Golfwedstrijd organiseren: checklist van datum tot prijsuitreiking

Een golfwedstrijd organiseren vraagt meer dan een baan en starttijden reserveren. Je moet het format vastleggen, deelnemers en dieetwensen bijhouden, de startindeling maken en prijzen, scorekaarten en wedstrijdmaterialen op tijd klaarzetten. Op de speeldag wil je niet meer zoeken naar potloden, golftees of een ontbrekende parkeerroute. Deze checklist bevat 64 taken en 57 spullen, van de eerste reservering tot catering, wedstrijdtafel en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum en baan vastleggen
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Starttijden reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzengeld en prijzen bepalen
2 personen
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Startindeling maken
2 personen
Startindeling versturen
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
Golfbaan en parkeerplaats controleren
2 personen
Wedstrijdmaterialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en promotiemateriaal controleren
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
Golfballen en tees verdelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Route- en informatieborden maken
Cateringvoorraad klaarzetten
2 personen

Event

Wedstrijdtafel klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Baanbewegwijzering plaatsen
2 personen
Startboxen controleren
2 personen
Wedstrijdtafel decoreren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Catering uitpakken
2 personen
Registratie openen
2 personen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Scorekaarten uitdelen
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Startgroepen naar tees begeleiden
3 personen
Wedstrijd officieel starten
Starttijden registreren
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Baanrondes uitvoeren
2 personen
Scorekaarten innemen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Eindstand publiceren
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Nazorg

Golfbaan vrijmaken
3 personen
Borden en decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Geleende materialen retourneren
2 personen
Scorekaarten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Golfballenaantal 120
Golfteesaantal 300
Scorekaartenaantal 70
Potlodenaantal 80
Potloodslijpersaantal 4
Scorekaartklemmenaantal 20
Wedstrijdvlaggenaantal 18
Afslagmarkersaantal 36
Afstandsmetersaantal 4
Reservegolfclubsaantal 4
Golfparaplu'saantal 12
Wedstrijdprijzenaantal 12
Startlijstbordenaantal 3
Scorebord
Meetlintenaantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Wedstrijdreglementenaantal 60
Noodponcho'saantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffielepelsaantal 70

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Fotocamera

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdvlaggen voor entreeaantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Naamkaartjesaantal 70
Tafeldecoratieaantal 8
Prijsuitreikingachterwand

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 80
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijddatum, baan en het wedstrijdformat eerst vast. Reserveer daarna direct de benodigde starttijden; zonder die volgorde verstuur je uitnodigingen mogelijk met onjuiste informatie.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve overzicht uiterlijk enkele dagen vóór de wedstrijd aan de cateraar door. Zo voorkom je dat speciale maaltijden pas bij het buffet worden ontdekt.
Maak de startindeling pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Verstuur de indeling vooraf en hang op de dag zelf ook een startlijstbord bij de wedstrijdtafel op.
Controleer wedstrijdmaterialen niet alleen op aantallen, maar ook op gebruik: leg voor elke deelnemer een scorekaart en potlood klaar en verdeel golfballen en tees vóór de eerste start.
Plan een laatste terreinronde vóór ontvangst van de spelers. Controleer baan en parkeerplaats, plaats routeborden, vul koelboxen en zet tafels, stoelen en cateringvoorraad klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een golfwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, baan, format en starttijden. Verstuur uitnodigingen zodra die gegevens vaststaan, zodat je genoeg tijd houdt voor aanmeldingen, prijzen en catering.
Wanneer maak je de startindeling voor een golfwedstrijd?: Maak de startindeling nadat de inschrijvingen zijn verwerkt en de deelnemerslijst is gecontroleerd, meestal 3 tot 7 dagen vóór de wedstrijd. Verstuur hem daarna direct en zet op de dag zelf een extra exemplaar op het startlijstbord.
Hoeveel golfballen en tees heb je nodig voor een wedstrijd?: Reken minimaal één startset golfballen en tees per deelnemer, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 40 deelnemers betekent dat 44 sets; verdeel ze vóór de eerste start, zodat de wedstrijdtafel niet leegloopt.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een golfwedstrijd?: Bestel catering zodra het verwachte deelnemersaantal redelijk vaststaat en geef de definitieve dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijd door. Controleer op de speeldag of de afgesproken speciale maaltijden apart herkenbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.