen
5 personen
55
Medaille uitdelen
3 personen
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Hapjes serveren
4 personen
58
Uitslagen controleren
2 personen
59
Prijzen uitreiken
3 personen
60
Muziek verzorgen
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
63
Bagage teruggeven
3 personen
64
Publiek uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

65
Routebordjes verwijderen
5 personen
66
Verkeershekken verwijderen
4 personen
67
Start- en finishgebied afbreken
6 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Catering opruimen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Koelboxen leegmaken
2 personen
72
Afval verzamelen
4 personen
73
Terrein schoonmaken
5 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Uitslagen publiceren
77
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Routepijlenaantal 45
Kilometerbordjesaantal 10
Verkeerskegelsaantal 40
Verkeershekkenaantal 20
Startnummersaantal 300
Startnummerbandenaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 700
Finishtapeaantal 2
Medaillesaantal 250
Sportbekersaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 8
Fluitjesaantal 10
Reflectievestenaantal 20
Parcourslintaantal 8
Bagagelabelsaantal 250
Bagagebakkenaantal 12
Yoga mattenaantal 20
Warming-up pionnenaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 10
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 2
Mobiele verlichtingaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 300
Koffiebekersaantal 250
Bordenaantal 250
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 250
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Voedseltangenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Pijlbordstandaardsaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Afvalgrijpersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
EHBO-koffersaantal 3
Koelelementenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg vast en loop of fiets deze minstens één keer volledig na. Noteer verkeerspunten, kilometerlocaties en plekken waar routepijlen, verkeerskegels of hekken nodig zijn; een ontbrekend bordje merk je vaak pas als de eerste loper al onderweg is.
Open de inschrijving pas nadat de capaciteit van start- en finishlocatie, catering en bagagebakken duidelijk is. Verzamel dieetwensen meteen in het formulier en sluit de inschrijving op een vooraf gekozen moment, zodat je startnummers en de startlijst niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak per taak een vrijwilligersindeling met een meldtijd, niet alleen een naam. Geef verkeersregelaars reflectievesten en fluitjes en houd enkele reservevrijwilligers achter de hand voor uitval of een onverwacht druk verkeerspunt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor het festival. Vermeld daarin de starttijd, aanmeldprocedure, route, bagage-inlevering, warming-up, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen; zo voorkom je vragen bij de starttafel.
Werk de laatste controle af in een vaste volgorde: weersverwachting, voorraad, startnummers, routebordjes, medailles, drank en techniek. Test luidsprekers, draadloze microfoons en het mengpaneel vóór deelnemers arriveren en vul koelboxen pas daarna.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met route, locatie, vergunningdocumenten en inschrijving. Reserveer catering, medaillegravering en materialen zo vroeg dat je uiterlijk 2 weken voor de start alle aantallen kunt controleren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopfestival?: Tel minimaal één vrijwilliger per belangrijk verkeerspunt en extra mensen voor aanmelden, bagage, verzorging, start en finish. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf en plan ten minste 2 reserves in.
Wanneer moet je startnummers en deelnemersinformatie regelen?: Wijs startnummers toe zodra de inschrijving sluit en druk de startlijst daarna af. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het festival, zodat wijzigingen in weer, route of aanmeldtijd nog kunnen worden verwerkt.
Hoeveel drank heb je nodig bij een hardloopfestival?: Plan per deelnemer minstens één drinkmoment bij de verzorging en extra bekers bij de finish. Tel ook vrijwilligers mee en controleer de voorraad 1 dag vooraf; bij warm weer moet je een extra voorraad achter de hand hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.