Cómo organizar un festival de running sin perder el control

Un festival de running se organiza de atrás hacia delante: primero define la ruta, los permisos y la capacidad; después abre las inscripciones y asigna recursos. La salida y la meta necesitan una inspección específica, igual que los cruces de tráfico y los puntos donde habrá voluntarios. Durante las últimas semanas se juntan dorsales, señalización, medallas, catering y equipos de sonido. El día anterior, deja clasificados los carteles, revisa el material y prepara la información que recibirán los participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la página del evento
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Revisar los documentos del permiso
2 personas
5
Establecer rutas de carrera
3 personas
6
Hacer reservas para la ubicación
7
Inspeccionar la salida y la meta
3 personas
8
Definir los puntos de tráfico en la ruta
3 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Asignar números de dorsal
2 personas
13
Imprimir el mapa de ruta
14
Diseñar carteles de ruta
2 personas
15
Encargar el grabado de medallas
16
Reservar el catering
17
Imprimir la lista de salida
18
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Enviar información a los participantes
2 personas
21
Comprobar el stock y el material
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
24
Ordenar los dorsales
2 personas
25
Preclasificar los carteles de ruta
2 personas
26
Montar la zona de salida y meta
6 personas
27
Montar carpas
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar el arco de salida
3 personas
30
Montar el arco de meta
3 personas
31
Colocar flechas de ruta
5 personas
32
Colocar vallas de tráfico
4 personas
33
Colocar los hitos kilométricos
3 personas
34
Instalar puntos de agua
4 personas
35
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
36
Preparar los dorsales
2 personas
37
Montar el mostrador de medallas
2 personas
38
Montar el buffet de catering
4 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Probar el equipo de sonido
2 personas
41
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

43
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
44
Recepción de participantes
4 personas
45
Entregar los dorsales
4 personas
46
Repartir los kits de inicio
3 personas
47
Recibir el equipaje
3 personas
48
Guiar el calentamiento
2 personas
49
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
50
Iniciar la carrera
4 personas
51
Registrar los tiempos de paso
3 personas
52
Repartir agua
6 personas
53
Repartir fruta
4 personas
54
Recoger a los participantes que llegan a meta
5 personas
55
Entregar la medalla
3 personas
56
Rellenar las bebidas
3 personas
57
Servir aperitivos
4 personas
58
Comprobar los resultados
2 personas
59
Entregar premios
3 personas
60
Proporcionar la música
61
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
62
Guiar a los últimos participantes
3 personas
63
Devolver el equipaje
3 personas
64
Despedir al público
2 personas

Seguimiento

65
Retirar las señales de ruta
5 personas
66
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
67
Desmontar la zona de salida y meta
6 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Recoger el catering
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
72
Recoger la basura
4 personas
73
Limpiar el recinto
5 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver el material prestado
2 personas
76
Publicar los resultados
77
Agradecer a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 40
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 12

Material deportivo

Arco de salida
Arco de meta
Flechas de rutacant. 45
Señales de kilómetrocant. 10
Conos de tráficocant. 40
Vallas de tráficocant. 20
Dorsalescant. 300
Brazaletes con número de salidacant. 250
Imperdiblescant. 700
Cinta de metacant. 2
Medallascant. 250
Copas deportivascant. 6
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 8
Silbatoscant. 10
Chalecos reflectantescant. 20
Cinta de recorridocant. 8
Etiquetas de equipajecant. 250
Bandejas para equipajecant. 12
Esterillas de yogacant. 20
Conos de calentamientocant. 20

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Iluminación móvilcant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 250
Platoscant. 250
Tenedorescant. 250
Cuchilloscant. 250
Cucharascant. 250
Cucharonescant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Jarras de aguacant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzas para alimentoscant. 8
Cubiterascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Mantelescant. 10
Telones de escenariocant. 4
Soportes para paneles de flechascant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10

Limpieza

Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 2
Pinzas para residuoscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Acumuladores de fríocant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y los permisos antes de publicar el evento. Marca cada cruce, punto de tráfico y zona de salida o meta en un mapa, y calcula cuántos voluntarios necesitarás por tramo.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y preparar la lista de salida. Asigna los dorsales antes de imprimirlos para evitar cambios de última hora.
Haz una inspección de la salida y la meta al menos una semana antes. Comprueba que caben el arco, las vallas, las mesas, el cronometraje y la zona de entrega de medallas sin bloquear el recorrido.
Prepara la señalización por orden de colocación: flechas, carteles de kilómetros, conos y vallas. Clasificarla el día anterior evita buscar material mientras llegan los corredores.
Comprueba la previsión meteorológica y el stock 48 horas antes. Llena las neveras, revisa dorsales, imperdibles, brazaletes, silbatos, chalecos y etiquetas de equipaje, y confirma el catering y el equipo de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de running?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva la ubicación, revisa los permisos y define la ruta al principio; deja las compras, la señalización clasificada y la preparación de neveras para las últimas 48 horas.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una carrera?: Ábrelas cuando la ruta, la fecha, la capacidad y las condiciones de participación estén confirmadas, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario varios días antes si necesitas imprimir la lista de salida y preparar los dorsales.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de running?: Calcula al menos una persona por cada punto de tráfico o cruce que deba vigilarse, más equipos separados para salida, meta, equipaje e inscripciones. Haz la distribución definitiva una semana antes y envíala junto con los horarios y las funciones.
¿Qué hay que preparar el día antes de una carrera?: Clasifica los carteles de ruta, ordena los dorsales, imprime el mapa y la lista de salida y comprueba todo el material. Deja listas las mesas, vallas, conos, medallas, etiquetas de equipaje y equipos de sonido para poder montar sin improvisar.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.