LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Benefizlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizlauf braucht mehr als eine markierte Strecke und einen Startbogen. Kläre zuerst Ziel, Budget und Spendenorganisation, bevor du Route, Start- und Zielort verbindlich planst. Genehmigungen, Verkehrsregelung und Erste Hilfe müssen mehrere Wochen vor dem Lauf abgestimmt sein. Kurz vor dem Termin zählen vollständige Teilnehmerdaten, gedruckte Startnummern, gepackte Starterpakete und eine klare Einteilung der Freiwilligen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Startdatum und Ziel festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Wohltätigkeitsorganisation bestätigen

  • Route vorläufig ausstecken

    3 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Verkehrsplan erstellen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Versicherung prüfen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsorenpakete verschicken

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startnummern entwerfen

  • Startnummern und Listen drucken

    2 Personen

  • Medizinische Kontaktdaten sammeln

  • Erste-Hilfe-Station abstimmen

  • Verkehrsregler einteilen

    2 Personen

  • Route mit der Gemeinde abstimmen

    3 Personen

  • Brief an die Freiwilligen verschicken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    5 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Route markieren

    6 Personen

  • Start- und Zielbogen aufbauen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Wasserstation einrichten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Medaillen- und Ausgabetisch auffüllen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Posten entlang der Route besetzen

    8 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Späte Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Startbriefing geben

  • Guten Zweck erläutern

  • Lauf starten

    2 Personen

  • Teilnehmer anfeuern

    6 Personen

  • Wasser verteilen

    4 Personen

  • Obst und Snacks ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zielerfassung führen

    3 Personen

  • Medaillen verteilen

    3 Personen

  • Endzeit bekanntgeben

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Spendenbetrag bekanntgeben

  • Besucher nach Hause begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Streckenposten abbauen

    6 Personen

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Zelte und Bogen abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Materialien reinigen

    3 Personen

  • Ort sauber übergeben

    4 Personen

  • Tonausrüstung einpacken

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Teilnehmerergebnisse versenden

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

  • Einnahmen überweisen

    2 Personen

  • Fotos und Ergebnisse veröffentlichen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappTischeAnz. 8
  • StühleAnz. 24
  • StehtischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • Start- und Zielbogen
  • VerkehrskegelAnz. 80
  • WegweiserAnz. 40
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • TrinkbecherAnz. 500
  • StartnummernAnz. 350
  • SicherheitsnadelnAnz. 800
  • ZiellinienbänderAnz. 350
  • TeilnehmermedaillenAnz. 350
  • StoppuhrenAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 10
  • WarnwestenAnz. 30
  • VerkehrsflaggenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 8

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 8
  • MobiltelefoneAnz. 6
  • MegafonAnz. 2
  • Fotokamera

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • WohltätigkeitsbannerAnz. 6
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 10

Reinigung

  • BesenAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 4
  • ReinigungsschwämmeAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Genehmigungen und stimme die Route frühzeitig mit der Gemeinde ab. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, besonders wenn Straßen gesperrt oder Verkehrsregler eingesetzt werden.
  • Lege Start- und Zielort erst fest, wenn Parken, Strom, Beschallung und die Erste-Hilfe-Station geprüft sind. Eine Strecke kann sportlich passen und trotzdem an der Infrastruktur scheitern.
  • Schließe die Anmeldung nicht mit einer bloßen Teilnehmerzahl ab: Erfasse medizinische Kontaktdaten und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Lauf, damit Helfer und Versorgung vorbereitet sind.
  • Drucke Startnummern und Teilnehmerlisten nicht am Veranstaltungstag. Gib die Daten mindestens 3 Tage vorher an den Druck und packe Starterpakete am Vorabend.
  • Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und teile die Freiwilligen schriftlich ein. Für Verkehr, Start, Ziel, Verpflegung und Erste Hilfe sollten feste Verantwortliche mit Mobiltelefon oder Funkkontakt benannt sein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich einen Benefizlauf organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Route, Start- und Zielort sowie die Rekrutierung der Freiwilligen brauchen den längsten Vorlauf.
Welche Genehmigungen brauche ich für einen Benefizlauf?
Das hängt von Route und Gemeinde ab, meist geht es um die Nutzung öffentlicher Wege, Verkehrssicherung und mögliche Straßensperrungen. Reiche die Anträge mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf ein und kläre zusätzlich die Versicherung.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizlauf?
Plane mindestens eine zuständige Person für Start, Ziel, Erste Hilfe, Verpflegung und jede wichtige Kreuzung ein. Bei einer Strecke mit mehreren Straßen kommen zusätzlich Verkehrsregler und eine zentrale Einsatzleitung hinzu.
Wann soll ich Startnummern und Starterpakete vorbereiten?
Erfasse die finalen Anmeldungen spätestens 7 Tage vorher, drucke Listen und Startnummern mindestens 3 Tage vorher und stelle die Starterpakete am Vorabend zusammen. So bleibt am Veranstaltungstag nur die Ausgabe und Kontrolle.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!