Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande de coordonner le parcours, les autorisations, les inscriptions et la sécurité avant le jour du départ. Commence par fixer la date, l’objectif de collecte et un budget, puis avance vers le parcours et les réservations. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les bénévoles, imprimer les dossards, préparer les kits de départ et vérifier la météo. Cette checklist regroupe les 67 tâches et 52 éléments à prévoir pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date de début et l'objectif
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Confirmer l’association caritative
Ébaucher l’itinéraire provisoire
3 personnes
Demander les autorisations
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier l’assurance
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer les packs sponsors
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Concevoir les dossards
Imprimer les dossards et les listes
2 personnes
Collecter les coordonnées médicales
Convenir du poste de premiers secours
Répartir les signaleurs
2 personnes
Vérifier l'itinéraire avec la mairie
3 personnes
Envoyer la lettre aux bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Composer les kits de démarrage
5 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Baliser l’itinéraire
6 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Remplir la table des médailles et de distribution
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Occuper les postes de parcours
8 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Faire le briefing de départ
Présenter l’association
Lancer la course
2 personnes
Encourager les participants
6 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Annoncer l'heure de fin
Assurer la remise des prix
3 personnes
Annoncer le montant des dons
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

Démonter les postes du parcours
6 personnes
Retirer la signalisation de parcours
4 personnes
Démonter les tentes et l’arche
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Envoyer les résultats des participants
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Publier les photos et les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 24
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Cônes de signalisationqté 80
Flèches de directionqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Gobeletsqté 500
Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Rubans d’arrivéeqté 350
Médailles des participantsqté 350
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Gilets fluorescentsqté 30
Drapeaux de circulationqté 12
Lampes de pocheqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 8
Téléphones portablesqté 6
Mégaphoneqté 2
Appareil photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Bacs à glaceqté 4

Décoration

Bannières caritativesqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 10

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demande les autorisations dès que le parcours provisoire est esquissé : la mairie doit pouvoir valider le plan de circulation avant l’ouverture des inscriptions. Garde une version imprimée du parcours le jour de la course.
Ne limite pas les bénévoles au ravitaillement : prévois aussi des signaleurs, une équipe d’accueil, un poste de premiers secours et une personne capable de gérer la sonorisation. Envoie leurs consignes au moins une semaine avant l’événement.
Imprime les dossards et les listes après la clôture des inscriptions, puis prépare les kits de départ par participant. Ajoute les épingles de sûreté et vérifie que les numéros correspondent bien à la liste d’inscription.
Vérifie l’assurance et les coordonnées médicales avant le jour J, pas pendant l’accueil. Le poste de premiers secours, les téléphones chargés et les batteries externes doivent être identifiés à l’avance.
Fais les courses et récupère le matériel quelques jours avant la course : tentes, tables, barrières, cônes, flèches, gilets fluorescents et système de sonorisation. Teste les rallonges, multiprises, microphones et haut-parleurs avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour une course avec parcours dans l’espace public. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, confirmer l’association, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions.
Quand demander l’autorisation pour une course caritative ?: Demande-la dès que la date, le parcours provisoire et le plan de circulation sont définis, idéalement 8 semaines avant le départ. Une modification tardive du parcours peut entraîner une nouvelle validation.
Quand fermer les inscriptions et imprimer les dossards ?: Ferme les inscriptions environ 7 jours avant la course si tu dois imprimer les listes et préparer les kits de départ. Garde quelques dossards vierges uniquement si une inscription sur place est réellement prévue.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartis les bénévoles entre l’accueil, les signaleurs, le ravitaillement, les premiers secours et l’arrivée. Finalise les affectations au moins 7 jours avant et prévois une personne de remplacement pour chaque poste critique.

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