Zo organiseer je een hardloopclinic

Een hardloopclinic staat of valt met een veilige route, een duidelijke start en een programma dat deelnemers direct begrijpen. Begin daarom met de locatie, route en groepsindeling voordat je boodschappen of sportmateriaal regelt. Controleer onderweg waar pijlen, pionnen en routeborden nodig zijn en plan een alternatief bij slecht weer. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, zichtbare begeleiding en een korte uitleg vóór de eerste oefening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en route reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemersinformatie versturen
6
Hardlooproute inspecteren
2 personen
7
Routepunten en risico's noteren
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Materialen verzamelen
2 personen
11
Startnummers voorbereiden
2 personen
12
Routeborden klaarmaken
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Routepijlen plaatsen
3 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Partytent opbouwen
3 personen
19
Inschrijftafel inrichten
2 personen
20
Sportmateriaal klaarleggen
2 personen
21
EHBO-koffer controleren
22
Geluidsapparatuur testen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Startnummers uitdelen
2 personen
25
Clinicprogramma toelichten
26
Warming-up begeleiden
2 personen
27
Looptechniek oefenen
2 personen
28
Loopscholing begeleiden
2 personen
29
Intervaltraining begeleiden
3 personen
30
Waterpunten bijvullen
2 personen
31
Routepost bemannen
2 personen
32
Cooling-down begeleiden
2 personen
33
Hersteldranken en hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Routeborden verwijderen
3 personen
37
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Partytent afbreken
3 personen
42
Materialen droog opbergen
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Overgebleven eten opbergen
45
Inschrijvingen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Verkeerspionnenaantal 30
Markeringstapeaantal 4
Startnummersaantal 50
Veiligheidsspeldenaantal 100
Stopwatchaantal 3
Intervaltimeraantal 2
Fluitjesaantal 3
Trainingshesjesaantal 12
Weerstandsbandenaantal 20
Yogamattenaantal 20
EHBO-koffer
Koude kompressenaantal 6
Routebordenaantal 12

Meubilair

Partytent
Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 20
Kledingrek

Catering

Waterdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handdesinfectieaantal 3
Handdoekenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Tips

Inspecteer de hardlooproute vooraf en noteer kruisingen, smalle stukken en andere risico’s. Bepaal daarna waar routepijlen, markeringstape en verkeerspionnen komen; plaats ze niet pas wanneer de deelnemers al aankomen.
Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de clinic. Zet daarin het startuur, verzamelpunt, kledingadvies, route-informatie en een verzoek om dieetwensen, zodat je hapjes en drank op tijd kunt afstemmen.
Maak de inschrijftafel vóór de ontvangst compleet met startnummers, veiligheidsspelden en een deelnemerslijst. Leg de nummers op volgorde klaar; dat voorkomt zoeken en wachtrijen wanneer meerdere lopers tegelijk arriveren.
Test geluidsapparatuur, stopwatch en intervaltimer vóór het programma begint. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen als je buiten werkt, en leg fluitjes en trainingshesjes klaar bij de begeleiders.
Richt een vaste herstelplek in met waterdispensers, koelboxen, herbruikbare bekers en handdesinfectie. Zet de EHBO-koffer met koude kompressen zichtbaar maar buiten de looproute, zodat hulp snel bereikbaar is zonder opstoppingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopclinic organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, route en uitnodigingen. Plan de route-inspectie uiterlijk 1 week voor de clinic en controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur van tevoren.
Hoeveel deelnemers kun je met één hardloopclinic begeleiden?: Houd de groepsgrootte afgestemd op het aantal begeleiders en de route. Deel een grote groep op in kleinere groepen en wijs per groep een begeleider met trainingshesje, fluitje en stopwatch aan.
Wat moet je regelen voor de veiligheid tijdens een hardloopclinic?: Inspecteer de route vooraf, markeer risico’s en controleer of routeborden en pionnen goed zichtbaar zijn. Leg daarnaast een EHBO-koffer en koude kompressen klaar en spreek af wie bij een incident de groep stopt.
Wanneer controleer je het weer voor een hardloopclinic?: Bekijk de verwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Pas bij regen, hitte of onweer de route, het programma en de buitenopstelling aan voordat deelnemers vertrekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.