Halloweenfeest organiseren: checklist en planning

Een Halloweenfeest loopt soepel als je eerst de gasten en dieetwensen vastlegt en daarna pas menu, drank en aankleding bepaalt. Plan de voorbereiding in duidelijke blokken: uitnodigen, inkopen, ruimte klaarmaken en techniek testen. Denk niet alleen aan decoratie, maar ook aan 52 taken en 40 benodigdheden, van buffettafels en koelboxen tot verlichting en muziekapparatuur. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke zaken vaak tot het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Menu en aantallen bepalen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Spellen voorbereiden
2 personen
Prijzen voor spellen kopen
Boodschappen doen
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Kostuumaccessoires sorteren
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Sausjes klaarzetten
Koelboxen schoonmaken
Lichtplan controleren
2 personen
Ruimte vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Pompoenen plaatsen
2 personen
Licht en rookmachines testen
2 personen
Muziekinstallatie testen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
Buffetgerechten klaarzetten
3 personen
Kostuumtafel inrichten
Spellenhoek klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Kostuumwedstrijd begeleiden
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spellen begeleiden
2 personen
Warme hapjes uitserveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
Prijswinnaars bekendmaken
Dansvloer en muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Gasten afscheid laten nemen
2 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Wijnglazenaantal 40
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaat
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledkaarsenaantal 24

Decoratie

Kunststof spinnenwebaantal 6
Kunstspinnenaantal 30
Halloweenballonnenaantal 50
Halloween slingersaantal 6
Kunststof pompoenenaantal 8
Decoratieve schedelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Kostuumaccessoiresaantal 40
Prijzen voor spellenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen direct. Vraag daarbij naar dieetwensen en bevestig de deelname uiterlijk een week voor het feest, zodat je menu en aantallen kunt vastleggen.
Bepaal het menu pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Zet hapjes, groenten, sausjes en dranken per onderdeel klaar en reserveer minimaal één buffettafel voor eten en één plek voor koffie.
Test lichtslingers, ledkaarsen, rookmachines, de Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens één dag vooraf. Zo ontdek je problemen met stroom of geluid voordat de gasten binnenkomen.
Maak de ruimte op de dag zelf eerst vrij en zet daarna tafels, stoelen en buffettafels neer. Hang decoratie op en plaats pompoenen pas nadat de looproutes en het kledingrek zijn bepaald.
Zet dranken tijdig koud in de koelboxen en richt het koffiepunt apart in met thermoskannen, een waterkoker en het koffiezetapparaat. Controleer ook of je genoeg herbruikbare borden, kommen, bekers en besteksets hebt voor alle aangemelde gasten.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Halloweenfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je eten, drinken, stoelen en servies kunt tellen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een Halloweenfeest?: Doe de grote boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal verse groenten en andere kwetsbare ingrediënten op de dag zelf. Zet dranken uiterlijk enkele uren voor aanvang koud, zodat de koelboxen hun temperatuur kunnen bereiken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Halloweenfeest klaar te zetten?: Reken op 3 tot 4 uur voor ruimte vrijmaken, tafels opstellen, buffetten inrichten, decoratie ophangen en techniek testen. Begin met de praktische inrichting en doe de laatste 30 minuten alleen nog hapjes, dranken en verlichting.
Wat moet ik vlak voor een Halloweenfeest nog controleren?: Controleer 30 tot 60 minuten voor aanvang de aanmeldingen, dieetwensen, koude dranken, koffiepunt, muziek en verlichting. Kijk ook of decoratie en pompoenen geen doorgangen blokkeren en of alle kostuumaccessoires op het kledingrek liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.