Golfwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een golfwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan en starttijd reserveren. Je moet het wedstrijdformat, reglement en de startgroepen tijdig vastleggen, terwijl deelnemersinformatie, dieetwensen en prijzen blijven wijzigen. Op de wedstrijddag draait alles om een vlotte ontvangst, duidelijke startlijst en gecontroleerd materiaal. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van de eerste reservering tot de prijzentafel en de laatste baanmarkeringen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Golfbaan reserveren
Starttijd reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Prijzen bestellen
Catering reserveren
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
Startlijst afdrukken
Prijzentafel samenstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Golfmateriaal controleren
2 personen
Wedstrijdinformatie mailen
Koelboxen vullen
2 personen
Bananen en snacks klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Prijzentafel opbouwen
2 personen
Baanmarkeringen controleren
2 personen
Scorekaarten sorteren
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startregels toelichten
Startgroepen laten vertrekken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Baanverloop controleren
2 personen
Deelnemers telefonisch helpen
Borrelhapjes klaarzetten
2 personen
Binnenkomst scorekaarten registreren
2 personen
Scores controleren
2 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Nazorg
Restmateriaal verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Golfmateriaal schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Clubhuis schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangsttafel
- Prijzentafel
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Golfballenaantal 150
- Golfclubsaantal 6
- Golfteesaantal 300
- Pitchforksaantal 40
- Scorekaarthoudersaantal 40
- Golfparaplu'saantal 6
- Baanbordjesaantal 18
- Afzetlintaantal 2
Servies
- Bordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Serveerschalenaantal 10
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudschalenaantal 4
- Rekenmachinesaantal 2
- Prikbordenaantal 2
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveerbestekaantal 8
- Koelelementenaantal 20
Decoratie
- Tafelkledenaantal 9
- Startnummersaantal 40
- Naamkaartjesaantal 50
- Wedstrijdpostersaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en reglement uiterlijk 4 weken vooraf vast. Dan kun je de uitnodigingen, inschrijvingen en indeling van de startgroepen op dezelfde uitgangspunten baseren.
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de deelnemerslijst minimaal 3 dagen voor de wedstrijd. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
- Maak de startgroepen en startlijst uiterlijk 1 dag vooraf. Druk extra exemplaren af en leg scorekaarten en scorekaarthouders per startgroep klaar bij de ontvangsttafel.
- Controleer golfballen, golfclubs, golftees, pitchforks en golfparaplu's minstens 1 dag vooraf. Vul de koelboxen op de wedstrijddag en zet bananen en snacks vóór de eerste start klaar.
- Bouw ontvangsttafel, prijzentafel en cateringopstelling vóór de registratie op. Controleer daarna de baanbordjes, afzetlint en andere baanmarkeringen voordat de eerste groep vertrekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een golfwedstrijd organiseren?
- Reserveer de golfbaan en starttijd bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog 2 tot 3 weken hebt voor aanmeldingen en de praktische voorbereiding.
- Wanneer moet ik de startgroepen voor een golfwedstrijd indelen?
- Maak de startgroepen uiterlijk 1 dag voor de wedstrijd, nadat de deelnemerslijst is bijgewerkt. Druk de startlijst vervolgens af en houd op de wedstrijddag ruimte voor last-minute wijzigingen.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een golfwedstrijd?
- Plan catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en geef dieetwensen minimaal 3 dagen vooraf door. Zet per deelnemer tijdens de ronde minimaal één fles of ruime portie drinken klaar en vul de koelboxen vlak voor de start.
- Wanneer moet ik prijzen en wedstrijdmateriaal klaarzetten?
- Bestel de prijzen minimaal 2 tot 3 weken vooraf en controleer ze uiterlijk 1 dag voor de wedstrijd. Leg golfballen, tees, scorekaarten, scorekaarthouders en registratiebenodigdheden op de avond ervoor per onderdeel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!