Checklist voor een goede doelen fietstocht organiseren

Een goede doelen fietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers inschrijven. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, sponsorwerving, deelnemersinformatie en materiaal voor pech onderweg. Begin met route, startlocatie en veiligheidsplan en werk daarna toe naar inschrijving en uitvoering. Deze checklist helpt je om 79 organisatietaken en 64 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, zonder belangrijke details pas op de laatste dag te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bepaal routes en afstanden
3 personen
Controleer routeveiligheid
2 personen
Vraag routevergunningen aan
Reserveer startlocatie
Reserveer mobiele toiletten
Maak sponsoroverzicht
2 personen
Maak inschrijfformulier
2 personen
Publiceer deelnemersinformatie
2 personen
Verstuur uitnodigingen
2 personen
Benader lokale sponsors
2 personen
Verwerk aanmeldingen
2 personen
Verzamel dieetwensen
Bevestig deelnemersgegevens
2 personen
Maak startnummers
2 personen
Maak routekaarten
2 personen
Regel vrijwilligershesjes
Maak vrijwilligersrooster
2 personen
Wijs verkeersposten toe
2 personen
Informeer verkeersposten
2 personen
Controleer weersverwachting
Pas veiligheidsplan aan
2 personen
Bevestig leveranciers
2 personen
Doe boodschappen
3 personen
Haal gehuurde materialen op
2 personen
Controleer fietsen en gereedschap
2 personen
Vul deelnemersmappen
3 personen
Bereid routepijlen voor
2 personen
Laad materialen in voertuigen
3 personen

Event

Zet registratiebalies klaar
3 personen
Plaats partytenten
4 personen
Stel tafels en stoelen op
4 personen
Plaats routeborden
4 personen
Plaats verkeershekken
3 personen
Richt fietsparkeerplaats in
2 personen
Richt EHBO-tafel in
2 personen
Koel dranken
2 personen
Bereid lunchpakketten
4 personen
Zet koffie en thee klaar
2 personen
Hang sponsoruitingen op
2 personen
Brief vrijwilligers
3 personen
Open deelnemersregistratie
4 personen
Deel startnummers uit
3 personen
Controleer fietsverlichting
2 personen
Verstrek routekaarten
2 personen
Geef veiligheidsinstructie
2 personen
Begeleid gezamenlijke start
4 personen
Bemanning routeposten
8 personen
Begeleid laatste deelnemers
2 personen
Beheer pechhulppost
2 personen
Deel water uit
3 personen
Serveer koffie en thee
2 personen
Serveer lunchpakketten
3 personen
Vul dranken bij
2 personen
Vul sanitaire voorzieningen bij
Verwerk late inschrijvingen
2 personen
Registreer donaties
2 personen
Maak finishfoto's
Ontvang terugkerende deelnemers
3 personen
Reik herinneringen uit
2 personen
Verzorg afsluitende borrel
3 personen
Tel contante donaties
2 personen
Meld routeposten af
2 personen

Nazorg

Verwijder routeborden
4 personen
Verwijder verkeershekken
3 personen
Ruim fietsparkeerplaats op
2 personen
Ruim cateringmateriaal op
3 personen
Was servies en bestek af
2 personen
Maak tafels en stoelen schoon
2 personen
Vouw partytenten op
4 personen
Verzamel afval
3 personen
Maak locatie schoon
3 personen
Laad materialen in
3 personen
Breng donaties veilig weg
2 personen
Retourneer gehuurde materialen
2 personen
Lever gevonden voorwerpen in
Verwerk resterende betalingen
2 personen
Stuur bedankbericht
2 personen
Verwerk deelnemersfoto's
Maak donatieoverzicht
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Fietsrekkenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon
Telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Reservefietspompenaantal 4
Bandenplaksetsaantal 6
Fietsbinnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Fietsstandaardsaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 20
Fietshelmenaantal 6
Bidonsaantal 20
Fietsslotenaantal 6
Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Verkeershekkenaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Spanbandenaantal 12
Waterdichte routehoezenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsspiegelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Startfinishbanier
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Sponsorpostersaantal 20
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxthermometersaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Handgelhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg routes, afstanden en rustpunten uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Controleer daarna elk traject opnieuw op gevaarlijke kruisingen, wegwerkzaamheden en plekken waar verkeersposten nodig zijn.
Vraag routevergunningen zo vroeg mogelijk aan en reserveer de startlocatie, mobiele toiletten en overige leveranciers voordat je de deelnemersinformatie publiceert. Houd voor vergunningen minimaal 6 weken voorbereiding aan.
Maak het inschrijfformulier compleet met contactgegevens, fietsafstand en dieetwensen. Bevestig de deelnemersgegevens uiterlijk 1 week voor de tocht, zodat startnummers, routekaarten en catering niet op schattingen zijn gebaseerd.
Plan per verkeerspost een concrete vrijwilliger en informeer die persoon vooraf over locatie, tijdstip en taak. Regel reflecterende hesjes, een megafoon en telefoons; zonder duidelijke communicatie blijft een kleine routewijziging snel onopgemerkt.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en pas het veiligheidsplan aan. Leg reservefietspompen, bandenplaksets, binnenbanden en fietsgereedschap op vaste punten klaar en controleer ook stroom, verlengkabels en powerbanks.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goede doelen fietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je routes bepalen, vergunningen aanvragen, sponsors benaderen, leveranciers reserveren en vrijwilligers inplannen. Plan de definitieve deelnemersgegevens en materiaalcontrole in de laatste week.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een goede doelen fietstocht?: Dat hangt af van route, startlocatie en het gebruik van de openbare weg. Controleer minimaal 8 weken vooraf bij de betrokken gemeente of je een routevergunning, toestemming voor verkeersposten of toestemming voor tijdelijke voorzieningen nodig hebt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietstocht voor het goede doel?: Maak eerst een postenschema op basis van kruisingen, startlocatie, bevoorrading en pechhulp. Wijs per verkeerspost minstens 1 vrijwilliger toe en plan daarnaast een kleine reservegroep; bevestig het rooster uiterlijk 1 week vooraf.
Wat moet ik klaarzetten voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Zorg per pechhulppunt voor minimaal een fietspomp, bandenplakset, passende binnenbanden en fietsgereedschap. Leg het materiaal vóór de start op vaste, gemarkeerde plekken en wijs per punt iemand aan die weet waar de spullen liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.