Checklist pour organiser une compétition de golf

Une compétition de golf se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours, la date et le format, puis les inscriptions et les horaires de départ. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, le règlement, la restauration et les dotations. Le jour J, les cartes de score, les balles, les tees, l’accueil et la signalétique doivent être prêts avant l’arrivée des joueurs. Cette checklist rassemble les 64 tâches et 57 fournitures nécessaires pour garder le contrôle jusqu’à la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le circuit de la compétition
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Réserver les horaires de départ
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les prix et la dotation
2 personnes
Commander les prix
Commander le catering
Établir le règlement du concours
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Établir le tableau de départ
2 personnes
Envoyer la répartition des départs
Transmettre les demandes diététiques au traiteur
Vérifier le terrain de golf et le parking
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prix et le matériel promotionnel
Préparer les cartes de score
2 personnes
Distribuer les balles de golf et les tees
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Créer des panneaux de route et d’information
Préparer les stocks de catering
2 personnes

Événement

Préparer la table du concours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la signalisation du parcours
2 personnes
Vérifier les boxes de départ
2 personnes
Décorer la table de concours
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Déballer le traiteur
2 personnes
Ouvrir l’inscription
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Distribuer les cartes de score
2 personnes
Expliquer les règles du match
Accompagner les groupes de départ jusqu’aux tees
3 personnes
Lancer officiellement la compétition
Enregistrer les heures de départ
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Effectuer les tours du parcours
2 personnes
Récupérer les cartes de score
2 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Annoncer les gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Publier le classement final
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

Dégager le parcours de golf
3 personnes
Retirer les panneaux et la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger les courses restantes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les cartes de score

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Nappesqté 8
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Balles de golfqté 120
Tees de golfqté 300
Fiches de scoreqté 70
Crayonsqté 80
Tailleurs de crayonsqté 4
Pinces pour feuilles de scoreqté 20
Drapeaux de matchqté 18
Marqueurs de virageqté 36
Télémètresqté 4
Cannes de golf de réserveqté 4
Parapluies de golfqté 12
Prix de compétitionqté 12
Panneaux de liste de départqté 3
Tableau des scores
Mètres rubansqté 2
Marqueursqté 12
Règlement du concoursqté 60
Ponchos de secoursqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Verres à vinqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Cuillères à caféqté 70

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4
Appareil photo

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Drapeaux de compétition pour l’entréeqté 2
Arches de ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 70
Décoration de tableqté 8
Fond de scène pour la remise des prix

Nettoyage

Sacs poubelleqté 80
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : les créneaux de départ conditionnent le nombre de joueurs et l’heure de fin.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez la liste définitive au traiteur avant la commande finale. Les demandes reçues la veille sont difficiles à intégrer.
Envoyez la répartition des départs plusieurs jours avant la compétition et affichez aussi un tableau sur place. Prévoyez une version à jour pour les changements de dernière minute.
Préparez les cartes de score, crayons, taille-crayons, pinces, balles et tees dans un point d’accueil unique. Comptez le matériel par joueur et gardez quelques exemplaires de réserve.
Ne laissez pas la signalétique et la météo au dernier moment : installez les panneaux de direction, remplissez les glacières et gardez des parapluies ou ponchos de secours accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de golf ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le parcours, ouvrir les inscriptions, commander les prix et confirmer le catering sans urgence.
Quand envoyer les invitations pour une compétition de golf ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue, avec le format, les horaires indicatifs et la date limite d’inscription. Relancez les invités 10 à 14 jours avant la clôture.
Quand préparer le tableau de départ ?: Finalisez-le après la vérification de la liste des participants, généralement 3 à 5 jours avant la compétition. Envoyez ensuite la répartition des départs et gardez une copie imprimée à l’accueil.
Combien de balles et de tees prévoir par joueur ?: Prévoyez au minimum une petite réserve en plus de la dotation prévue pour chaque joueur : environ 2 à 3 balles et 5 à 10 tees par participant selon le format. Ajoutez quelques unités supplémentaires pour les pertes ou les inscriptions tardives.

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