LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goede doelenloop organiseren

Een goede doelenloop vraagt om meer dan een route en een inschrijfformulier. Je regelt tegelijk de samenwerking met het goede doel, vergunningen, verkeersveiligheid, deelnemerscommunicatie en de uitvoering op de dag zelf. Begin met het doel, de begroting en de route; werk daarna toe naar inschrijving, vrijwilligers en materiaal. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van medische contactgegevens tot startpakketten, drinkbekers en routepijlen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Startdatum en doel vastleggen

    2 personen

  • Begroting opstellen

    2 personen

  • Goede doel bevestigen

  • Route voorlopig uitzetten

    3 personen

  • Vergunningen aanvragen

  • Verkeersplan opstellen

    2 personen

  • Start- en finishlocatie reserveren

  • Verzekering controleren

  • Aanmeldformulier publiceren

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Sponsorpakketten versturen

    2 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Startnummers ontwerpen

  • Startnummers en lijsten drukken

    2 personen

  • Medische contactgegevens verzamelen

  • EHBO-post afspreken

  • Verkeersregelaars indelen

    2 personen

  • Route met gemeente controleren

    3 personen

  • Vrijwilligersbrief versturen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Materialen ophalen

    3 personen

  • Startpakketten samenstellen

    5 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Route markeren

    6 personen

  • Start- en finishboog opbouwen

    4 personen

  • Partytenten opzetten

    6 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Waterpost inrichten

    3 personen

  • EHBO-post inrichten

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Startnummers klaarleggen

    2 personen

  • Medaille- en uitgiftetafel vullen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

Event

  • Routeposten bezetten

    8 personen

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Late inschrijvingen verwerken

    2 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Startbriefing geven

  • Goede doel toelichten

  • Loop starten

    2 personen

  • Deelnemers aanmoedigen

    6 personen

  • Water uitdelen

    4 personen

  • Fruit en snacks uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Finishregistratie bijhouden

    3 personen

  • Medaille uitdelen

    3 personen

  • Eindtijd bekendmaken

  • Prijsuitreiking verzorgen

    3 personen

  • Donatieopbrengst bekendmaken

  • Publiek naar huis begeleiden

    4 personen

Nazorg

  • Routeposten afbouwen

    6 personen

  • Routebebording verwijderen

    4 personen

  • Tenten en boog afbreken

    6 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Materialen schoonmaken

    3 personen

  • Locatie schoon opleveren

    4 personen

  • Geluidsapparatuur inpakken

    2 personen

  • Materialen retourneren

    3 personen

  • Deelnemersresultaten versturen

  • Dankberichten versturen

    2 personen

  • Opbrengst overmaken

    2 personen

  • Foto's en uitslagen publiceren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Inklaptafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 24
  • Statafelsaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

  • Start- en finishboog
  • Verkeerskegelsaantal 80
  • Routepijlenaantal 40
  • Afzethekkenaantal 12
  • Drinkbekersaantal 500
  • Startnummersaantal 350
  • Veiligheidsspeldenaantal 800
  • Finishlintenaantal 350
  • Deelnemersmedaillesaantal 350
  • Stopwatchesaantal 6
  • Klembordenaantal 10
  • Fluorhesjesaantal 30
  • Verkeersvlaggenaantal 12
  • Zaklampenaantal 8

Apparatuur

  • Geluidsinstallatie
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Powerbanksaantal 8
  • Mobiele telefoonsaantal 6
  • Megafoonaantal 2
  • Fotocamera

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 150
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Thermoskannenaantal 8

Keuken

  • Koelboxenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Schenkkannenaantal 8
  • IJsboxenaantal 4

Decoratie

  • Banners goede doelaantal 6
  • Ballonnenbogenaantal 2
  • Tafelkledenaantal 8
  • Pijlbordenaantal 20
  • Informatiebordenaantal 8

Verlichting

  • Led-lichtslingersaantal 6
  • Batterijlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

  • Bezemsaantal 4
  • Vuilnisgrijpersaantal 4
  • Emmersaantal 6
  • Dweilenaantal 4
  • Schoonmaaksponzenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de route voorlopig vroeg vast en bespreek die daarna met de gemeente. Regel vergunningen en het verkeersplan ruim vóór de loop, omdat wijzigingen in de route direct gevolgen hebben voor verkeersregelaars, afzethekken en routepijlen.
  • Reserveer start- en finishlocatie voordat je de inschrijving opent. Controleer meteen waar partytenten, inklaptafels, geluidsinstallatie en stroom kunnen staan; verlengkabels en stekkerdozen worden vaak pas op de opbouwdag gemist.
  • Wacht niet met vrijwilligers werven tot het aantal deelnemers bekend is. Deel vooraf functies in voor verkeersregelaars, de EHBO-post, inschrijving, waterpunten, start en finish, en verstuur minstens één vrijwilligersbrief met tijden en telefoonnummers.
  • Verzamel medische contactgegevens en dieetwensen tijdens de aanmelding, niet in de laatste week. Druk startnummers en deelnemerslijsten pas nadat de inschrijvingen zijn verwerkt, zodat namen en nummers op de dag zelf kloppen.
  • Maak een aparte uitvoeringscontrole voor de laatste 24 uur: weersverwachting, boodschappen, materialen ophalen en startpakketten samenstellen. Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons en megafoon vooraf en laad powerbanks en mobiele telefoons volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goede doelenloop organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met het doel, de begroting, de route en de locatie. Vergunningen, verkeersmaatregelen en verzekering regel je zodra de route voorlopig vaststaat, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een goede doelenloop aanvragen?
Vraag de vergunning aan zodra route, datum en start- en finishlocatie voorlopig vastliggen. Houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereidingstijd aan, omdat de gemeente vaak ook een verkeersplan en veiligheidsinformatie nodig heeft.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een goede doelenloop?
Dat hangt af van route en deelnemersaantal, maar plan naast de organisatie minimaal één vrijwilliger per kruispunt of verkeerspunt, een apart team voor inschrijving en start, en bezetting bij de EHBO-post. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig die nogmaals in de vrijwilligersbrief.
Wat moet ik de laatste dag voor een goede doelenloop controleren?
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, boodschappen, routepijlen, verkeerskegels, afzethekken, startnummers en startpakketten. Laad telefoons en powerbanks op, test de geluidsinstallatie en leg de deelnemerslijsten, klemborden en veiligheidsspelden klaar.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!